業務構築を行いたい

業務構築はチームを円滑に立ち上げる為の方策です。 運営メンバーを受け入れ、本格運用を開始するまでのスケジュール、タスクを一元管理する為に業務構築WBSを利用します。 業務構築WBSと課題管理表があれば最低限、チームの立上げを推進することが可能です。 また業務構築時に大切なのは、「顧客や関係者との期待値調整」です。進捗状況や課題の認識合わせを適切に行うためにも、雛形を参考にしてすすめてください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

ナレッジの検索性向上方法

ナレッジ活用での最も大きな間違いは「ナレッジがたくさんある」ということです。 チームのためにナレッジは多くあるほど良い、たくさんあるナレッジの検索性を高めたい、と思うこと自体が間違いないのです。ナレッジは使われて初めて意味を持ちますので、ほとんど使われないナレッジを残しておく必要はありません。 こういった勘違いによるナレッジの膨張が検索性を下げ、結果ナレッジマネジメントが出来なくなるのです。 検索性を高めるための第一歩は「ナレッジを捨てる」ことです。 ▼検索性を向上させるためのアクション ①既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 ②内容を精査します。 　　頻度が高いものは、拡充させます。 　　頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。 この①と②を、定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。 ▼注意事項 誤って最新情報をアーカイブしてしまうことがあります。 最新情報が何なのかを知っているのは利用者です。そのため整理整頓する際は、担当を決めて進めるよりも利用者を中心に取り組む方が効率的に整理整頓を進めることが出来ます。 また、全ての情報を一覧化するには時間を要し、展開するまでに時間が掛かることがあります。 その場合は、利用頻度が特に高いナレッジから始めて、出来たものから展開するようにして下さい。

QCDSのそれぞれの関係性

QCDSは互いに影響し合う関係にあるため、調整を行う際は、関係性を考慮しながらトレードオフをし調整を行っていきます。 影響範囲と、その調整方法をいくつかの例を用いてお伝えします。 例 　とある企業の情報システム部門で、社内で使用する業務システムの開発と運用を行っています。 　いくつかの部門向けに新たな業務システムの開発を行っていたところ、以下ケース①②のような状況があり、調整を行いました。 　ケース① 　　要望：経営層から業務システムの利用範囲を従来のいくつかの部門から、社内の全ての部門に変更して欲しいという要請がありました。 　　理由：社内の全部門で利用することで、部門間の連携がスムーズになり大きく生産性が上がるためです。 　　対応：全部門で使うためには再度機能の見直し等が必要となるため、まずは全部門共通の最低限の機能のみで利用を開始し 　　　　　後々機能をアップデートしていくことを提案し、その内容で進めることになりました。 　　このケースは対象の部門、つまり範囲(S)に関する要請に対して調整を行った例です。 　　どうにか要請に応えるために、予定の機能=品質(Q)を調整し、要請に応えることが出来ました。 　　コスト(C)の追加、納期(D)の延長で対応することもできますが、ここではコストと納期を守ることを優先しています。 　ケース② 　　要望：開発を進めていた業務システムについて、当初予定の機能だけでなく、追加の機能も入れて欲しいという要望がありました。 　　対応：この要望に応えるためには、開発人員の追加と利用開始日の後ろ倒しが必要ということを説明した結果、 　　　　　当初予定どおりの機能で進めることになりました。 　　このケースは品質(Q)に関する要請に対して、コスト(C)の増加と納期(D)の延長で実現することが出来る状態でしたが、 　　コストと納期の優先度が高く、当初の予定のとおりに進めることになったという例です。 　　今回は分かりやすく追加の要請というケースという例ですが、それ以外の理由でもQCDSのいずれかに変更が発生する場合は、必ず他の項目にも影響が出ます。 　どの項目を調整すれば変更に対応できるのか、QCDSのどの項目の優先度が高いのかを考えながら、トレードフしていくことが調整の重要なポイントです。

ナレッジの蓄積方法

ナレッジの蓄積は、以下の手順で行うと効果的です。 １．日々の経験や気付きを記録する まずは個人単位で業務遂行を通じて得た経験を、何らかの形で溜めていきます。 日々の業務の中で、「うまくいった、失敗した、ひやっとした、問題だと感じた、分からなかった」などの感想が大半になりますが、 メモでも構いませんのでとにかくしっかりと、残しておきましょう。 これをできていないと、一定期間のタイミングで振り返りを行う際に、まず思い出すことから始めないといけなくなります。 かなり非効率になってしまいますので、ぜひ経験や気づきを記録することを日々の習慣にするようにしてください。 ２．振り返る 次に、蓄積した内容を振り返り、整理します。ナレッジ化にはこの工程がとても大切です。 なぜそうなったのかを分析し、こうすればうまくいく、こうすると失敗する、という命題形式の教訓に変換をしていきましょう。 ３．チームで共有し、確認する 一定期間溜めた内容をチームで共有し、チームとして有用なものをチームのナレッジとして管理していきます。 これによって個人の気付きだけでなく、チームとしての学びにすることができます。 これらの活動は時間を取ることはとても難しいですが、サイクルが回り出すとチームに余裕が生まれ、仕事が格段にやりやすくなります。 ４．関連ドキュメントに反映する 最後に、それらのナレッジをいつでも当たり前に利用できるものとして残します。 ステークホルダーに関することなら、ステークホルダー一覧にといった具合に本書で紹介されているドキュメントの中で関連するものを更新します。 繰り返し実行する作業に関する内容は、業務フロー図や手順書をアップデートすることで教訓を活かし、大きく生産性を上げることができます。 ナレッジは、活用されてこそ価値が高まります。ただし、何もフィードバックがないとそのナレッジの有用性や再現性を評価することができません。ナレッジを活用したら、「ここがうまくいった」「ここがうまくいかなかった」「このようなケースではうまくいく」など、 チームミーティングやナレッジ共有会などの場で、またはナレッジを共有するツールのチャット欄などで、書き込みによりフィードバックをするようにしましょう。 理想的なナレッジ管理の手順を記載しましたが、始めのうちは、まずはメモを残す、共有するだけでも良いです。 それだけでも後から同様の業務をする人にとっては大きな助けとなります。 最低限メモを残し、活用しながらブラッシュアップしてより活用しやすいナレッジにすれば良いのです。