業務構築を行いたい

業務構築はチームを円滑に立ち上げる為の方策です。 運営メンバーを受け入れ、本格運用を開始するまでのスケジュール、タスクを一元管理する為に業務構築WBSを利用します。 業務構築WBSと課題管理表があれば最低限、チームの立上げを推進することが可能です。 また業務構築時に大切なのは、「顧客や関係者との期待値調整」です。進捗状況や課題の認識合わせを適切に行うためにも、雛形を参考にしてすすめてください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

自分の意見を上手く伝える ～言語化能力 向上講座～

  みなさんは、「自分の意見を上手く言葉にできず説明できない・・・」と困ったことはありますか？   言語化が得意な人が普段、どんなことを無意識にやっているか気になりますよね・・・？     この記事では、周りのメンバーから見ても、言語化能力が優れている ”てぃーさん” から、 「言語化能力を向上させる工夫」について聞いてみました。   言語化能力は、少しの工夫で向上させることができます。 対話形式でご紹介しますので、ぜひご覧ください。     〈目次〉 登場人物紹介 言語化能力とは？ 言語化能力の要素 言語化能力の高め方 関連資料       1. 登場人物紹介     ノリと勢いではなく正しく相手に伝える手段を模索中の関西人。 MBTIは、INFJ（提唱者） 話すことと食べることが好きな人。 MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）         2. 言語化能力とは？   マッキーさん 　私、人に話するの得意な方だと思ってたんですが、周囲に言語化能力の高い方が多くて　「まだまだだなあ」「上には上がいる」と思って驚きました。　特にてぃーさん、めちゃくちゃ話上手ですよね。今日はコツをお伺いしたく…！     てぃーさん 　ありがとうございます！でも、自分としては言語化能力が高いとは思ったことがなかったです。　家族にも「語彙力ないね」って言われるし…。ちなみにマッキーさんが思う、言語化能力が高い人ってどんな人ですか？     マッキーさん 　私が思う言語化能力が高い人の特徴ってこんな感じかなと思っているんですが…   理路整然と説明ができる人
 表現力が豊かで話が分かりやすい人 相手に想像させる言葉の選び方ができる人     てぃーさん 　なるほど！そういう人いますよね。　相手に伝わるように上手に話ができるって、4つの要素が必要だと思うんですよね。　まとめると下の図の内容になるんですけど、観察力・思考力・語彙力・要約力　が大切だと考えています。   　     マッキーさん 　へえー！４つの要素があるんですね！教えてほしいです。           3. 言語化能力の要素     てぃーさん 　はい！　まずは観察力。相手に伝えるためには、相手がどこが分からなくて困っているか 　反応や表情の変化を汲み取って工夫する必要がありますよね。 　そのため、相手のことを見る力が高いと言語化能力の高さに繋がると思います。   　2つ目に思考力。さきほどマッキーさんがおっしゃっていた通り、理路整然と話すとなると話を論理的に考え、組み立てる力が必要ですよね。　ただ論理的に考えるだけでなく、なぜ？をしっかり掘り下げて考えることも大切です。   　3つ目に語彙力。相手に伝わる適切な言葉・表現を選ぶ力です。もちろん語彙の豊富さも大切ですが、私は選べる力も大切だと思っています。   　最後に要約力。せっかく相手に伝わるように考えても、それを上手く伝えられないと意味がないですよね。　相手に伝わるよう情報の取捨選択をして、まとめる力も必要だと思います。     マッキーさん 　確かに！どれか一つでも欠けていたり中途半端だったら伝わり度合いが半減しそうですもんね。　こんなことありますよね。   ■ よくある事例   思考力、要約力の不足 　　　順序立てて説明ができないため、話が散らかってしまい何が言いたいのか分からない。   観察力、語彙力の不足相手が全く分からない業界のことを、業界用語をたくさん使って説明してしまう。     てぃーさん 　そうですね。もちろん4つすべて揃っている必要がありますが、それぞれに繋がりがありますよね。　今ふと思ったんですけど、特に大切なものが状況によって違うかもしれないですね。 　時間をかけて準備できるものだったら、思考力と要約力が大切だと思うし、　その場でパッと説明するものだったら、観察力と語彙力がカギになりそうです。     マッキーさん 　なるほど。それぞれの4つ要素で分けて考えると、てぃーさんは自分自身で何をやっているとどう分析しますか？     てぃーさん 　そうですね…。　観察力については、私は好奇心が強いんですよね。この人今まで会った○○さんに似てるなとか思ったりします。　あの人に似ているなら、こういう説明の方が伝わりやすいかなという判断に繋がっているかもしれないですね。　次に思考力については考えるのが私は好きなんですよね。　納得しないと次に進めない性格なので、「なぜモヤモヤしているか」、「どうすればモヤモヤしなかったか？」とかを考えます。　自分以外のことでも、「あの人はこうなのかな？」仮説を立てて考えることが多いかもしれないですね。　次に語彙力ですよね…。私はあまり語彙力には自信がなくて…。でも言葉の意味はよく調べますね。　今は仕事をしていて知らないカタカナ用語に出会うことがあるし、 　自分が言いたいことが一言で表せる言葉がないかとか悩むことがあるので　ネットとかAIで調べるようにしています。そうすることで適切な言葉、表現の知識を増やそうと心がけています。　最後が要約力。これは前職の上司が”報連相”に厳しい方だったため、報告・連絡・相談どれをする時でも、 　相手が分かりやすいようサマリへ要約することを癖づけていたので、鍛えられました。     マッキーさん 　めちゃめちゃ分析されてます…！てぃーさんさすが…！     てぃーさん 今回のこのインタビューに向けてめっちゃ考えましたよ…！大変でした…笑     マッキーさん ありがとうございます…！         4. 