関係者と距離を縮めるコミュニケーション

関係性を構築すべき相手が特定されたら、日々のコミュニケーションを大切にし、多く接点を持つことで関係者との距離を縮めていきます。 コミュニケーションのポイント ・より正確な情報を持つために、多くの関係者と接点を持つ。 ・挨拶などの単純な日々の接点を繰り返す。 　対話の機会を得たら、積極的な自己開示と他者への共感を示すことで、 　関係性が深まり本音の会話ができる関係性が構築できます。 ・本音で会話するためには、会議の場だけでなくインフォーマルコミュニケーション （休憩時の雑談・懇親会など業務外のコミュニケーション）も心がけましょう。 また、関係性の深め方を考える上では、ザイアンスの法則を参考にすると良いです。 ザイアンスの法則では、「人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく、実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい」という法則です。 会う回数とは、相手の視界に入るだけでも回数に含まれます。 つまり話し下手の方であっても、まずは誰にでも出来る簡単なアクションで関係性を深めていくことが出来ます。

関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ

  〈目次〉 関係者の洗い出し 洗い出した情報をまとめる キーパーソンを特定する 関連資料       1. 関係者の洗い出し   円滑にコミュニケーションを取るためには、関係者を明確にすることが大切です。 関係者を把握した後は、理解を深めるために関係者それぞれの特徴を掴んでいきましょう。     　       関係者の洗い出し まずは以下の方たちを、チームに関係する関係者として洗い出ししていきます。   　自チームが何らかの価値を提供している方々 　自チームに対して何らかの価値をもらっている方々 　自チームと協力している方々     　         Point  　関係者の洗い出しは自分以外一人で考えず、周囲の意見も確認する   　関係者を網羅できているかどうか不安な場合は、自チーム内の自分と異なる視点を持っていそうな人や、 　他チームへも聞いてみるなど、広い視野で、可能な限り洗い出すことが大切です。       2. 洗い出した情報をまとめる   関係者の名前や部署、役職だけでなく、権限範囲や判断軸を把握しておくことで 円滑にコミュニケーションを取ることができます。   洗い出した関係者に関する情報は、一覧化や、関係者図などの図式化を行い、自チーム内で共通認識を持てるようにしていきます。   関係者について、把握しておきたい情報の一覧  Check  　　最低限 把握したい情報 　　　　　　会社名、所属組織（部署名）、氏名、役職    Check  　  追加で 把握したい情報 　　 　　　　　　決裁者の場合 　　　　　　　その人が持つ権限（決済可能な金額、即決できる事柄 など） 　　　　　　　判断軸（コスト・品質等・納期など何を重視しているか） 　　　　　　　特性、趣味思考（論理的、人間関係を重んじる、前例の有無や現実性を重視、斬新なアイデアを好む など） 　　　　　　　　　　　 協力者の場合　 　　   　　　　その人の経験 　　　　　　　スキル 　　　　　　　タイプ（趣味、思考、好みや考え方 など）   　※一覧化した後は、自チーム内で共通認識を持てるように、共有を行いましょう。 　※項目は必ずしも固定ではありません。関係する組織・部門の中に所属されている人の中から、　　関係性が高い人の特性、その人の経験やスキル、チームに対する影響度・関心度など、必要に応じて項目を追加していきましょう。       3. キーパーソンを特定する   キーパーソンとは、経験が長い・信頼が厚いなどにより、組織の意思決定に 大きな影響を持っている重要な人のことを意味します。   一般的には役職が上位の方をキーパーソンと想像しますが、 そうではないケースも少なくありません。 円滑に業務を行うために、キーパーソンを特定しチーム内で共通認識を持ちましょう。   キーパーソンの特徴の一例
 決裁者が最も信頼している人（実務上の判断を委ねている相手）
　 会議中に決裁者が一番意見を求める人
　 自チームにとって「耳が痛い」と感じるような鋭い質問をしてくる人
　 その場にはいないが名前がよく出てくる人
　 周囲が遠慮している、必ずその人の反応を気にする人。いわゆる気を遣う相手     　           4. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】体制図フォーマット はこちら   ▶▶【📝記事】関係者と認識ズレを防ぐ方法 はこちら

