仕事中のもやもやを軽くする！セルフマネジメントのコツ6選

仕事中、ふと湧き上がる焦り、不安、イライラ、落ち込み…。 そんな感情に振り回されてしまうこと、ありませんか？ これらをうまくコントロールできないと、集中力が切れたり、 周囲との関係がぎくしゃくしたり、時には大事な判断を誤ってしまうことも。 でも、逆に感情を上手に整えることができれば、仕事は驚くほどスムーズに進みます！ 今回は、「自分を整える力」を高めるためのセルフコントロール術を6つご紹介！ どれも“仕事中によくあるモヤモヤ”に寄り添った実践的な内容ばかりです。 自分に合いそうなものからぜひ試してみてください！ 〈目次〉 感情に振り回されてしまう 一人で抱え込んでしまう 調子がでない・維持できない 仕事に役立つノウハウ動画一覧 感情に振り回されてしまう コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「なかなか成果がでなくて、落ち込む…」 ▶︎「自分なんて…」と落ち込むとき、どう乗り越えていますか？ この動画では、自己肯定感が下がったときのリアルな悩みに、 経験者たちが優しく寄り添いながら答えています。 誰かに話す、得意な仕事に取り組む、歩く… 無理せずできる対処法をさまざまな視点からご紹介。 「仕事中、イライラが収まらない…」 ▶仕事中、イライラしたときどのように気持ちを切り替えていますか？ この動画では、感情を整理する“書き出し”や、信頼できる人との対話、ポジティブな会話の力など、イライラを収めたいときに実践しやすいヒントを紹介。 イライラとうまく付き合うための“メタ認知”のコツもお届けします。 一人で抱え込んでしまう コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「自分一人でやりきりたくて人に頼れない…」 ▶︎「期待されているからこそ、頼れない…」そんな葛藤ありませんか？ 頑張りたい気持ちが強いほど、協力を仰ぐことにためらいを感じてしまう。 この動画では、“考える仕事”と“手を動かす仕事”の分解や、チームで困りごとを共有する工夫など、協力を仰ぎやすくなるヒントを紹介。 頑張りたい気持ちを大切にしながら、 無理なく助けを求める方法が見つかるはずです！ 調子が出ない・維持できない コンテンツ ※リンク先へは画像をクリック 概要・ポイント 「休み明け、エンジンがかからない…」 ▶長期休暇後に訪れる、社会人の“あるある”な悩みに向き合う”ヒント”。 ストロングモードとソフトモード、2つのモードの切り替え術で自分のコンディションに合った立ち上がり方をご紹介。 休暇前の仕込みや、初日の過ごし方の工夫を知ることでエンジンがかからない自分を責めすぎず、ちょっと前向きになれる動画です。 「調子がいいときが続かない…」 ▶調子がでないときこそ見直したい 自分の“勝ちパターン”。 この動画では、調子が良かった時期を振り返り、再現するためのヒントを紹介します。 環境・時間帯・相手など、調子の良さを支える要素を整理しながら、キャパ超えを防ぐ工夫や、前向きな振り返りの進め方を知ることができます。 「気持ちの切り替えがうまくできない…」 ▶できないことばかりが目について、 気持ちが切り替えられないことありませんか？ そんなときこそ、自分の“良いところ”を見つける工夫や、励ましてくれる人との対話が大切。 この動画では、落ち込んだ気持ちから回復するためのセルフマネジメントのヒントを紹介します。 今回ご紹介したもの以外にも、COROPS WEBには、 仕事に役立つノウハウ動画がたくさん揃っています！ 「こんな解決方法がったのか」がきっと見つかるはず。 ぜひ、他の動画もチェックしてみてください！ ▶▶仕事に役立つノウハウ動画一覧📚 関連記事 ▶▶【8月特集】相手の意見が素直に聞けなくなるとき、どうしたら良い？

業務改善の手法「ENCRS」とは？

目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料 さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。 1. ENCRSの概要 ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。 2. ENCRSの効果・活用事例 ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。 3. デジタルツールでの改善 業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。 ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。 特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。 デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減 ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。 なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？ ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。 VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる” ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。 4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 Point 身近なところから改善点を見つける 日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。 どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています Point 改善のスケジュールを習慣化する チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう ※「関連資料」に添付しています 自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。 関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。 5. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pdf はこちら

