要因分析方法

立てた目標や施策は、進捗状況が予定通りであるか実績の状況を把握すると良いです。 上手く進んでいる場合は、成功要因について分析し、より計画を前倒しで進める方法を考え、 進みが悪い場合は、原因を見つけて施策を見直します。この様な状況を把握は、1～2週間に1回など適切な頻度で確認する事が大切です。 根本的な要因分析がうまくいかない場合は、以下も留意すると良いでしょう。 ①対象になる問題は特定され、何が問題なのかを具体的にしているか？ ②個人的な感情や思い込みで分析していないか？ ③複数人で分析する等、客観的な視点や多面的な考え方を取り入れているか ④個人理由ではなく、作業環境や運用方法など組織的な問題に目を向けられているか 特定した成功要因は、再現性を持たせるためにチーム全体で共有し、チームのパフォーマンスを更に高めるために活用します。 また特定した問題点は、解消させるためにチーム内でアクションプランを検討し改善する際に活用します。 また、場合によってはアクションの変更だけでなく、目標そのものの見直しや、それに付帯する各要件(品質、コスト、期日、スコープ)の調整が必要な場合もあります。

QCDSのそれぞれの関係性

QCDSは互いに影響し合う関係にあるため、調整を行う際は、関係性を考慮しながらトレードオフをし調整を行っていきます。 影響範囲と、その調整方法をいくつかの例を用いてお伝えします。 例 　とある企業の情報システム部門で、社内で使用する業務システムの開発と運用を行っています。 　いくつかの部門向けに新たな業務システムの開発を行っていたところ、以下ケース①②のような状況があり、調整を行いました。 　ケース① 　　要望：経営層から業務システムの利用範囲を従来のいくつかの部門から、社内の全ての部門に変更して欲しいという要請がありました。 　　理由：社内の全部門で利用することで、部門間の連携がスムーズになり大きく生産性が上がるためです。 　　対応：全部門で使うためには再度機能の見直し等が必要となるため、まずは全部門共通の最低限の機能のみで利用を開始し 　　　　　後々機能をアップデートしていくことを提案し、その内容で進めることになりました。 　　このケースは対象の部門、つまり範囲(S)に関する要請に対して調整を行った例です。 　　どうにか要請に応えるために、予定の機能=品質(Q)を調整し、要請に応えることが出来ました。 　　コスト(C)の追加、納期(D)の延長で対応することもできますが、ここではコストと納期を守ることを優先しています。 　ケース② 　　要望：開発を進めていた業務システムについて、当初予定の機能だけでなく、追加の機能も入れて欲しいという要望がありました。 　　対応：この要望に応えるためには、開発人員の追加と利用開始日の後ろ倒しが必要ということを説明した結果、 　　　　　当初予定どおりの機能で進めることになりました。 　　このケースは品質(Q)に関する要請に対して、コスト(C)の増加と納期(D)の延長で実現することが出来る状態でしたが、 　　コストと納期の優先度が高く、当初の予定のとおりに進めることになったという例です。 　　今回は分かりやすく追加の要請というケースという例ですが、それ以外の理由でもQCDSのいずれかに変更が発生する場合は、必ず他の項目にも影響が出ます。 　どの項目を調整すれば変更に対応できるのか、QCDSのどの項目の優先度が高いのかを考えながら、トレードフしていくことが調整の重要なポイントです。

資産棚卸し方法

資産の種類は、大きく2種類に分かれます。ドキュメント関連(マニュアル、ツール)と、ファシリティ関連(IDカード、什器類、アプリやシステムの権限等)です。 ドキュメント関連の棚卸を行うには、まず業務一覧をベースとし、既存のマニュアル類の棚卸しを行います。このタイミングで、整備すべきマニュアル類を精査し、最新化されていないマニュアル類が無いかを、各担当単位で確認し、存在する場合は更新対象とします。次に、着手する優先度を決め各マニュアルの整備を行います。優先度が緊急でない場合は、次期の整備計画を作り段階的に整備していきます。 優先度を検討する際は、今起きている問題、来期の計画を判断材料として考えるようにしてください。 ドキュメントが不揃いで、最新情報へ更新がされていない場合は、チーム内で共通認識を持てておらず、業務上で問題が起きている可能性があります。 その場合は、優先度を上げて対応を行ってください。 ファシリティ関連の棚卸を行うには、一例を以下に記載します。 　PC、PC付属品、セキュリティカード、ロッカー、アプリケーション(個人、チーム)、システムアカウント等 棚卸の頻度の失敗事例としては、仕様が特別なシステムアカウントがないかどうか、注意するとよいです。 実際の失敗事例としては、あるシステムが3か月間アクセスしていないと、権限が切れてしまうという仕様であるにも関わらず、チームでは3か月に1回の頻度でしか棚卸を行っていませんでした。 そのため、半分以上の方がそのシステムの権限失効してしまい、再発行に不要な工数をかけてしまった、という事例があります。 棚卸を行う頻度は、そのようなシステムの仕様も考慮に入れて設定してください。 またよく無くしがちなのは、ロッカーのスペアキーや、PCのアダプターなどの付属品です。 これら利用頻度が低いものは、紛失しないように、保管場所を予め定めておくなど、工夫をしてください。

QCDSについて

QCDSとは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 「品質(Quality)、予算(Cost)、納期(Delivery)、範囲(Scope)」 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえて、高い解像度の目標地点を定めて、具体的な計画を作成していきましょう。 全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。 例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明、といった一部条件は決まっていますが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。 その場合は、自分たちから、その条件下で実現可能なプランを検討し提案をしていきましょう。 具体的なQCDSの指標は以下の通りです。