テレワーク下でのコミュニケーション強化

テレワーク下では、リアルでのコミュニケーションと比較すると、頻度は下がります。 チーム内での周囲とのメンバーとの関係性がある場合は、業務上での相談がまだ出来ますが、そういった関係性が出来ていないと、相談がしにくくなります。 関係性を築いていくには、雑談は重要ですが、テレワーク下では、雑談は意図的にすることが大切です。 いくつか事例を紹介しますので、自分のチームに合うものを取り入れ、チーム内の関係性を高めていきましょう。 日中の業務時間帯に突然雑談をし始めても、相手側は仕事に集中していて邪魔されることを嫌がる場合があります。 更にテレワークでは相手が何をしているのか、状況も見えづらいです。 気軽に雑談が出来るようには、定期的な時間枠を設けて自然とそういった会話を行えるようにしておくことが大切です。 集まりやすい時間帯は、業務スタート時、ランチ時、夕方など、業務が始まる前や後などが候補となります。 特に、業務スタート前は、相手のコンディションなどを察知出来る機会にもなり、業務調整等を行う1つの判断材料にもなりますので、お勧めです。 枠を設けられない場合は、例えばチームMTGの冒頭5分は、必ず雑談するルールを決めて運用するのもよいです。 他のやり方としては、チームで意見交換をした上で仕組み化すべきですが、気軽にすぐにコミュニケーションを取れるように、zoomやteamsなど、オンライン通話を常時接続にするというやり方もあります。 常時接続は、雑談だけでなく、業務中のコミュニケーションを円滑にします。すぐに声を掛けられる環境があると、相談する側のハードルが下がり、問題解決もスムーズに進みます。 最後に、オンライン上での仕組み以外でのやり方ですが、リアルタイムで定期的にコミュニケーションが取れる機会を設けることも検討してみ下さい。 実際に顔を見ながらコミュニケーションを取る場合は、情報量が全く違うことに改めて気づかされます。テレワークが中心になっている場合は、週や月に1度など、状況に合わせて検討してみてください。

関係者と認識ズレを起こさないようにする工夫

・関係者を把握してコミュニケーションを取っていたとしても、認識ズレが発生することがあります。以下を前提に考えておくと柔軟に対応しやすくなります。 関係者と認識がズレないように、予め考えておいた方が良いこと： ＜職位階層によって視点が異なる＞ 　普段やりとりしている関係者と、意思決定する関係者とが異なる場合、認識がズレる可能性がある 　しかし、階層を飛ばしたコミュニケーションは心象が良くないことが多いため 　意思決定する関係者と連携を取る場合は、注意して接点を持つこと ＜相手が必ずしも本音ではない可能性がある＞ 　実際のところどうですか？のように本音がどうか聞き出すための工夫が必要 ＜みんなが同じ考えとは思わない、一人の意見を鵜呑みにしない＞ 　同じ部内でも意見が異なっていることもあるため、一人の意見を組織の総意と思わないこと

期の変わり目のコミュニーケーションプランの更新方法

期の変わり目は、関係者と交流を深めるための機会を計画しやすい時期です。 次期の活動に必要となる定例会や関係者との交流の機会を計画しましょう。 より深い関係性を構築するための企画例： ・仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 ・関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 ・新たなお付き合いを始める際の「交流会」 ・ランチ会 ・業務時間内での振り返り会

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 　①メールの内容を要約している件名になっているか 　　×　「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 　　○　●月度月次MTGの日程調整について　/　■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 　構成 　　②「1メール＝1用件」が守られているか 　　　×　「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 　　　　　2つ以上の用件が書かれている。 　　　〇　用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 　　③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか 　　　×　「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 　　　　　このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 　　　○　「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」　 　　　　　最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 　文章 　　④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか 　　　×　「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 　　　　　依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 　　　○　「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 　　　　　 　　　　　　▼お願い事項 　　　　　　　1　アンケートの集計 　　　　　　　2　資料の印刷(5部) 　　　　　　　3　会議室の予約　　　」 　　　　　このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 　　⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか 　　　×　「意見交換の準備をしておいてください。」 　　　　　これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 　　　〇　「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 　　　　　具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 　　　×　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 　　　　　意思を伝えることは大切です。 　　　　　しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 　　　〇　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 　 　　　　　　日程候補日 　　　　　　　●月●日(●)　●時 　　　　　　　■月■日(■)　■時　」 　　　　　このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 　　　　　更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 　　　×　「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 　　　　　この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 　　　〇　「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 　　　　　　確認事項 　　　　　　　1　商品名 　　　　　　　2　価格 　　　　　　　3　カラー　　　」 　　　　　具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 　　⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか 　　　×　複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 　　　　　「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 　　　〇　「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 　　　　　　先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 　　　　　　受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 　　⑦具体的な期日を書いているか 　　　×　いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 　　　〇　いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 　　　　　一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 　　　　　電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 　　⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか 　　　×　「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 　　　○　定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 　　⑨誤字、脱字はないか 　　　×　「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など 　　　○　敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 　　　　　 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 　　　　　 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 　レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 　　顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 　　全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 　　最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 　リマインド(送信後の対応) 　　大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 　　少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 　　さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 　　相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 　　　・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい 　　　・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) 　　このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。