【12月特集】業務も大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事でも業務の整理や棚卸しをして大掃除をしませんか？ 今回は、「家庭も仕事もすっきりと新年を迎える為に使えるコンテンツ」をご紹介します！ 目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべき３つのこと 計画・プロセス・ナレッジ 関連資料 1. なぜこの時期に業務整理をするのか？ 皆さんは新年に仕事をするとき、こんなことに困ることはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けに、まず何からやるかを考えて、それから仕事に取り掛かるためエンジンがかかるまでに時間がかかる」 今年の年末こそは業務整理を行い、すっきりとした気分で休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですね。 それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。 2. 整理するべき３つのこと 年末までに整理するべきことは、計画・プロセス・ナレッジです。 ここから、それぞれ何を整理したら良いのかをお伝えしていきます。 計画 チーム全体の計画について進捗を確認し、来期の計画に反映させておくと、年始に取るべきアクションが明確になり効率が上がります。 計画は立てていても、なかなか予定通りには進めるのは難しいですよね。 計画通りに進んでいない場合でも、年明けからしっかり軌道修正するために、計画の振り返り方法を行いましょう。 概要 計画を見直すには、どのようなデータを振り返り、 どのような点に注意して見直しを行うと良いのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら おすすめ 関連情報 年明けから、新たなスタートを切ろうとしている方はいらっしゃいますか？ 新たな計画を立て、それを周りの人に理解・共感してもらうために 一からスケジュール表を作成するのは意外と手間がかかりますよね。 そんな皆さまへ、複数の型をまとめたマスタースケジュールを用意しました。 新しいチャレンジをする際、少しでも時短に貢献できましたら幸いです。 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら プロセス 年末は、普段業務に集中して見過ごしていたことも、少し俯瞰して見直してみると良いです。 例えば、今やっている一連の業務に改善できる部分は無いか。業務で使っているドキュメントはアップデートがされているかなど、 年始になると改善したかった点も、思い出すまでに少し時間がかかる可能性がありますので、 年明けから効率良く業務を進めるために、できるだけ年末に洗い出し片付けておきましょう。 概要 業務プロセスを整理しないと、どんな問題が起きるのか？ またプロセスの整理は何から始めれば良いのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら おすすめ 関連情報 業務プロセスを整理する際、「どこから手を付けて良いか分からない」ということがよくあると思います。 当社独自のフレームワークによるENCRSでチーム一丸となって業務のムダを改善するやり方をご紹介します。 ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら ※資料(.pptx版)は、活用するためのチェックリストがダウンロードできるため すぐに活用いただけます。 ナレッジ 日々業務をしているとナレッジや資料の保存場所が散らかりがちです。 年末に整理をしておき、業務がしやすい環境で気持ち良く新年をスタートさせましょう。 概要 日々忙しいと、とにかく書き残すだけになってしまったナレッジ。 実際に業務に活用できていますか？ どのように整理すれば、チームメンバーがより活用しやすいナレッジになるのかをご紹介します。 ▶▶【📝記事】ナレッジを整理するには？ はこちら おすすめ 関連情報 COROPSにいただくお悩みとして、よく伺うのは、 「ナレッジを整理をしたいが、目の前の業務に精一杯で時間に余裕がない！」という相談です。 このコンテンツでは、時間に余裕を作るにはどうしたらいいのか？について対話しています。 ▶▶【🎥動画】時間の余裕がない はこちら 最後に 12月は、普段後回しにしてしまいがちな、業務の整理と棚卸しを行うのに絶好のチャンスです。 年末に業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。 COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS WEBをご紹介ください。 それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！ 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第2回 資料を作る前にやるべきこと～

