Issueリスト　意見を収集する

チームでは、1年、半年、3か月と大きな目標を立てて、日々の業務を進めていきます。 進めていくと、計画を立てたときには気づけていなかったポイントや、やってみるとやりにくい等、様々な意見が出てきます。 それらの顕在化した問題や、今後問題になりそうなリスクは放置するのではなく、定期的に収集し、解決へ進めていくことが必要です。 Issueリストは、その意見や感じていることを収集するものです。 収集するためのポイントは以下です。 ・収集手法を決める。 　定期的に意見を収集できるように、チーム全員が編集できるファイルや、チャット部屋などを作りましょう。 　後で編集を行いやすいように、エクセルファイルやスプレッドシートなどがお勧めです。 ・記載内容/頻度をルール化する。 　目的はさることながら、記載内容は事前にすり合わせをしておくと、入力がしやすくなります。 　日々の業務の中で不安に感じていること/気になっていること、気づいたアイデア、改善ポイントなど。 　そのほかにも、sprint概要の変化確認のポイント等を参照してみてください。 　入力頻度ですが、気づきベースで記載してもらうようにすると、ばらつきが出てきますので、 　1回/週など、予め決めておくと、普段の行動の中でアンテナを張る習慣に繋がります。 ・入力をしてもらうだけでなく、別の収集手法も予め決める。 　入力するルールを定めても、日々の業務が忙しく、収集が上手くいかないシチュエーションも出てきます。 　そのような場合に備えて、予めインタビューを考えておきましょう。 　インタビューは、問題を感じてる対象の方が忙しい場合が多いため、事前準備があると、効果的にインタビューが進みます。 　例えば、普段どんなことをしているのか業務について調べたり、普段、どんなことを感じていそうか？例えば4Mの視点でいうと？ 　と、と少し考えておくだけでも、インタビューはスムーズに進みます。

緊急連絡体制の強化

緊急連絡体制、エスカレーションフローの確立は、障害・インシデント・情報セキュリティ事案・社員保護の観点から重要です。作成時は、実際に機能するか、テストも忘れずに行いましょう。 そのあとは、定期的に以下4点を見直していくことで緊急連絡体制の強化ができます。 　1、報告対象の更新 　2、連絡フローの更新 　3、関係者とすり合わせ 　4、チーム内の展開 トラブルや事故は、頻繁には発生しませんが、いざというときにすぐに動けるようにしておくことが望ましいです。 そのためには、定期的にシミュレーションを行っておくことを推奨します。 トラブルや事故が万が一発生した場合、対象者は動揺してしまい、正常な判断が出来なくなる可能性があります。連絡を受ける上司も、突然の動揺した相手から、何が起きているのかをすぐに把握することは難しいです。 どんな事象が報告する対象であるか、初動のアクションは何をすればよいか、誰にどんなことを連絡をすればよいか、何分以内に行うのか。連絡を受ける側は、相手から何を確認すればよいか、を押さえておきましょう。 シミュレーションを行うことで、手順の確認だけではなく、実際に対処方法で事象が復旧するかどうかも確認することが出来ます。 一つの事例として、ある拠点でNW障害が発生しました。緊急対応フローに沿って、迂回先へ切替を行ったところ、迂回先のNW機器の電源が入っておらず、NWが全断になるというトラブルが発生しました。このようなことも、事前にシミュレーションをしていれば迂回先のNW機器に電源が入っていないことに気づけています。

緊急時の対処方法

トラブルが発生した際にも慌てずに対応できるように、フローと一緒に緊急時の対処方法を確立しましょう。 緊急対応時の注意点 １.正しいフローに則って、速やかに報告 　トラブルに気づいた時点で緊急時連絡フローに沿って、すぐに上長へ報告します。 　連絡がつかない場合は、更にその上の上長に報告します。 ２.影響範囲を最小限に抑えるために迅速に行動 　まずは想定される影響範囲と影響度合いを確認し、関係者と対処方法を協議します。 　トラブルを発生させてしまった方は、動揺から冷静な判断ができないことが多くありますので、 　必ず上長や関係者に相談し冷静な判断を仰いでください。 ３.暫定的な対処方法が決まったら、迅速に対処 　トラブル対処や復旧作業については多くの関係者に関わっていただく必要がありますので、 　チーム一丸となって影響度を最小化することに努めてください。 4.トラブルが収束してきたら、一連のトラブル事象を振り返り 　振り返りを行い再発防止策を検討の上、事例を関係者へ共有してください。 　事例共有の目的は、トラブルの経験から学びを得て、類似のトラブルが発生しないように未然の対策を講じるためです。

制約事項とは何か

制約とは、やってはいけないこと超えてはいけないこと、遵守すべきことを指します。 目的の達成ためには何をやってもよいわけではなく、ものごとには必ず前提条件があります。 タスクを遂行するために使ってよい予算なども制約の1つです。 これらの守るべき制約を超えてしまうと、とても大きな問題になります。 法令違反は、操業停止など実際的な損害につながることもあれば、風評被害のような目に見えない損害にもつながります。 情報漏洩も同様に、事故が起きれば、そのための対応に膨大な時間を要し、本来の業務どころではなくなります。 日常業務においても、予算や納期、使ってよいリソースなど、ミッション達成に付随する様々な条件があり、 それらを超えてしまったら目的を達成したとはいえなくなってしまうものもあります。 大きな損害を避けるため、あるいは目標を達成するためには、制約を正確にとらえて、 リスクマネジメントを行うことが大切です。 制約の種類 制約は、大きく「ルール」と「条件」の2つに分かれます。 「ルール」には一般制約と固有制約があり、 法律や規則などの遵守しなければいけないものです。 世間一般の法令遵守は、企業全体として情報システム、人事、法務部門など主管部門が管理しているケースがほとんどですが、 その上で、一部に自チームで把握する必要があるものがあります。 「条件」には業務制約があります。その業務に関連する付帯要件のようなものです。 目標達成の条件として設定されていますが、状況によってはトレードオフされることもあり、 自チームが責任をもってコントロールしなければならないものです。