会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)

普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 　why　　 会議の目的・ゴール 　　　　　　　　メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 　what　　会議の目的に沿った資料 　　　　　　　　現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 　who　　 参加者 　　　　　　　　その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 　how　　対面、オンライン、チャット等 　where　場所 　When　 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。

定例会実施方法

定例会では、内容に変化が無く単調な報告であれば、わざわざ行う必要はありません。 単調な報告を行うよりも議論に時間を割ける様に議題を設計しましょう。 対面やオンラインミーティングでは、相手の反応や言動から、その背景にある考え方や思考の癖を理解するようにしましょう。これらの学びを踏まえて、次回の報告資料や時間配分を改善する事で、議論は活性化し、定例会が円滑化されていきます。 更に、例えば2営業日前にはAGENDAや議案を確認し、議論することがないのであれば、スキップをして、時間短縮をするなど、効率的に運営するということを心がけてください。

チームメンバーが発言しやすい環境をつくる

チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは？」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。

チーム連携強化について

チーム内にて過去の振り返りと現状、未来の会話を以下内容を参考にして取り組んでいくと良いでしょう。 ・活動の中で感じたチーム間連携における問題点を振り返り改善点を見つける ・活動の振り返りに合わせて、普段伝えきれていなかった、メンバーに対する感謝の気持ちを伝える ・キャリアの棚卸し ・時間と共に変化している、個人の志向性やライフプランをすり合わせる ・チームが連携しやすくなる方法や、ルールを検討する