ナレッジの蓄積方法

ナレッジの蓄積は、以下の手順で行うと効果的です。 １．日々の経験や気付きを記録する まずは個人単位で業務遂行を通じて得た経験を、何らかの形で溜めていきます。 日々の業務の中で、「うまくいった、失敗した、ひやっとした、問題だと感じた、分からなかった」などの感想が大半になりますが、 メモでも構いませんのでとにかくしっかりと、残しておきましょう。 これをできていないと、一定期間のタイミングで振り返りを行う際に、まず思い出すことから始めないといけなくなります。 かなり非効率になってしまいますので、ぜひ経験や気づきを記録することを日々の習慣にするようにしてください。 ２．振り返る 次に、蓄積した内容を振り返り、整理します。ナレッジ化にはこの工程がとても大切です。 なぜそうなったのかを分析し、こうすればうまくいく、こうすると失敗する、という命題形式の教訓に変換をしていきましょう。 ３．チームで共有し、確認する 一定期間溜めた内容をチームで共有し、チームとして有用なものをチームのナレッジとして管理していきます。 これによって個人の気付きだけでなく、チームとしての学びにすることができます。 これらの活動は時間を取ることはとても難しいですが、サイクルが回り出すとチームに余裕が生まれ、仕事が格段にやりやすくなります。 ４．関連ドキュメントに反映する 最後に、それらのナレッジをいつでも当たり前に利用できるものとして残します。 ステークホルダーに関することなら、ステークホルダー一覧にといった具合に本書で紹介されているドキュメントの中で関連するものを更新します。 繰り返し実行する作業に関する内容は、業務フロー図や手順書をアップデートすることで教訓を活かし、大きく生産性を上げることができます。 ナレッジは、活用されてこそ価値が高まります。ただし、何もフィードバックがないとそのナレッジの有用性や再現性を評価することができません。ナレッジを活用したら、「ここがうまくいった」「ここがうまくいかなかった」「このようなケースではうまくいく」など、 チームミーティングやナレッジ共有会などの場で、またはナレッジを共有するツールのチャット欄などで、書き込みによりフィードバックをするようにしましょう。 理想的なナレッジ管理の手順を記載しましたが、始めのうちは、まずはメモを残す、共有するだけでも良いです。 それだけでも後から同様の業務をする人にとっては大きな助けとなります。 最低限メモを残し、活用しながらブラッシュアップしてより活用しやすいナレッジにすれば良いのです。

今後取り組む想定業務の可視化

WBS/業務一覧を作成する際は、まずは概算レベルで洗い出すことで”たたき台”を作成し、これを元に関係者と会話を重ねながら、徐々に情報を肉付けしてくと良いです。その後は、以下のやり方で整理を進めて下さい。 　・類似業務の情報や経験者からのヒアリングを行い、必要な作業をリスト化する 　・作業の性質や関係性を考慮してグループ化する(定常/非定常、設計/構築、担当別など) よくある失敗は、定常的な業務では当たり前のことが抜けてしまうということです。 そして、そういうことが意外にもクリティカルなことに繋がります。 例えば、定例会の会議室予約忘れ、必要な申請忘れ、などです。どちらも、やる直前に忘れていたことに気づくケースがあります。 このような忘れてしまうケースは、いつも誰かにやってもらっているため、忘れてしまっているというケースが多いです。 また、作成したWBS/業務一覧を、定期的にupdateをしていないと、チームの状態を正確に把握できず、正しい判断を行えないことが発生します。そもそも、作業を洗い出して業務一覧やWBSを作成し、合意形成を取れたとしても、いざ推進し始めると、必ず過不足について見えてきます。 これは、精緻化をする当初は、まだ情報が確定していないことも多く、仮説を元にして作成されているケースが多いからです。 過去の業務一覧を参考にしている場合でも、実際は実行する人数、求められる品質、順守すべき納期、我々が提供できるサービス、全て同じ条件ではありませんので、流用している場合も注意が必要です。 このようなやってみてわかったことを、updateしていかないとどうなっていくのか。 当初のやるべき範囲、稼働予測など、実績の間に大きな差が出始めてきます。 それを防ぐために、実際に推進している方たちしか分からない情報は、関係者と情報共有しながら業務一覧やWBSをupdateすることが必要です。

リスクを評価する方法

業務に関するリスクを未然に防げるようにするため、 また、万が一発生してしまった場合も円滑に対処し、影響を最小限で抑えるためには、 事前に発生する可能性のあるリスクを洗い出すとよいです。 ※対外的なリスクの大きなプロジェクト（世間の注目を集めている、大規模で複数企業が参画しているなど）の場合は、 「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 洗い出した業務制約に関わるリスクについては、対応する優先順位を検討するため評価を行い、 抜け漏れなく対策できるようにしていきましょう。 リスクの評価手順 ① 発生した際の影響度合いを見極める ② 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める ③ リスク評価のマトリクスで優先順位をつける ④ 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する ⑤ チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う

チーム内のコミュニケーション設計

チームメンバー同士がコミュニケーションを取る機会は、必ず設定しましょう。 大きく分けて2つのミーティングを設定しておくと良いです。 ①1on1 メンバーの状況の把握、相談事や悩みを聞く場、互いの理解のために、 管理者と1対1で会話する機会です。 特徴的な点は、通常のミーティングや会議とは異なり、1on1は相手となる部下１人のためだけに確保された時間であるという点です。 多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1実施時のポイント 実施時のポイントは3つあります。 　1 定期的な時間を確保すること 　2 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) 　3 スタンスは部下のため ②チームミーティング チーム内における情報共有、目標管理、課題(問題)の検討などを行う機会です。 開催頻度は業務の変動性によって日々共有を行うべきもの、 月1回など頻度を調整します。 当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有がしやすいです。