相互理解を向上させるには？

   〈目次〉 相互理解の必要性 プロフィールシートの作成 キックオフミーティング・役割期待の共有 関連資料     1. 相互理解の必要性   一人ひとりではたらいている時よりも、より大きな成果を生み出すために、チームで協力関係を築いていきましょう。 協力関係を築くには、チームメンバー同士、お互いを知ることがとても大切です。   自分自身のこれまでの経験や持っているスキルを相互に伝えておくと、何か困った時にお互い手助けしやすくなります。 また、制約事項（家庭の事情で就業時間に制限がある など）を、チームメンバーに自身のことを知っておいてもらうことで、 安心して仕事に臨むことができます。   さらにはお互いの考え方や価値観などの内面的なことも知っておくと、 どんな時・誰に相談すれば良いか分かりやすくなり、仕事の連携もスムーズに行きやすくなります。   特にチーム発足時、あるいは新たなメンバーの加入時には、 互いのことを理解する絶好のチャンスです。都度以下のような機会を設けましょう。   プロフィールシートの作成 キックオフミーティングの実施・チームミーティングで役割期待の共有   この後の項目で1つずつ解説していきます。         2. プロフィールシートの作成   お互いを理解するために、まずは自己開示（自分の情報を伝えること）を行うことを心掛けましょう。 自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。   　Point　 　プロフィールシートは、志向性・スキル／経験・制約といった 　情報を整理し相手に伝えるだけでなく、   　少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、　 　コミュニケーションを円滑になりやすいです。     　Point　 　プロフィールシートの作成は、自分自身の棚卸の効果もあるため、 　定期的に整理することで自分自身の変化に気付けるようになります。 　見直しした際に、キャリア志向性がアップデートした場合は 　チームメンバーに共有しましょう。       　Point　 　もう一歩踏み込んで仕事の価値観や、どんなことを言われると嫌か、何に感動するか などを 　伝えることで自己開示（自分を理解してもらう）に繋がります。 　例えば、自分がどんな時に「うれしい」または「不快」と感じることを伝え、あらかじめチームに知っておいていただくことも有効です。     ▼どんな時に「うれしい」「不快」と感じるかの例   　　　 　           3. キックオフミーティング・役割期待の共有   キックオフミーティングはチームの発足時や、期の変わり目に行いましょう。以下はキックオフのアジェンダの例です。   キックオフのアジェンダ例 チームの目標の共有 活動計画、体制などの共有 お互いを知るコンテンツ（自己紹介や相互理解のためのワーク等）     人は、自身に何が期待されているかを認識することで、やりがいをもって仕事に臨むことができます。 そのため、チームへの加入時、あるいは期の初めの役割の再設計時には、相手へ期待している内容をしっかりと伝えることが大切です。 また、役割を設定する際には、本人自身が何を望んでいるか、志向性を把握した上で極力それにマッチするよう検討しましょう。     　     　Point　 　チームの立ち上げ時や、新たなチームメンバーの参画時には、 　上司の方は必ずチームの目的・目標・課題背景を伝えた上で、 　「なぜこの役割を〇〇さんにお願いするのか」という 　相手に対しての役割期待を伝えるようにしてください。   　その際に、これまでに把握していた該当のメンバーの志向性と、 　今後依頼する役割がどのように関連してくるのか、 　つまり、この役割・経験が将来的に目指している仕事にどう繋がるか　を 　共有しましょう。 　 　そうすることでメンバーのモチベーションを高め、 　さらなる成果に繋がりやすくなります。     また、チームの発足時には、先述のような上司から部下の期待だけでなく、 相互理解した内容に基づいて、お互いに期待することも対話しておくと良いでしょう。   例　佐藤さんは、資料作成が得意だから困った時は助けて欲しい 　　鈴木さんは、システム関係が得意だからフィードバックをしてくれるとありがたい など 　　伝え合っておくのも良いでしょう。     　       　Tips　　　期待を伝えるコツ メンバーの意欲を高めるために、期待を伝える時は時間軸を意識しましょう。 ＜ポイント＞ 過去（メンバーが以前に話していたこと） 現在（直面している状況と、対象メンバーにお願いしている理由） 将来（メンバーにとって想定されるメリット） ＜例：具体的な伝え方＞ 「Aさんは以前、●●がやってみたいと言っていたよね。（過去）今このプロジェクトで▲▲に取り組んでもらいたい理由は、Aさんの強みである□□が活かせると思うからなんだ。（現在）この経験を通じて、●●に繋がるスキルがさらに磨けると思うよ。（将来）」             4. 関連資料     ▶▶【🎥解説動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら    

期の変わり目のコミュニーケーションプランの更新方法

期の変わり目は、関係者と交流を深めるための機会を計画しやすい時期です。 次期の活動に必要となる定例会や関係者との交流の機会を計画しましょう。 より深い関係性を構築するための企画例： ・仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 ・関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 ・新たなお付き合いを始める際の「交流会」 ・ランチ会 ・業務時間内での振り返り会