資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。今回の講座では、資料作成前に行うべき準備について解説していきます。 目次 資料を使うシーンを想像する 伝えたい内容を構造化する 準備ができたら魅せて伝えよう 1.資料を使うシーンを想像する 資料を使うシーンを明確にすることで、資料のテイストや言葉の表現を考えやすくなります。 〈資料を使うシーンを具体的に想像するための観点〉 資料を使うシーンをイメージできていないと、以下のようなリスクが発生します。 〈資料を使うシーンを想像できていない場合のリスク〉 このようなリスクが発生すると、相手に伝えたいことが伝わらず、プレゼンをしても想定する効果を生み出すことはできません。このようなことが起きないように、資料を作る前に事前に確認することを怠らないようにしましょう。 2.伝えたい内容を構造化する 伝えたいことを資料にすべて書いてしまうと文字だらけになり、逆に伝わりにくくなってしまいます。端的な文章を作成するためには以下の方法で文章を構造化してみましょう。 元の文章 当社の新しいビジネスポリシーは、従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供です。 このポリシーにより、社員の満足度が大幅に向上し、企業全体の生産性も飛躍的に向上しました。 具体的には、リモートワークの導入により、仕事と生活のバランスを取りやすくなり、 多くの社員が家庭と両立しながら業務を行うことができています。 従業員支援プログラムも充実させ、専門的なサポートやスキルアップの機会を提供しています。 Step1：箇条書きに分解して重要事項を抽出する 新しいビジネスポリシーは従業員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度と企業全体の生産性も向上した リモートワークの導入により仕事と生活のバランスがとれるようになった 従業員支援プログラムの充実により専門的サポートとスキルアップの機会を提供できるようになった Step2：短い言葉へ言い換えてみる 新しいビジネスポリシー：社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 社員満足度向上・企業全体の生産性向上 リモートワークの導入でワークライフバランスが充実 従業員支援プログラムを拡充し専門的サポートとスキルアップの仕組み化 Point 体言止めにすると文字数も省略でき、より簡潔に言い切ることができます STEP2の例 その他の例 その他の例 「仕事と生活のバランスがとれるようになった 」↓「ワークライフバランスが充実 」 「新人育成の仕組みを作りました」↓「新人育成の仕組みを構築」「新人育成を仕組み化」 「デジタル化施策は生産性向上へ繋がりました」↓「デジタル化施策は生産性向上へ寄与」 Point 「○○ 言い換え」などで検索して調べたり、AIを活用すると◎ Step3：各要点を構造化する 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 Point 構造化したときに、一番伝えたいメッセージは何なのかを明確にしましょう 【新ビジネスポリシ＝社員の働きやすさを第一に考えた職場環境の提供 】 ← 一番言いたい ---------------------------------------------------------------------- 取り組み①：リモートワーク導入 結果 ：ワークライフバランスが充実 取り組み②：従業員支援プログラム拡充 結果 ：専門的サポートとスキルアップの仕組み化 ---------------------------------------------------------------------- ↓ 全体効果：社員満足度向上・企業全体の生産性向上 ← 一番言いたい Point ここまでできたら、上長へ確認してもらうと◎ 資料を作りこむ前に確認することで、手戻りが防げます STEP4：スライドに落とし込むときのレイアウトをイメージする Point 1スライド1メッセージで伝えたいことを目立たせよう 各スライドで一番言いたいことをスライド上部に書くことで、 このスライドでの内容がスッと入ってきます。 また、後の説明も理解しやすくなります。 Point 長くて2行までにする Point メッセージはスライドの中で一番大きいフォントサイズにして目立たせる（18~20ptがおすすめ！） 3.準備ができたら魅せて伝えよう 以上が、資料作成前にやるべき重要な準備についての解説でした。これらの準備をしっかりと行うことで、資料作成のプロセスが効率的に進み、より魅力的で伝わりやすい資料を作成することができます。次回の講座では、「魅せて 伝える 資料作成講座～第3回 効果的なデザインの秘訣～」をお届けしますので、お楽しみに！ ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

