目標を作るSTEP

目標は、ニーズや目的を達成した状態を論理的に構造化されたものです。 目的＝ニーズは抽象的、概念的なことがほとんどですので、何も考えずにアクションをしていると、 目的達成に近づいているかどうかを判断することは非常に難しいです。 そのため現状から問題と課題を明確にし、その課題を解決すれば目的が達成されるとした方が、目的を達成できたときのイメージがしやすくなります。 この課題を解決した状態、というのが具体的な目標になります。 まとめ 目的：成し遂げようと目指す事柄 問題：現状と目的のギャップ 課題：問題を解決するために必要な事柄 目標：課題解決した状態を具体的に表したもの

目標、施策の進捗確認をしよう

進捗を確認するには、チーム全体の活動をデータ化し、予定に対する実績を確認する必要があります。 この際に週単位や月単位といった累積値の推移が分かるようにすることで状況把握が行いやすくなります。 設定した目標・アクション・KPIの進捗確認をした後は、未来を予測します。 このままのペースで進めた場合に目標が達成できるかどうかを予測し、達成が難しいと思われる場合は、アクションを修正しましょう。 現在の数値を正しく把握するとともに、「このまま進めたらどうなるか」を予測することが大切です。 実績の可視化のポイント 　測定手法については、何らかのシステムから日々の行動のデータを抽出し可視化できると現状把握が非常に楽になりますが、 　システム等でのデータ抽出ができない場合は工夫が必要です。 　例えば、WBSや業務一覧から進捗を把握する場合は、それぞれのタスクの完了条件を明確にした上で、 　ステータス変更をすることで、進捗率を見ることができます。 　変更するルール(毎日定時時間を設けて更新する、変更する人を決めるなど)を定めておくと、現状把握を行いやすくなります。 　チーム全体の進捗を見るためには、各メンバーの期間中の活動の可視化が必要な場合もあります。 　各メンバーは日や週単位で自分自身のパフォーマンス入力を欠かさずに行いましょう。 　例えば、管理システムや管理表などに数値などの実施結果を入力する、WBSのステータスを変更する、稼働工数を入力する、などです。 　とにもかくにも、実績数値を可視化することが進捗把握の基本となります。 進捗と状況の共有のポイント 　予定と実績の進捗はただ管理者が把握するだけでなく、関係者、チーム内双方に定期的に報告、共有しましょう。 　これは正確な進捗管理と同じく、あるいはそれ以上に大切なことです。 　関係者に定期的に報告することで、状況や背景が変化し目標そのものを変更しなければいけない場合に早期にそれをキャッチアップすることができますし、 　進捗の改善に周りの協力が必要な場合などにその協力を取り付けやすくなります。 　チーム内への共有も非常に大事です。どれだけ良い目標を設定し、チーム内のコミットメントを高めたとしても、その進捗が分からなければ、 　自分の仕事が何に繋がっているかの実感が薄くなり、コミットメントは弱まります。 　それどころか、何のために仕事をしているのかが分からずモチベーションが低下してしまうことで、管理層への不信感に繋がります。 　よく、「状況が悪いので共有を見送っている」「不明確な情報もあるので、共有ができない」といったシーンを見ますが、これは全く逆です。 　きちんと目標設定ができていれば、悪い状況に関してもチーム全員で改善について検討し、 　より良い改善案を出すことができますし、「悪いことでも共有してくれた」という信頼感が更にコミットメントを高めます。 　また、不明確な情報であっても「不明確である」ということをきちんと前提として伝えさえすれば、 　誤解などを招くことは少なく、むしろ仮説をベースに早い段階からチーム全体でアクションを考えることができます。

Issueリスト　実行する

アクションをすり合わせた後は、実行フェーズにうつっていきます。 ここでのポイントは、普段の業務の進め方と変わりはありません。 ・優先順位を決める。 　解決することで効果が高いのはどれか、更に解決するまでにかかる工数、放置することでの影響度合い、 　これらを判断ポイントとして、何からとりかかるかを決めましょう。 ・割振りを決める。 　1人1つオーナーをもって動くケースもあれば、皆で1つのことに集中して、一気に解決させるやり方もあります。 　※アクションが詳細化されていて割り振りが出来るのであれば、集中して解決させることができます。 　チーム全員に平等に割り振る、というやり方もありますが、こちらはあまりお勧めしません。 割り振りの一例としては、 　　1　得意な人に任せる。 　　　　餅は餅屋の理論です。解決のスピードは早くなります。 　　2　人ぞれぞれの志向性、チャレンジしたいことに応じて、割り振りをします。 　　　　自分がやりたいことに対して、アクションをしてもらう。本人もモチベ―ション高く取り組みを進められる事が可能です。 　　分かりやすい例でいえば、フローの見える化をする場合、 　　普段その業務をしていない人が担当すると、業務のヒアリングから始まり時間はかかりますが、 　　その業務を実際にされている方が担当なら、既に流れをある程度理解しているため、短い時間で進めることが出来ます。 　　今までフローを作ったことがない方でも、チャレンジすることは大切です。その場合は、フォロー体制等を検討して進めるとよいです。 ・コミュニケーションプランを決める。 　最後に、コミュニケーションプランを決めます。日次/週次の定期MTGがある場合は、アジェンダを1つ追加して進めることもできます。 　ポイントは、進捗を共有する場を必ず設定することです。 　アクションをいくら詳細化して、体制も組んで進めても、実際には他のやるべきこととの兼ね合いもあり、進捗が遅れていくことはよく発生します。 　そのため、必ず共有する場を設けておいてください。そうすることで、リマインドの効果もあり、前進させることに意識が働きます。 進捗がなかなか上手く進まないときに良くあることは、工数を捻出できないという事もありますが、アクションがイメージできなくて動けないというケースもあります。 文字だけ見たら分かる事でも、実際に手を動かしてみると、分からないことはありませんか？ このような手が止まってしまう場合は、コミュニケーションプラン以外でも、誰かに話を聞いてもらう、相談するなどして、イメージすることを心掛けてください。

期の変わり目のコミュニーケーションプランの更新方法

期の変わり目は、関係者と交流を深めるための機会を計画しやすい時期です。 次期の活動に必要となる定例会や関係者との交流の機会を計画しましょう。 より深い関係性を構築するための企画例： ・仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 ・関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 ・新たなお付き合いを始める際の「交流会」 ・ランチ会 ・業務時間内での振り返り会