新たなリスクを定期的に洗い出す方法

新たなリスクを検知するには、QCDS（業務の成果/コスト/納期/範囲）の視点でチームを観察し、 定期的にリスクがないかどうかを確認して洗い出ししていくことが重要です。 大切なのは、計画と進捗が乖離した時に、たまたま発生しただけと済まさないで、 必ず「なぜ乖離したか」を考え、そこに潜むリスクが何かを洗い出していくことです。 業務を進める中で、リスクの洗い出しする際のポイント 　仕事を進める上で新たに発覚した事柄を含めて以下の点を意識して行うことで、 　初期のタイミングで洗い出せなかったリスクが顕在化します。 １．影響範囲を正しく認識する 　・業務を実行する側とその成果を受け取る側の立場に立って業務範囲を正しく認識します 　　これにより、リスクを洗い出す範囲を正しく定義できます └　※リスク回避のために自チームの業務フローを変え他の組織にしわ寄せがいかないよう考慮します ２．メンバーの意見や違和感を拾う 　・「気になること」や「違和感」をチームミーティングの場や会話で上げてもらい、意見交換を進めます ３．試行/思考回数を増やす 　・多くのリスクを洗い出すためには、複数の視点だけでなく、シミュレーションする回数が大切です

提案するタイミング

提案は、相手が振り返りを行うタイミングに間に合う様に行いましょう。 振り返りの時期は、関係者、チームを取り巻く組織では予算編成、組織変更、担当者変更など様々な変化が発生します。 このため、これまで予算の都合で承認されなかったことや、時期的に実行するのが難しかったことも、このタイミングであれば前に進められる可能性があります。 未来のことを予測することは難しいですが、顧客からの依頼や指示を待つだけでなく、先に提案するといった行動をとることが、能動的なサイクルを生み出すことにつながります。

今後取り組む想定業務の可視化

WBS/業務一覧を作成する際は、まずは概算レベルで洗い出すことで”たたき台”を作成し、これを元に関係者と会話を重ねながら、徐々に情報を肉付けしてくと良いです。その後は、以下のやり方で整理を進めて下さい。 　・類似業務の情報や経験者からのヒアリングを行い、必要な作業をリスト化する 　・作業の性質や関係性を考慮してグループ化する(定常/非定常、設計/構築、担当別など) よくある失敗は、定常的な業務では当たり前のことが抜けてしまうということです。 そして、そういうことが意外にもクリティカルなことに繋がります。 例えば、定例会の会議室予約忘れ、必要な申請忘れ、などです。どちらも、やる直前に忘れていたことに気づくケースがあります。 このような忘れてしまうケースは、いつも誰かにやってもらっているため、忘れてしまっているというケースが多いです。 また、作成したWBS/業務一覧を、定期的にupdateをしていないと、チームの状態を正確に把握できず、正しい判断を行えないことが発生します。そもそも、作業を洗い出して業務一覧やWBSを作成し、合意形成を取れたとしても、いざ推進し始めると、必ず過不足について見えてきます。 これは、精緻化をする当初は、まだ情報が確定していないことも多く、仮説を元にして作成されているケースが多いからです。 過去の業務一覧を参考にしている場合でも、実際は実行する人数、求められる品質、順守すべき納期、我々が提供できるサービス、全て同じ条件ではありませんので、流用している場合も注意が必要です。 このようなやってみてわかったことを、updateしていかないとどうなっていくのか。 当初のやるべき範囲、稼働予測など、実績の間に大きな差が出始めてきます。 それを防ぐために、実際に推進している方たちしか分からない情報は、関係者と情報共有しながら業務一覧やWBSをupdateすることが必要です。

提案のコツを知りたい

提案のコツですが、その幹となるのは、骨子です。例えば、キレイなFMTがあったり、資料作りが上手くなっても、相手に対して伝えたいことが伝わらなければ意味がありません。そのためには、まずは骨子から作っていきましょう。 ポイントは大きく4つです。 ▼何を決めたいか └決議事項 └なぜそうしたいのか └関連する規定・ルール・条件 ▼そこにいたるまでの経緯 └背景 └関連するAGENDA、出来事 ▼今回の提案で実現したいこと └目的 └目標 ▼提案詳細 └詳細内容 └スケジュール └金額 └結果確認日 └えられる効果 └備考 これらを抑えたうえで、相手に対して分かりやすく伝えるために、FMTを活用していって下さい。