属人化を防ぐ業務可視化の実践法

生産性を高めたいのに、なかなか改善が進まない…そんな現場に共通するのが「業務の可視化不足」です。 デスクワーク中心の現場では、業務のやり方がブラックボックス化・属人化しがちです。 業務の可視化は、こうした属人化やブラックボックス化を防ぐだけでなく、業務改善や効率化を実現するための第一歩です。 本記事では、「業務の可視化」を通じて属人化を防ぎ、チームの生産性を向上させる具体的な方法を紹介します。 業務一覧やフロー図の作成、手順書やチェックリストの活用、課題管理表の運用など、すぐに実践できる手法を詳しく解説していきます。 チーム全体で業務を共有し、誰もが理解できる状態にすることで、持続的な成長を支える基盤を整えましょう。 目次 属人化のリスクと可視化の効果 可視化→冗長化→標準化の流れ 可視化を助けるドキュメントまとめ関連資料 1. 属人化のリスクと可視化の効果 属人化が進むと、以下のようなリスクが生じます。 新メンバーの習熟に時間がかかる 担当者の不在で業務が止まる 業務改善が進まない 特定の人しかできない仕事が定着し、負担が偏る 可視化によって、これらのリスクを回避し、チーム全体で業務を共有・改善できる環境が整います。 2. 可視化 → 冗長化 → 標準化の流れ 業務の改善は一足飛びにはできません。 まずは現状を把握する「可視化」から始め、属人性をなくす「冗長化」、そして効率性と品質を高める「標準化」へと段階的に進めることが重要です。 可視化：業務内容や進捗・ルールを見える形にし、誰でも状況を把握できる状態にする 冗長化：特定の人に依存せず、担当が抜けても業務が止まらないよう複数人が代替できる体制にする 標準化：誰が担当しても同じ手順・品質で業務を遂行できるように、手順やルールを統一する 3. 可視化を助けるドキュメント 業務の可視化を実現するためには、具体的な情報を整理し、 誰もが理解できる形で共有することが欠かせません。 そのために重要なのが、業務を支えるドキュメント類の整備です。 これらのドキュメントは、業務全体の流れを明確にし、属人化を防ぐとともに、 効率的な業務改善の基盤となります。 代表的なドキュメント例 業務一覧（WBS） 業務の概要、頻度、工数、留意点などを一覧化。 QCDS（Quality, Cost, Delivery, Service）設定と連動し、業務全体像の把握に役立つ。 業務フロー図 業務の流れや順番を図式化。関連部署やシステムとの関係も明示し、理解を深める。 手順書（マニュアル） 作業の具体的な進め方を記載。繰り返し業務や正確性が求められる業務に有効。 チェックリスト 作業ミスや漏れを防止。条件を具体的に記載することで判断ミスを減らす。 タスク管理表 非定常業務のTo-Do管理。業務遂行のための実行項目を整理。 課題管理表 チームの課題を整理・管理。改善のためのアクションを記録・進捗管理する。 Point 課題管理表の運用ポイント 漏れなく登録する 優先順位をつける タスク化する 日々更新する まとめ 業務の可視化は、チームの生産性向上と持続的な成長のための土台です。 業務一覧やフロー図の作成から始め、手順書やチェックリスト、課題管理表などを活用して、属人化を防ぎ、標準化された業務運営を目指しましょう。 その第一歩として、自分たちのチームでどの業務が属人化しているのかを話し合い、「業務一覧」の作成から取り組んでみてください。 関連資料 ▶▶【📅ファイル】業務一覧WBSのダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】業務フロー（Excel）のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】業務フロー（PowerPoint）のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】手順書のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】メンバー稼働管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】週次タスク管理表のダウンロード はこちら ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら 【📝記事】業務プロセスを可視化する はこちら

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？ 言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？ この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。 言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。 〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料 1. 登場人物紹介 ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠） 2. 言語化能力とは？ マッキーさん 私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて 「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。 特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！ てぃーさん ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。 家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？ マッキーさん 私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが… 理路整然と説明ができる人 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人 てぃーさん なるほど！そういう人いますよね。 相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。 まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力 が大切だと考えています。 マッキーさん へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。 3. 言語化能力の要素 てぃーさん はい！ まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。 2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。 ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。 3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。 最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。 相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。 マッキーさん 確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。 こんなことありますよね。 ■ よくある事例 思考力、要約力の不足 順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。 観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。 てぃーさん そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。 今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、 その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。 マッキーさん なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？ てぃーさん そうですね…。 観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。 あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。 次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。 納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。 自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。 次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。 今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。 最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。 マッキーさん めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！ てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑 マッキーさん ありがとうございます…！ 4. 言語化能力の高め方 マッキーさん では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！ てぃーさん 自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。 マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。 てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。 マッキーさん ありがとうございました！ 5. 関連資料 魅せて 伝える 資料作成講座 ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。 ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。 ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

