【1分解説】COROPSって何?
COROPSについて1分で説明した動画です。 『COROPS』とは? 企業を取り巻く環境が急速に変化する今、より効率的なチームの在り方が必要とされています。パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社で新時代に適した「仕事の進め方」を確立することが大切だと考え生まれたチーム強化メソッド。
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Issueリスト 収集した意見をアクション化する
Issueリストというのは、チームの問題点、改善を進めていくための事実を収集した宝の山です。 収集しただけでは、解決へは進みません。 次のステップでは、この収集したことを、解決に進めていくために、アクションを定めていきます。 押さえるポイントは以下です ・記載内容をカテゴリに分ける。 一例としてはcoropsのフレームワークを使い、4Mで分類するのが良いでしょう。 詳細は、sprintで抑えるべき変化を参照ください。 Mission:顧客との関係性の変化、ニーズの変化、チームに対する期待値の変化、事故やヒヤリハットetc Mesurement:目標、指標、進捗状況や具体的なアクションへに対する感じること Method:フローやナレッジなど、共通化できる点、etc Member:稼働状況、高いパフォーマンスなどのコツ、育成の状況、就業上のローカルルールetc カテゴリに分けると、意見が集中しているところがどこか?ということがわかります。 あまり意見が出ていないカテゴリは、一見問題が発生しておらず意見が出ていないと思いがちですが、 そもそも普段からその視点に向いておらず意見が出ていない可能性もあります。 このような場合は、インタビューなどを行い、収集に努めて下さい。 ・チーム内で意見交換をする。 カテゴリ分類した後は、意見が多いカテゴリから始めます。ここで会話することは、事象/原因についてです。 何が起きているのか。意見交換を通じて、認識をすり合わせましょう。 次に、解決している状態についてすり合わせて下さい。 この解決している状態とはどういう状態か。 例えば、安定したものが崩れてしまい、「元に戻す」のであれば、 皆が満足する状態というのは、共有認識で持てているため、どんな状態なのかの言語化は容易です。 未知の問題に対しては、解決している状態をすり合わせるには、 改めて、チームのミッション、今期のゴールはなんだったか、ヒントになる情報を抑えなければいけません。 この意見のすり合わせは必ずするようにしてください。 最後にアクションについて意見交換をします。 解決している状態がすり合ったら、何をすればよいかを考えます。この段階で、どれだけ詳細化出来るかで、 解決までのイメージをすり合わせることに繋がります。 誰が何をいつまでにやるのか、 具体的なアクションをすり合わせることで、更に解決までのスピードも上がっていきます。 WBS化することが望ましいですが、時間のない中では、アクションは箇条書き程度になることも多々あります。 完全に詳細化しないと前に進めてはいけないわけではありません、進めながら詳細化させるケースもありますので、臨機応変に対応を進めてください。
受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目
メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか?です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 ①メールの内容を要約している件名になっているか × 「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 ○ ●月度月次MTGの日程調整について / ■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 構成 ②「1メール=1用件」が守られているか × 「ある施策についての相談事項+来月の休暇調整」。 2つ以上の用件が書かれている。 〇 用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 ③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか × 「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 ○ 「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」 最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 文章 ④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか × 「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 ○ 「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 ▼お願い事項 1 アンケートの集計 2 資料の印刷(5部) 3 会議室の予約 」 このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 ⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか × 「意見交換の準備をしておいてください。」 これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 〇 「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 × 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 意思を伝えることは大切です。 しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか?と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 〇 「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 日程候補日 ●月●日(●) ●時 ■月■日(■) ■時 」 このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 × 「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 この草案に対して何を確認すればよいのか?相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 〇 「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 確認事項 1 商品名 2 価格 3 カラー 」 具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 ⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか × 複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 〇 「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 ⑦具体的な期日を書いているか × いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 〇 いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 ⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか × 「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 ○ 定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 ⑨誤字、脱字はないか × 「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など ○ 敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 リマインド(送信後の対応) 大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 ・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい ・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。
期の変わり目のコミュニーケーションプランの更新方法
期の変わり目は、関係者と交流を深めるための機会を計画しやすい時期です。 次期の活動に必要となる定例会や関係者との交流の機会を計画しましょう。 より深い関係性を構築するための企画例: ・仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 ・関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 ・新たなお付き合いを始める際の「交流会」 ・ランチ会 ・業務時間内での振り返り会
一方的に顧客やチームの上位組織から目標が通知される場合にすり合わせるポイント
目標の決定プロセスは様々あります。「チームで話し合って決める」という以外にも、一方的に顧客や上位組織から目標が通知される(降りてくる)ことも多くありますが、ただ目標が通知されるのを待っているのは良くありません。 目標が決定するまでの過程で、自チームから関係者に対して能動的に提案をしていくことが大事です。 これまでの自分たちの活動の振り返りを元に現状を分析し、関係者の今後目指すことに対して、目標案を提示しましょう。 関係者との意向と異なる場合、相違点や相違の背景を対話により明らかにしていけば、折衷案を出すこと等も可能です。 何よりチーム自身で検討することで、顧客や業務への理解が深まり、結果、主体的に業務に関わっていくことができます。 そして、最終的には目標を関係者としっかり合意しましょう。実は、目標をたてることと同じくらい合意することは大切です。期初やチームを始める最初の段階で、ゴールとなる目標を双方で確認、そして合意ができると良いでしょう。 合意した内容は資料や会議議事録などによって書面に残し、できる限り目標は数値化(KPI化)しておくことで、その後の認識齟齬や「言った、言わない」を防ぐことになり、円滑に仕事を進めることができます。
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