【紹介用】COROPS_WEBの使い方
COROPS WEBの使い方について、1分半で解説しています。 COROPS WEBの使い方は、主に3つあり、 それぞれで、どのようなことができるのかをご紹介しています。 【3つの使い方】 ①おすすめ動画の閲覧 ②チームや業務の改善に関する記事や、フォーマット資料の閲覧 ③アドバイザーへのお悩み相談
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チーム内の情報共有を円滑に行いたい
情報共有を円滑にするコツは、まずはルールを作ることです。 それぞれ知見を持った人たちが集まり、チームを形成すると、以前までのルールを踏襲したくなりますが、 チーム内で意見交換を行い、ルールを作るところから始めて下さい。 情報には以下の種類がありますので、これらに対して、どの様に連携していくかを考えます。 ①上位者からの情報 会社や組織、方針、決定事項など。今後の判断基準となり、遡って見る機会が多い情報です。 メールでの共有、理解を深めてもらえる様に、対面やzoomなど工夫が必要です。 予め、何の情報を、どのタイミングで、発信するべきかを予め設定しておいてください。 例えば、期の変わり目のキックオフ、人事情報、など、適切に発信を行ってください。 ②チーム内の情報 チーム運営に関わったり、業務に直接関連する情報。エスカレーション等。 情報の特性上、早く円滑に伝えるべきことが多く、すぐに連絡が取れるチャットツールなどを用いて、情報連携を行える工夫が必要です。 朝夕のショートMTGを設定し、そこで情報連携を取るようなケースもあります。 ③部下からの情報 普段感じているモヤモヤなど。 ポジティブな内容、ネガティブな内容とありますが、多くは不安なこと、不満に感じてること、迷っていることなど、言いにくいことが当たります。 1on1等で時間を確保して下さい。 情報を蓄積する手法としてすぐに作れるものは、エクセルで作る管理シートです。FMTも多数存在します。 最近では、社内のツールを使うことも多くなっており、slackやTeamsといったチャットツールでは、細かな単位で情報共有の場を作れる機能もあります。 運用時に注意しなければいけないのは、便利な反面、ツールやファイルが乱立してしまい、煩雑性が増してしまうことです。 利用する側にとっては、情報がどこにあるのか分からない、全て確認しないと最新情報をキャッチアップ出来ないという、不要な工数が発生してしまいます。 チャットツールでのよく起きる事例としては、チャットだけでやり取りが行われ、その中で取り決めがされた場合、後から過去に遡ってやりとりを確認しないと分からない、ということです。 そのような場合は、やり取りを一度まとめることで、後で確認する際の工数を減らせることが出来ます。
コミュニケーションプランの策定
関係者の洗い出しができたら、次はコミュニケーションプランを作り、関係者とのコミュニケーションを仕組み化していきましょう。この仕組みは、チームの発足時に最初に作ってしまうことが望ましいです。 具体的には、以下の3つに注意をします。 ・顧客の担当者とは週に一度定例会を設ける ・決裁者レベルの人とは、3ヵ月に一度進捗報告をする機会を作る ・関係部署とは月に一度共有会を設ける 会議体を設計する際は、会議の目的・頻度・手法を以下の3つの方法で設計し、関係者を合意形成を取り、進めましょう。 ・目的:意見交換/相談/連絡/報告/承認 ・頻度:定期、不定期・手法:メール・対面・オンラインツール 出席者の調整は、目的と会議の内容によって行ってください。例えば大きな意思決定を行う必要がある場合は、担当者だけではなく決裁者などへも調整を行い、自チームの管理職の方へも調整を行いましょう。 会議が設定できたら、実際に会議を行う際に効率的に対話できるように、何について議論したいのかを事前に連絡しておくことで、より会議の質も高まります。 会議は出席者と意見交換を行い、指針・方針・結論を出すことが主目的になりますので、情報を共有するだけの会議になりそうな場合は、時には会議の実施をやめ、別の方法(チャットやメール等)で共有することも検討して下さい。最後に、会議実施前の最終チェックとしては以下4つの項目をポイントとすると良いでしょう。 ・必要な出席者メンバーとなっているか ・アジェンダは提出できているか ・メールや電話では代替できない内容であるか ・会議の目的とゴールをスタート前に参加メンバーと共有できているか よくある失敗事例は、時間配分に併せて伝える内容を調整していないケースです。例えば10分枠なのに5分以上報告で使うとなると、その後に議論する時間が残っていません。このような場合は、必要な情報は何かを再整理をして時間を調整するなどの工夫が必要です。
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業務一覧の作り方を知りたい
業務一覧作成のポイントは、プロジェクト開始時にまず作成すること,軸の取り方に迷ったら、 まず思い出せる限り書き出すこと,社内関係者のレビューでブラッシュアップすることです。 以下進め方を参照ください。 ①類似業務の情報や経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする ②作業の性質や関連性を考慮してグループ化する例)定常/非定常、設計/構築、担当別 など ③業務を作業単位に詳細化する ④納期や頻度を記載する ⑤想定工数を算出する ⑥品質基準を満たす為に、抜け漏れや無理が無いかを確認する。
定例会実施方法
定例会では、内容に変化が無く単調な報告であれば、わざわざ行う必要はありません。 単調な報告を行うよりも議論に時間を割ける様に議題を設計しましょう。 対面やオンラインミーティングでは、相手の反応や言動から、その背景にある考え方や思考の癖を理解するようにしましょう。これらの学びを踏まえて、次回の報告資料や時間配分を改善する事で、議論は活性化し、定例会が円滑化されていきます。 更に、例えば2営業日前にはAGENDAや議案を確認し、議論することがないのであれば、スキップをして、時間短縮をするなど、効率的に運営するということを心がけてください。
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