ニーズの深堀り方法

チームが高い成果を出すには、正しく関係者のニーズを理解する必要があります。 まずは相手が言葉にしているニーズを確認してから、相手から言われたこと以外のことをこちらから聞き出して深掘りすることが大切です。 ここでは、ニーズを深堀するポイントを紹介します。 ニーズ深堀のポイント： ・相手から聞き出した情報が断片的な場合は、「こういうことで困っているのではないか」ということを仮説で相手に聞いてみます。 　最初は精度が低くても相手からの反応を見て少しずつ考え直していくことでニーズ深堀の精度があがります。 ・ニーズの聞き出しは、ある階層だけからではなく、できる限り複数の階層のニーズを確認し、相違点を押さえることが大切です。 　理由は、立場と役割責任の違いから、上位層はより長期的な視点・広い視野でものごとを見ていることが多く、 　下位層ほど短期的、限定的な視点で見ているため、できる限り複数の階層からニーズを確認することで、認識相違を減らすことができます。 ・ニーズは顧客が優先ですが、顧客以外の関係者へも可能な範囲でニーズ把握を行います。

コミュニケーションの仕組み化

  〈目次〉 コミュニケーションの仕組み化 関係性を深めるために必要なこと 関連資料     1. コミュニケーションの仕組み化   コミュニケーションを仕組み化するために、”コミュニケーションプラン”を作成していきましょう。   コミュニケーションプランとは、仕事をスムーズに進めるために、対話の機会をあらかじめ計画し確保しておくことですので、 対話の内容により頻度や手法が変わってきます。 コミュニケーションプランを作成するために、「目的(内容)」「頻度」「手法」の3 つの事柄に分けて考えましょう。   コミュニケーションプラン作成のために 考えるべきこと   目的(内容)  何を会話したいか？　      「意見交換、相談、連絡、報告、承認」  頻度 　　  どれくらい会話したいか？ 「定期、不定期」 手法          どのように行いたいか？   「メール、チャット、対面、会議体」     コミュニケーションプラン作成時に注意すべきこと    チームの組成時やプロジェクトの発足時には、関係者間で勘違いや認識ズレが発生しやすい時期ですので決定的なすれ違いによるリスクを低減するためにも、日次でのミーティングを設定しましょう。 決裁者など活動のカギを握る主要な関係者が参加される会議については、あらかじめ数ヵ月先まで定期的な接点を確保しましょう。これは何かが起こってから、急に予定を確保しようとすると調整が難しいことが多いので、情報交換や意思決定の遅れによるリスクを低減するためです。（何か問題や会話したいことが発生した場合に、急にスケジュールを空けていただくよう調整するよりあらかじめ予定を確保し不要な場合にキャンセルする方が、相手への負担が少なく親切です。）予定をキャンセルする際には、「今週の会議で課題は解決したため来週までに追加のアジェンダがなければ次週定例はキャンセルします」など 　　　理由をお伝えし、適宜関係者に連携を行いましょう。     2. 関係性を深めるために効果的なこと   人との関係性はコミュニケーションの量に比例すると言われています。 チームの組成時やプロジェクト発足時などでは、関係性を深めるために頻度を高く対話することを意識しましょう。   また話し下手の方であっても、会う回数や相手の視界に入るだけ関係性を深める効果があります。     Tips  　ザイアンスの法則   人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく 実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい         加えて、日常的な接点だけではなく、より深い関係性を構築するためには普段とは別の交流の場を設けるとより効果的です。    交流会の例   仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 新たなお付き合いを始める際の「交流会」　     昨今は、対面での宴会を控える風潮もありますので、その場合はランチ会や業務時間内での振り返り会などを企画してみましょう。     　           3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら   【📝記事】会議の生産性を高めるには　はこちら