業務の流れを整理して効率化！業務フロー図作成のステップと注意点

業務フロー図（ワークフロー図）は、業務の流れや手順を視覚的に整理することで、 チーム内外の理解を深め、属人化を防ぎ、業務の標準化・改善・継承を支える重要なツールです。 この記事では、業務フロー図の目的、作成手順、運用の注意点について解説します。 目次 業務フロー図の目的 業務フロー図の作成手順 作業時のポイント よくある失敗とその対策 まとめ 関連資料 1. 業務フロー図の目的 業務フロー図は、単なる手順の図解ではなく、以下のような目的を持って作成されます。 業務の視覚化・標準化：誰が見ても理解できる業務の共通認識をつくる 業務の問題発見：流れの中でのボトルネックや非効率を見つけやすくする 担当者と関係者の相互理解：業務の前後関係や連携ポイントを明確にする 保守性・拡張性の向上：業務変更時の影響範囲を把握しやすくする 2. 業務フロー図の作成手順 業務フロー図は、以下の流れで整理・作成すると効果的です。 ①業務の全体像と部門間のつながりを把握 自チームの業務の前後に関わるステークホルダーを洗い出す 関連するシステム（入出力が発生するもの）も併せて整理する ②自チーム内の担当者を整理 担当が分かれている場合は、業務フロー図上で明確に区分する ③業務タスクを洗い出す 業務一覧をベースに、実際のアクションをすべて書き出す 他部署の業務は概要レベルで十分。自チームとの接点を明示する ④業務タスクを時系列に並べる ステークホルダーごとに、業務の流れを時系列順に整理する ⑤業務タスクをつなげる 業務間のつながりを矢印などで示し、流れを明確にする 3. 業務フローの作成ルール フロー図で表す場合は、一つ一つの作業を図形で示して順番を矢印で結び、業務の流れを表現します。 記号は予め作り方のルールを決めておいた方が、統一された分かりやすいフロー図が作成できます。 以下に基本的なフローチャート記号と作成イメージを示します。 Point フローの流れは上から下へ、もしくは左から右へ進むようにする 一つ一つの記号の幅や大きさをできるだけ等しくする 完了が複数ある場合は、横に並べて表示する 一つ一つのタスクに対して手順書を紐づけるとより作成漏れが減り効果的に管理できます。 4. よくある失敗とその対策 フローの更新が滞る 時間経過とともに条件や判断基準が増え、更新が面倒になり放置されがち 「エスカレーション先が多すぎる」など、仮対応が定着してしまうケースもある フローが形骸化する 利用者が現状を理解しているため、更新の必要性を感じず優先度が下がる 人員交代により、口頭伝達が主となり、フローが活用されなくなる 対策 定期的な棚卸と更新 フロー図は「作って終わり」ではなく、「使いながら育てる」もの 定期的に見直し、現状に即した内容へアップデートすることが重要 まとめ 業務フロー図は、業務の見える化と標準化を支える強力なツールです。 属人化を防ぎ、チームの理解と連携を促進するためにも、作成だけでなく、運用・更新までを含めた仕組みとして活用しましょう。 関連資料 ▶▶【📅資料】業務フロー.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【🎥解説動画】ワークフロー解説＆フォーマット はこちら

