初期稼働を生み出すポイントを知りたい

改善に向けた課題が整理されてきても、その打ち手を実行する稼働がない、というケースはよくあります。 この稼働問題は頻繁に起きうることですが、解決策は大きく2つしかありません。 ・1日の中のスキマ時間で作業を行える様に、15分、30分と作業を細かく切り進める。 日々忙しく、改善のための時間をとるのも難しい場合、短時間でも改善を積み重ねることが大切です。 これを上手く進めるためには、作業の洗い出しは必須になります。 1%でも未来のために時間をつかうと、積み重ねれば、1年で37倍になります。 ・一定期間、稼働調整を行って、時間を捻出する。 そもそも改善を行い、時間的余裕を生み出すということは、元々時間的余裕がないケースが多いです。 そのため、改善活動に充てる時間を都合よく生み出そうとしても、物理的にできません。 管理者は、チーム全体の労務状況を見ながら、期間を決めた上で残業時間を確保して作業を行ってください。 ここでのポイントは、チーム内のコミットです。何時間確保して進めていくということを、管理者はメンバーに対して説明をした上で改善を進めましょう。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 　①メールの内容を要約している件名になっているか 　　×　「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 　　○　●月度月次MTGの日程調整について　/　■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 　構成 　　②「1メール＝1用件」が守られているか 　　　×　「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 　　　　　2つ以上の用件が書かれている。 　　　〇　用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 　　③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか 　　　×　「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 　　　　　このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 　　　○　「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」　 　　　　　最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 　文章 　　④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか 　　　×　「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 　　　　　依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 　　　○　「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 　　　　　 　　　　　　▼お願い事項 　　　　　　　1　アンケートの集計 　　　　　　　2　資料の印刷(5部) 　　　　　　　3　会議室の予約　　　」 　　　　　このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 　　⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか 　　　×　「意見交換の準備をしておいてください。」 　　　　　これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 　　　〇　「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 　　　　　具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 　　　×　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 　　　　　意思を伝えることは大切です。 　　　　　しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 　　　〇　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 　 　　　　　　日程候補日 　　　　　　　●月●日(●)　●時 　　　　　　　■月■日(■)　■時　」 　　　　　このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 　　　　　更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 　　　×　「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 　　　　　この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 　　　〇　「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 　　　　　　確認事項 　　　　　　　1　商品名 　　　　　　　2　価格 　　　　　　　3　カラー　　　」 　　　　　具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 　　⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか 　　　×　複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 　　　　　「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 　　　〇　「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 　　　　　　先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 　　　　　　受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 　　⑦具体的な期日を書いているか 　　　×　いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 　　　〇　いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 　　　　　一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 　　　　　電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 　　⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか 　　　×　「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 　　　○　定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 　　⑨誤字、脱字はないか 　　　×　「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など 　　　○　敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 　　　　　 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 　　　　　 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 　レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 　　顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 　　全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 　　最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 　リマインド(送信後の対応) 　　大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 　　少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 　　さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 　　相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 　　　・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい 　　　・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) 　　このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。

ニーズを把握し提案するコツ

  〈目次〉 ニーズを把握して深堀する 提案する時のコツ 関連資料       1. ニーズを把握して深堀する   チームの目標を立てるためには、誰のどんな問題を解決するべきなのか、相手のニーズをより深く理解することが大切です。ここでは、ニーズをどのように把握・深堀し、どんな提案をしていくと目標が達成でき、より高い成果につなげられるのかを考えます。     ここからは、ニーズの把握・深堀を３ステップでお伝えします。     Step① 　言葉にしてくれたニーズを拾う   　ニーズには、相手から伝えられた「顕在ニーズ」と   相手も整理できていない「潜在ニーズ」があります。   　まずは相手が、言葉にして伝えてくれた  「顕在ニーズ」を捉えましょう。     Step② 　顧客以外の関係者からもニーズを引き出す   　ニーズは顧客だけでなく、関係者全体から確認しておくと、 　あとで大幅な進め方変更が起こりづらくなります。       Step③    ニーズを確認と深堀 　特に潜在ニーズについては、把握が難しいですが、以下のような方法で洗い出していくことができます。   ニーズ把握のやり方 ねらい   　顧客ニーズをチーム内で仮説を立てて話し合う   　普段の顧客との会話を元に、 　「どんなことを求められているのか」 　「どんな提案できると良いのか」 　ニーズを仮説で考えてみます     　顧客ニーズについて、チームメンバーがお互いどのような　認識を持っているか話し合うことで、新しい発見が生まれたり、 　チーム内で認識をすり合わせる機会になります。   　顧客とのニーズ会話用のミーティングを設定する   　顧客との会議にあえて意見交換の時間を組み込みましょう。   　アジェンダ例： 　(変更前)来期方針について　(変更後)来期方針についてのディスカッション     　今までの会話では話されていなかったことや、 　新しく気づいたことなど 　積極的に意見をいただける可能性が高まります。 　また、課題に目を向け、改善について 　意識を向けることができます。   　複数の階層でニーズの相違点を押さえる   　顧客の担当者・決裁者など、それぞれのニーズに　相違点があるかを考えてみます。   　立場・役割・責任の違いによって視野に差があるため、 　できる限り複数の階層からのニーズを把握することで、 　ニーズをズレて捉えたまま業務を進めてしまうことを防げます。         2. 提案する時のコツ   顧客の要件事項が断片的で全体が分からない時は、仮説を立てて確認する方法も有効です。   最初は精度が低くても、小さいことから仮説を立てて提案し、相手からの反応を見て、少しずつ考え直していくことで、 ニーズの深堀について精度を上げることができます。   情報が断片的なときは仮説で相手に聞く   「これまでのお話から、新商品の開発は ターゲット顧客のニーズをより詳細に把握することが課題であると考えましたが、こちらは正しい理解でしょうか？」   「もし正しいようであれば、私たちがご提案できるのは、市場調査を通じたターゲット顧客の行動分析や、 新商品のフィードバック収集です。この内容は、お求めのサポートに近いでしょうか？」       ニーズの把握・深堀ができたら、次はニーズを叶えるための提案を行います。きれいな提案資料を用意できても、伝わらなければ意味がありません。伝わる提案をするために、大切になるのは「骨子」です。4つのポイントを押さえ、相手にわかりやすく提案できるように以下を活用ください。   4つのポイント 提案する内容 　何を決めたいか 決議事項 なぜそうしたいのか 関連する規定・ルール・条件 　そこにいたるまでの経緯 背景 関連するアジェンダ・できごと 　今回の提案で実現したいこと 目的 目標 　提案詳細 詳細内容 スケジュール 金額 課題・リスク 得られる効果 備考         3. 関連資料 ▶▶【📅資料】提案書.pptx はこちら   ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら   ▶▶【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ はこちら  

