チャレンジングなアサインをするときに気を付けること【依頼編】

人の成長に影響を及ぼす要素は、70%は経験、20%は他人からの助言、10%は研修や書籍からの学びと気づきといった調査結果があります。人材育成の観点では、チームが関与する割合は非常に大きく、チーム内でいかにメンバーが成長する経験を積むことが出来るかが、チームの価値発揮に大きな影響を及ぼします。 そのため、ときには、チャレンジングなアサインが重要になってきます。 このアサインをする際には、以下のポイントに注意を払ってください。 ・依頼元が着地イメージを出来ていない 完了している状態が依頼元も分からない場合に、アサインを考えても失敗しやすくなります。 この着地イメージが湧いていないまま依頼することは、無茶振りといいます。 着地イメージが湧いていないと、本当に依頼先の方が適切なのかどうか(本人の志向性が合っているか、ハードルが高すぎ/低すぎないか)、判断が出来ません。 更に、アサイン後にフォローについても、イメージが無いままでは具体的なアドバイスが上手く出来ません。 このようなことの発生するリスクが高いために、依頼元は着地イメージを想定してから、アサインを検討する様にしてください。 ・本人の志向性とのマッチングについて 依頼先の方の志向性やチャンレジしたいことと、こちらからお願いしたいことが100%マッチすれば良いですが、必ずしもそうではないケースもあります。チャレンジすることで得られることは何か？をまとめて、依頼元の方に対して完了したときの成長した自分の姿や、達成した状態など、より具体的なイメージを持ってもらえるようになります。 そうすることで、アサインへの納得感を上げることに繋がります。 ただし、全く志向性と違うケースもあり得ます。その場合は、正直にそうせざるをえない理由を伝えて、双方で納得した上で進められるとよいでしょう。

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 　①メールの内容を要約している件名になっているか 　　×　「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 　　○　●月度月次MTGの日程調整について　/　■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 　構成 　　②「1メール＝1用件」が守られているか 　　　×　「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 　　　　　2つ以上の用件が書かれている。 　　　〇　用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 　　③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか 　　　×　「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 　　　　　このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 　　　○　「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」　 　　　　　最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 　文章 　　④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか 　　　×　「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 　　　　　依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 　　　○　「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 　　　　　 　　　　　　▼お願い事項 　　　　　　　1　アンケートの集計 　　　　　　　2　資料の印刷(5部) 　　　　　　　3　会議室の予約　　　」 　　　　　このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 　　⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか 　　　×　「意見交換の準備をしておいてください。」 　　　　　これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 　　　〇　「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 　　　　　具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 　　　×　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 　　　　　意思を伝えることは大切です。 　　　　　しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 　　　〇　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 　 　　　　　　日程候補日 　　　　　　　●月●日(●)　●時 　　　　　　　■月■日(■)　■時　」 　　　　　このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 　　　　　更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 　　　×　「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 　　　　　この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 　　　〇　「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 　　　　　　確認事項 　　　　　　　1　商品名 　　　　　　　2　価格 　　　　　　　3　カラー　　　」 　　　　　具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 　　⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか 　　　×　複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 　　　　　「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 　　　〇　「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 　　　　　　先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 　　　　　　受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 　　⑦具体的な期日を書いているか 　　　×　いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 　　　〇　いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 　　　　　一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 　　　　　電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 　　⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか 　　　×　「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 　　　○　定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 　　⑨誤字、脱字はないか 　　　×　「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など 　　　○　敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 　　　　　 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 　　　　　 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 　レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 　　顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 　　全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 　　最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 　リマインド(送信後の対応) 　　大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 　　少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 　　さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 　　相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 　　　・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい 　　　・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) 　　このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。

チーム連携強化について

チーム内にて過去の振り返りと現状、未来の会話を以下内容を参考にして取り組んでいくと良いでしょう。 ・活動の中で感じたチーム間連携における問題点を振り返り改善点を見つける ・活動の振り返りに合わせて、普段伝えきれていなかった、メンバーに対する感謝の気持ちを伝える ・キャリアの棚卸し ・時間と共に変化している、個人の志向性やライフプランをすり合わせる ・チームが連携しやすくなる方法や、ルールを検討する

ナレッジの検索性向上方法

ナレッジ活用での最も大きな間違いは「ナレッジがたくさんある」ということです。 チームのためにナレッジは多くあるほど良い、たくさんあるナレッジの検索性を高めたい、と思うこと自体が間違いないのです。ナレッジは使われて初めて意味を持ちますので、ほとんど使われないナレッジを残しておく必要はありません。 こういった勘違いによるナレッジの膨張が検索性を下げ、結果ナレッジマネジメントが出来なくなるのです。 検索性を高めるための第一歩は「ナレッジを捨てる」ことです。 ▼検索性を向上させるためのアクション ①既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 ②内容を精査します。 　　頻度が高いものは、拡充させます。 　　頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。 この①と②を、定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。 ▼注意事項 誤って最新情報をアーカイブしてしまうことがあります。 最新情報が何なのかを知っているのは利用者です。そのため整理整頓する際は、担当を決めて進めるよりも利用者を中心に取り組む方が効率的に整理整頓を進めることが出来ます。 また、全ての情報を一覧化するには時間を要し、展開するまでに時間が掛かることがあります。 その場合は、利用頻度が特に高いナレッジから始めて、出来たものから展開するようにして下さい。