【特集記事】“気づいたらキャパオーバー”だった私が、自分のアラートに気づけるようになった方法

以前の私は、自分の余裕がなくなっていることに 気づくのがとても苦手でした。 忙しくても、「まあ大丈夫でしょ」「もう少し頑張れば何とかなる」 と、そのまま仕事を続ける。 そしてようやく「これ、ちょっとまずいかも」と気づいた頃には、 タスクは溜まり、抜け漏れも増えて、頭も全然回らない。 気づいたときには、キャパオーバーで自分も仕事もボロボロでした。 そんな経験を繰り返す中で、キャパオーバーになることを防ぐのは 「自分のアラートに早めに気づくこと」と気づきました。 今回は、私自身の経験をもとに、 自分の危険信号(アラート)の気づくことでなにがいいのか、 どのように気づくのか、気づいた後の対処法をご紹介します！ 目次 そもそも「アラート」てなに？ アラートに気づけないとどうなる？ 自分のアラートに気づくコツ アラートに気づいたらどうすればいい？ おまけ まとめ 関連資料 1. そもそもアラートってなに？ ここでいう「アラート」とは、余裕がなくなり始めたときに出てくる、 “いつもの自分との違い”のことです。 「もう限界です！」と、分かりやすく教えてくれるものではありません。 例えば、私の場合はこんなアラートがあります。 一つひとつを見ると、「え、そんなことで？」と思いますよね。 でも私の場合、こうした小さな変化が増えてきたら、 余裕がなくなり始めているサインです。 アラートは、「もう無理！」となった状態ではなく、 「このままいくと危ないかも」という予兆です。 2. アラートに気づけないとどうなる？ 以前の私は、このアラートに気づいていませんでした。 タスクを忘れても、「最近忙しいからしょうがない」 説明が頭に入らなくても、「今日は集中できない日なのかな」くらいに捉えていました。 特に働き方を変えることもなく、そのまま仕事を進めていました。 でも、余裕がないまま、いつもと同じように仕事を続けていると、 さらに余裕がなくなっていきます。 そして最終的に、私がキャパオーバーになっていることに上司が気づき、状況を確認してくれました。 そこでようやく、「すみません、間に合いません」「この対応をお願いしてもいいですか？」 と、納期直前になって助けを求めていました。 もっと早い段階で気づいていれば、納期直前に業務を引き取ってもらうような、大きなリカバリーは必要なかったと思います。上司からすれば、「もっと早く言ってよ」という状態でした。 そもそも私は、助けを求めると評価が下がると思っていました。 もちろん、自分で仕事を進められるのが一番です。 でも、手遅れになってから周囲を巻き込むよりも、 早い段階で状況を伝えた方が、結果的に周囲を困らせずに済みますし 評価も下がらないと気づきました。 3. 自分のアラートに気づくコツ では、自分のアラートには、どうやって気づけばよいのでしょうか。 私も最初から自分で気づけていたわけではありません。 きっかけは、上司から言われた一言でした。 「ちっひーさんって、余裕がなくなると『～だと思います』って言うことが増えるよね」 言われたときは、あまり自覚がありませんでした。 でも振り返ってみると、余裕がなくなるほど判断に自信が持てなくなり、 「私はこう考えています」と言い切る代わりに、「～だと思います」が増えていました。 この一言をきっかけに、余裕がなくなったときに表れる、 自分の言葉や行動の変化を意識するようになりました。 自分のアラートに気づく方法は、大きく2つあると思います。 毎日記録をしたり、細かく分析したりする必要はないです。 過去の自分と、いつもの自分の違いを少し振り返るだけでも、 アラートの候補が見えてきます。 自分では気づいていない言葉や行動の変化に、 周囲の人が先に気づいていることもあります。 私も周囲に聞いてみたことで、新しいアラートを見つけられました。 4. アラートに気づいたらどうすればいい？ では、自分のアラートに気づいたらどうすればいいか。 私が意識しているのは、「いつも通りやろうとしないこと」です。 Point アラートに気づいて働き方を調整したからといって、 突然、いつもの100％の力が出せるようになるわけではありません。 私は、もっと高い成果を出すためではなく、 大きく崩れることを防ぐためにやっています。 100点を120点にするというより、 このままだと40点まで落ちそうなところを、 70点くらいで踏みとどまらせるイメージです。 おまけ. 周りの「いつもと違う」に気づいてみる 自分のアラートを意識するようになってから、 周りの人の「いつもと違う」にも気づき、少し目を向けられるようになりました。 例えば上司が、 ・15分後に重要な会議が入っていてなんとなくピリピリしている ・明らかに多くのタスクを抱え、返事がいつもより淡泊 そのようなタイミングで、急ぎでもない質問を5個も6個も続けて聞いたら、 上司も余裕がなくなってしまいます。 上司も人間です。余裕がある日もあれば、ない日もあります。 だから私は、「これ、今聞く必要ある？」「質問をまとめてから聞こうかな」 「チャットで送って、時間があるときに見てもらおうかな」 と、相談するタイミングや方法を少し考えるようになりました。 もちろん、常に相手の様子を気にしながら仕事をするという意味ではありません。 ただ、相手のコンディションも仕事を進めるうえでの情報の一つだと思っています。 自分と相手、両方の状態を少し意識するだけでも、 無駄なすれ違いや、お互いのモヤモヤを減らせるようになりました。 5. まとめ 以前の私は、「もう頑張れない」と感じるまで、 自分の状態を振り返ることがありませんでした。 でも今は、「タスク忘れが増えてきた」 「説明が頭に入ってこない」 「なんか今日、仕事の進め方が変だな」 そんな小さな変化も、自分からのアラートかもしれないと思うようにしています。 常に100％の状態で働き続けることは難しいです。 調子が良い日もあれば、余裕がない日もあります。 大切なのは、調子を崩さないことではなく、崩れ始めたときに早めに気づくこと。 そして、気づいたら少し仕事の進め方を変えてみること。 それだけでも、「気づいたときにはもうボロボロだった…」 ということは減らせると思っています。 自分のアラートを知っておくことも、 仕事を上手に進めるための一つのスキルだなと感じました。 皆さんも一度、「自分は余裕がなくなると、何がいつもと変わるだろう？」 と振り返ってみてください。 6. 関連資料 ▶▶【📹動画】部下の危険サインに気づくコツ はこちら ▶▶【📹動画】セルフマネジメントのコツ はこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