有意義な1on1のコツ

  〈目次〉    1on1の効果とポイント  1on1で気を付けるべき事例とその対策  関連資料   1. 1on1の効果とポイント   1on1とは、上司と部下が定期的に1対1で行う対話の場のことです。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。   1on1で期待できる効果   コミュニケーション活性化・信頼関係の構築 部下の成長支援・促進 問題の早期発見・解決 業務の課題やモチベーション低下などの兆候を早期把握 エンゲージメントの向上   1on1を実施する際のポイント   定期的な時間を確保すること 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える)  スタンスは部下のため（上司が指導や評価を行う場ではなく、部下の意見を傾聴し支援する場とする）   1on1は、上司が指導や評価を行う場ではなく、部下の意見を傾聴し支援する場にしましょう。 通常のミーティングや会議とは異なり、相手となる部下１人のためだけに確保された時間です。   そのため、部下側は多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、 個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。       2. 1on1で気を付けるべき事例とその対策   1on1のミーティングでの好ましくない事例とその対策についてです。1on1は職場コミュニケーションのための意義ある手段である一方、本来の機能や役割を見失い、形だけ実施していることが散見されます。     　　       ここでは、1on1の好ましくない事例と対策案を紹介します。     【パターンその1】　　会話が少ない1on1 何を話したらいいのかお互い分からず、ただ時が流れるのを待つのみ。 しびれを切らした管理者が「なんか話すことない？」と無理やり話題を探る。 このようなことが何回か続いたときは、事前にテーマを決めて伝えて準備をしておきましょう。 テーマとなる書籍やインターネットの記事などを事前に共有するのもよいでしょう。   【パターンその2】　　管理者リサイタルな1on1 管理者がメンバーに一方的に説教をし持論を述べる、いわばリサイタル状態の1on1。これが常態化すると、メンバーには心理的安全性が生まれにくく、自己開示しにくくなってしまいます。このように一方的な話に終始しているときは、相手の意見を引き出すための傾聴スキルや、 物事を前に進めるためのファシリテーションスキルが足りていません。 人によっては問いかけをされてから、意見がまとまるまでに時間がかかる人もいます。 1on1ミーティングの時間内だけで相手の意見を無理に引き出そうとせず、初回の1on1ではテーマの設定や問いかけのみを行い、相手の意見や答えを求めるのは翌週にするなど、無理にその場で結論や成果を出そうとしない姿勢も必要です。   【パターンその3】　　愚痴大会 ただ不平・不満を述べただけで終わってしまう、雑談や世間話だけで盛り上がる1on1。たまには雑談だけの1on1も有意義ではあるものの、毎回雑談で終わってしまうのはあまり好ましくありません。このようなことが何回か続く場合は、視点が固定化されて話を建設的に広げられていません。    一対一が基本であるものの、時にコミュニケーションを活性化するために、ファシリテーター役に加わってもらい、新たな視点を投げ込んでもらい、進行を支援してもらうのも前向きな解決策です。       3. 関連資料 ▶▶【📅フォーマット】面談スケジュール.xlsx はこちら   ▶▶【📅資料】メンバーコミュニケーション(1on1)の質の向上.pptx はこちら