言語化能力の高め方     マッキーさん 　では、最後に言語化能力向上のために何から始めればいいと思いますか？できるだけ簡単なやつをお願いします…！     てぃーさん 　自分がどの要素が弱いのか、1つずつ掘り下げて考えていくことで、言語化能力を高められるのではないかと思います。 　それぞれ以下のようなことはいかがでしょう。      　　　　  　　　　           マッキーさん 分かりやすいです！これなら意識できそうですね。     てぃーさん ありがとうございます！ただ、すべてをいきなり行うことは難しいと思うので、特に苦手な要素から1つずつ取り組んでみてください。     マッキーさん ありがとうございました！           5. 関連資料     魅せて 伝える 資料作成講座   ▶▶第1回 きれいな資料を作るべき理由 はこちら 資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。 どのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのかご紹介します。   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。 特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、 プレゼンテーションの成功に大きく影響します。  

業務プロセスを可視化する

〈目次〉 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料       1. プロセスとは   プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。   デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。     プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 　 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 　　　特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。   これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。                 2. 可視化を助けるドキュメント   プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。   　         チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。
   以下進め方を参照ください。 業務一覧作成のステップ    類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする
  作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する 　例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など
 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する       3. ドキュメントのアップデート     ドキュメントアップデートにおける二つのポイント      Point① 　プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする   チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。   関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、設計した工程に過不足が見えてきます。 やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、
当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。          Point②  　  情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う   業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。   業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報をチーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。 定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。   情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。   アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。   期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。     　             4. 関連資料   ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら  

ワーク（業務）フロー図を作成して属人化を解消したい

ワークフロー図は、「仕事の内容や手順を図で表したもの」です。業務を視覚化することで、文章で手順を読むよりもわかりやすく、全体像を掴みやすいというメリットがあります。業務フロー作成の以下目的を理解したうえで、第3者視点を意識してわかりやすいフロー図の作成を心掛けてください。 ・業務の視覚化、標準化 ・業務の問題の発見 ・担当者および他部署間の業務の把握、相互理解 ・業務の保守性、拡張性の向上 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。