業務プロセスを可視化する

目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料 1. プロセスとは プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。 デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。 プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。 これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。 2. 可視化を助けるドキュメント プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。 チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。 以下進め方を参照ください。 業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする 作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する 例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する 3. ドキュメントのアップデート ドキュメントアップデートにおける二つのポイント Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。 関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。 やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。 Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う 業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。 業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。 定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。 情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。 アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。 期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら

魅せて 伝える 資料作成講座　～第3回 魅せるコツ～

資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。今回の講座では、これらの「魅せる」ためのコツについて詳しく解説していきます。 目次 テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する ・図解の型を活用する ・適切なアイコン・イラストを用いる テキストに強弱をつける ・文字に色を付ける ・文字のサイズを変える ・図形を使う まとめ 1.テキスト情報を図解やアイコン・イラストで可視化する 自分の考えや相手に伝えたいことは言葉だけでなく「情報を視覚化」することで情報の構造や関係性が明確になり、相手に伝わりやすくなります。 ①図解の型を活用する 複雑なテキスト情報は図解で簡略化することで、情報を理解しやすく記憶にも残りやすいという効果があります。以下のように「こういう表現したいときはこの図で表す」などの型を覚えておくと図の作成に取り掛かりやすくなります。 ▼複数要素の関係性を表現したいとき 因果関係・変化：原因と結果、変化の過程を示す相互関係・やりとり：互いに影響を与える関係を示す対立関係・相反：対比や競合する要素を示す ▼物事の流れを表現したいとき サイクル：繰り返される要素を示すプロセス：時系列の要素を示す ▼複数要素の重なりや共通点を表現したいとき ベン図：共通点や重なる要素を示すオイラー図：要素間の関係を示す ▼複数の要素を比較・簡潔にまとめたいとき 表：情報を整理・比較する ▼数字の推移や割合を表現したいとき 折れ線グラフ：時間経過による数値の変化を示す 棒グラフ：異なるカテゴリの数値を比較する円グラフ：全体に占める割合を占める ②適切なアイコン・イラストを用いる アイコンやイラストはテキスト情報を補助する役割があります。また、文字だけの資料よりもアイコンやイラストの素材を加えたほうがより理解されやすく、記憶にも残りやすいという効果があります。資料に適切なアイコン・イラストを用いるには、以下のようなポイントを押さえましょう。 関連性をもたせる スライドの内容とビジュアルは関連のあるものを選びましょう。 Point 適切なアイコン・イラストを選定するためには、連想ゲームをしてみよう キーワードを分解して、適切なアイコンを探す手法があります。 2.テキストに強弱をつける 重要な要素はパッと見てわかるように強調することが効果的です。しかし、あれもこれもと目立たせてしまうとどこに注目すればよいのかわからなくなり逆効果になります。大切なのは「どこに注目させたいのか」を考えて強弱をつけることです。 ①文字に色を付ける スライドのメインカラーまたはアクセントカラーで「重要なキーワード」に色を付けます。 ②文字のサイズを変える 「重要なキーワード」は思い切って大きくし、色文字や太文字と併用するとさらに効果的です。 Point 数字を強調させる場合は数字は大きく、単位は小さくすると◎ ③図形を使う スライドのメインカラーまたはアクセントカラーを使った図形の上に文字を置くとさらに強調度がアップします。 3.まとめ 3回にわたる「魅せて 伝える 資料作成講座」をお読みいただきありがとうございました。この講座で紹介した資料作成の前にやるべきことと魅せるコツを活用してぜひ実際のビジネスシーンで「魅せて伝える資料」を作成してみてください。 魅せて 伝える 資料作成講座のまとめ ①資料を作る前に資料を使うシーンを想像する ・資料を見る相手は誰？ ・相手にどんな行動を起こしてほしい？ ・資料はどんな状況・環境で使用する？ ②文章を構造化して端的に伝える ③図解・アイコンを使用する、テキストに強弱をつけて視覚的に伝える ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？ ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。 関連資料