手順書、マニュアルを作成したい

対象業務、ドキュメントを確認する対象者をよくイメージし、第3者でもわかる内容での記載を心掛けてください。各社、各部門ごとに基本の型がある場合がありますので、まずは現環境でのFMTがないか関係者に確認いただくと手戻りがないため、お勧めいたします。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

リスクを評価する方法

業務に関するリスクを未然に防げるようにするため、 また、万が一発生してしまった場合も円滑に対処し、影響を最小限で抑えるためには、 事前に発生する可能性のあるリスクを洗い出すとよいです。 ※対外的なリスクの大きなプロジェクト（世間の注目を集めている、大規模で複数企業が参画しているなど）の場合は、 「リスクマネジメント」をチーム活動の重要な柱として位置づけ、定例的にあらゆる角度からのリスク評価を行うようにしましょう。 洗い出した業務制約に関わるリスクについては、対応する優先順位を検討するため評価を行い、 抜け漏れなく対策できるようにしていきましょう。 リスクの評価手順 ① 発生した際の影響度合いを見極める ② 発生した原因を想定して、発生可能性について見極める ③ リスク評価のマトリクスで優先順位をつける ④ 優先順位が高いリスクから、対策コストを検討する ⑤ チーム内で取り組むべきことについて検討し、適切な対処を行う

業務習熟度を可視化したい

業務習熟度を可視化する場合は、まずは業務一覧をベースにして作成を行います。 ※管理者としてのスキルマップの場合は、業務だけに特化させず、ビジネススキルに特化させた一覧を作ります。 更に、業務一覧の1つ1つの業務/タスクに対して、出来る/出来ないだけで判断基準を作るのではなく、段階的に基準を設けましょう。 段階的な務習熟度基準の一例 　1　対応の際、都度エスカレーションが必要 　2　自分自身で対応できる 　3　基準1,2について、周囲へ対応方法を教えることができる 更に、その業務/タスクを実行するための必要なスキル/知識を洗い出して一覧化することで、何が足りないから次の基準へステップアップできないかを把握することが出来ます。

チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ

顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。 このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。 ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。 ・割振りは工数の平等性より、適性を重視する 　チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。 　人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。 　短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。 　苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。 ・必要工数を捻出する 　割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。 　優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。 　それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。 　一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。 ・WBSを、100％じゃなくてよいから作る 　わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。 　割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。 ・進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する 　WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。 　更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。 　このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。 　どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。