チームで短期間で施策を進めるときの割振りのコツ
顧客から短期間で成果を出さないといった急な依頼を受けたり、他の重要施策を優先していて、残り期間が短くなってしまい、短期間で高い成果を出さなければならないようなシーンは、特に期の変わり目などに、発生しやすいです。
このような状況で、チームで効率よく進める際に、タスクの割振りで気を付けるべきことを紹介します。
ポイントは、得意なことを割り振りすることと、工数を捻出することです。
・割振りは工数の平等性より、適性を重視する
チームに対して平等に割り振るために、必要工数を参考にしてバランスを取ろうとすると必ず失敗します。
人には得手不得手があります。得意な分野はすぐに動くことができますが、苦手な分野は時間がかかります。
短期間で成果を出さないといけない場合は、得意な分野を割り振るようにすると、工数も想定よりもかからず、より効果が出やすくなります。
苦手な分野だからこそ、やりたいということもありますが、短期間では育成をするという余裕もありません。得意な人へ必ず割り振りましょう。
・必要工数を捻出する
割り振りを行った後は、工数を捻出するために、何かをやめないといけません。
優先度が低いことや、他の人に引き渡せるものがないか、チーム内ですり合わせることが大切です。
それでも上乗せでやらねばならないときは、一時的に業務負荷が高まります。
一定の残業を見込んで活動を出来る様に、割り振ったチームメンバーと一定の業務負荷について、合意形成を取る様にしましょう。
・WBSを、100%じゃなくてよいから作る
わかる範囲で構いませんので、必要なことを書き出しましょう。カテゴリでいえば大中カテゴリーで構いません。
割振りは、この中カテゴリに対して割り振るようにしましょう。細かな裁量も含めて割振りをした人へ任せることが大切です。
・進捗状況を共有する場を、普段より細かく設定する
WBSもあえて不完全なまま進めているため、細かい軌道修正は必ず発生します。
更に、無理やり工数を捻出しているため、本来の業務への影響も発生しやすい状況が続きます。
このようケースでは、特に作業時間を捻出したくなりますが、細かく状況を伝え合わなければ、何も修正ができませんので、15分/1日でもいいので、必ず場を作ってください。
どうすればよいか分からない場合も多く出てきます、そのためになるべく関係者が参加できる時間に設定しておくことで、双方にアドバイスを伝え合うことができるようになります。