関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ

  〈目次〉 関係者の洗い出し 洗い出した情報をまとめる キーパーソンを特定する 関連資料       1. 関係者の洗い出し   円滑にコミュニケーションを取るためには、関係者を明確にすることが大切です。 関係者を把握した後は、理解を深めるために関係者それぞれの特徴を掴んでいきましょう。     　       関係者の洗い出し まずは以下の方たちを、チームに関係する関係者として洗い出ししていきます。   　自チームが何らかの価値を提供している方々 　自チームに対して何らかの価値をもらっている方々 　自チームと協力している方々     　         Point  　関係者の洗い出しは自分以外一人で考えず、周囲の意見も確認する   　関係者を網羅できているかどうか不安な場合は、自チーム内の自分と異なる視点を持っていそうな人や、 　他チームへも聞いてみるなど、広い視野で、可能な限り洗い出すことが大切です。       2. 洗い出した情報をまとめる   関係者の名前や部署、役職だけでなく、権限範囲や判断軸を把握しておくことで 円滑にコミュニケーションを取ることができます。   洗い出した関係者に関する情報は、一覧化や、関係者図などの図式化を行い、自チーム内で共通認識を持てるようにしていきます。   関係者について、把握しておきたい情報の一覧  Check  　　最低限 把握したい情報 　　　　　　会社名、所属組織（部署名）、氏名、役職    Check  　  追加で 把握したい情報 　　 　　　　　　決裁者の場合 　　　　　　　その人が持つ権限（決済可能な金額、即決できる事柄 など） 　　　　　　　判断軸（コスト・品質等・納期など何を重視しているか） 　　　　　　　特性、趣味思考（論理的、人間関係を重んじる、前例の有無や現実性を重視、斬新なアイデアを好む など） 　　　　　　　　　　　 協力者の場合　 　　   　　　　その人の経験 　　　　　　　スキル 　　　　　　　タイプ（趣味、思考、好みや考え方 など）   　※一覧化した後は、自チーム内で共通認識を持てるように、共有を行いましょう。 　※項目は必ずしも固定ではありません。関係する組織・部門の中に所属されている人の中から、　　関係性が高い人の特性、その人の経験やスキル、チームに対する影響度・関心度など、必要に応じて項目を追加していきましょう。       3. キーパーソンを特定する   キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に 大きな影響を持っている重要な人のことを意味します。   一般的には役職が上位の方をキーパーソンと想像しますが、 そうではないケースも少なくありません。 円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。   キーパーソンの特徴の一例
 決裁者が最も信頼している人（実務上の判断を委ねている相手）
　 会議中に決裁者が一番意見を求める人
　 自チームにとって「耳が痛い」と感じるような鋭い質問をしてくる人
　 その場にはいないが名前がよく出てくる人
　 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手     　           4. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら   ▶▶【📝記事】関係者と認識ズレを防ぐ方法 はこちら

キーパーソンの特定

・キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に大きな影響を持っている重要な人のことです。 　一般的には役職が上位の方がキーパーソンと想像しますが、そうじゃないケースも少なくありません。 　円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。 ・キーパーソンの特徴として良くある例 　・ キーパーソンは決裁者とは別の場合もある。 　・ キーパーソンは決裁者が最も信頼している人が多い(実務上の判断を委ねている相手)。 　・ 会議中に決裁者が一番意見を求める相手がキーパーソンであることが多い。 　・ 自チームにとって「痛い」ような鋭い質問をしてくる人。 　・ その場にはいないが名前がよく出てくる人。 　・ 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手。 ・キーパーソンを見つけるポイント 　ますは発言内容や周囲の反応などから、影響力のある人物を徐々に特定していきます。 　最初は誰がキーパーソンか分からないことは多いので、 　接点を重ねる中で、発言内容や周囲の反応などから、影響力のある人物を徐々に特定していくことが現実的です。 　また、決裁者に「誰と相談すればいいですか？ 事前に意見をもらっておいたほうが良い人はいますか？」と率直に聞くことも手です。