関係者と認識ズレを起こさないようにする工夫

・関係者を把握してコミュニケーションを取っていたとしても、認識ズレが発生することがあります。以下を前提に考えておくと柔軟に対応しやすくなります。 関係者と認識がズレないように、予め考えておいた方が良いこと： ＜職位階層によって視点が異なる＞ 　普段やりとりしている関係者と、意思決定する関係者とが異なる場合、認識がズレる可能性がある 　しかし、階層を飛ばしたコミュニケーションは心象が良くないことが多いため 　意思決定する関係者と連携を取る場合は、注意して接点を持つこと ＜相手が必ずしも本音ではない可能性がある＞ 　実際のところどうですか？のように本音がどうか聞き出すための工夫が必要 ＜みんなが同じ考えとは思わない、一人の意見を鵜呑みにしない＞ 　同じ部内でも意見が異なっていることもあるため、一人の意見を組織の総意と思わないこと

提案のコツを知りたい

提案のコツですが、その幹となるのは、骨子です。例えば、キレイなFMTがあったり、資料作りが上手くなっても、相手に対して伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。そのためには、まずは骨子から作っていきましょう。 ポイントは大きく4つです。 ▼何を決めたいか └決議事項 └なぜそうしたいのか └関連する規定・ルール・条件 ▼そこにいたるまでの経緯 └背景 └関連するAGENDA、出来事 ▼今回の提案で実現したいこと └目的 └目標 ▼提案詳細 └詳細内容 └スケジュール └金額 └結果確認日 └えられる効果 └備考 これらを抑えたうえで、相手に対して分かりやすく伝えるために、FMTを活用していって下さい。

関係者の人事や組織に関する情報収集

期の変わり目は、人事異動や組織改編が起きる可能性が高い時期ですので、 関係者の異動・組織変更情報を収集し、次期計画に役立てましょう。 情報収集するために効果的なこと： ・期の変わり目の定例会に参加する ・顧客のWebページで、顧客の決算/財務情報、基本戦略/方針を確認する ※非公式な人事情報を入手した場合は、取り扱いには十分に注意してください。 異動者がいる際は以下の対応をします： ・後任者を紹介してもらう ・自チームの人員交代が発生する場合も後任者を紹介する └相手を不安にさせないため、異動の趣旨、時期、異動後の体制、引継ぎ計画、稼働シミュレーション、後任者の紹介などに注意して伝える ・関係者図を更新する

テレワーク下でのコミュニケーション強化

テレワーク下では、リアルでのコミュニケーションと比較すると、頻度は下がります。 チーム内での周囲とのメンバーとの関係性がある場合は、業務上での相談がまだ出来ますが、そういった関係性が出来ていないと、相談がしにくくなります。 関係性を築いていくには、雑談は重要ですが、テレワーク下では、雑談は意図的にすることが大切です。 いくつか事例を紹介しますので、自分のチームに合うものを取り入れ、チーム内の関係性を高めていきましょう。 日中の業務時間帯に突然雑談をし始めても、相手側は仕事に集中していて邪魔されることを嫌がる場合があります。 更にテレワークでは相手が何をしているのか、状況も見えづらいです。 気軽に雑談が出来るようには、定期的な時間枠を設けて自然とそういった会話を行えるようにしておくことが大切です。 集まりやすい時間帯は、業務スタート時、ランチ時、夕方など、業務が始まる前や後などが候補となります。 特に、業務スタート前は、相手のコンディションなどを察知出来る機会にもなり、業務調整等を行う1つの判断材料にもなりますので、お勧めです。 枠を設けられない場合は、例えばチームMTGの冒頭5分は、必ず雑談するルールを決めて運用するのもよいです。 他のやり方としては、チームで意見交換をした上で仕組み化すべきですが、気軽にすぐにコミュニケーションを取れるように、zoomやteamsなど、オンライン通話を常時接続にするというやり方もあります。 常時接続は、雑談だけでなく、業務中のコミュニケーションを円滑にします。すぐに声を掛けられる環境があると、相談する側のハードルが下がり、問題解決もスムーズに進みます。 最後に、オンライン上での仕組み以外でのやり方ですが、リアルタイムで定期的にコミュニケーションが取れる機会を設けることも検討してみ下さい。 実際に顔を見ながらコミュニケーションを取る場合は、情報量が全く違うことに改めて気づかされます。テレワークが中心になっている場合は、週や月に1度など、状況に合わせて検討してみてください。