【9月特集】見せ方で変わる！「成果が伝わる報告術」

管理職のみなさん、 「成果は出しているのに、報告の仕方が悪く評価につながらなかった…」「チームの頑張りをうまく伝えられず、結果的にあまり成果が出せていないと受け取られてしまった…」 そんな苦い経験はありませんか？ 今回の特集では、“伝わる成果報告”の基本構成を徹底解説。すぐに使える便利なフォーマットもご紹介します。 報告スキルを磨き、チームの成果を正しく伝え、評価につなげていきましょう！ 〈目次〉 ①なぜ成果が上手く伝わらないのか？ ②どうしたら成果を上手く伝えられるのか？ ③成果を伝えるための具体的なステップとは まとめ 成果報告書フォーマットダウンロード 特集記事バックナンバー ①なぜ成果が上手く伝わらないのか？ 成果が伝わりにくい理由 成果の「背景」が抜けている → どんな課題に対して取り組んだのかがないと、成果の価値が伝わらない。 数字や事実が不足している → 「頑張りました」「改善しました」だけでは具体性に欠ける。 ストーリーがバラバラ → 報告をただ羅列すると、聞き手にポイントが伝わらない。 相手視点になっていない → 上司や関係者が知りたいこととズレたまま報告してしまう 失敗例 「〇〇を頑張りました」「□□を改善しました」と活動内容だけを強調してしまう。 グラフや表がなく、成果が感覚的な表現だけになっている。 成果報告が長くなりすぎて、結論が見えにくい。 「チームでやったこと」が見えず、個人の主張に聞こえてしまう。 ②どうしたら成果を上手く伝えることができるのか？ ポイント 資料をシンプルで見やすくする → 情報を詰め込みすぎず、「背景→施策→成果」の流れを守る。 定量的・定性的の両面で伝える → 数字で「成果の大きさ」、エピソードで「成果の意味」を補完する。 比較を入れる → 「目標と実績」で成果の位置づけを明確化。 相手視点で強調点を変える → 上層部には「売上・利益・リスク低減」、現場には「効率化・やりやすさ改善」など。 報告例 「特に□□の施策について、△△部との連携が寄与し、売上は昨年比120％を達成しました。」 「目標には届かなかったものの、新しい仕組み導入によって作業時間を30％削減できました。次期はさらに定着化を進めます」 ③具体的な作成ステップ ※フォーマットは本記事の下部よりダウンロードしてご活用いただけます。 STEP① 振り返り：課題・背景・注力施策・成果 まずは、「どのような課題背景から、取り組みを行ったのか」課題と施策の振り返りを行いましょう。 そして、施策に対して「どのような成果が出たのか」を分かりやすく整理しましょう。 成果は、売上・利益・受注件数などを目標と実績を並べて示すことで、達成度が明確になります。 目標に届かなかった場合は、その理由や学びを含めることで、次の改善提案につながります。 STEP② 目標：方針・施策・定性/定量目標 振り返りをもとに、次の半期に向けた目標・施策を設定しましょう。 ポイントは、「ニーズに応えている」「実現可能である」ことです。 前期実績と次期目標を並べることで、チーム全員が目標を共有しやすくなり、達成に向けた意識も高まります。 さらにマイルストーンで施策ごとの進め方を整理することで、計画性や方針が伝わりやすくなります。 まとめ：成果をより分かりやすく伝えてさらなる価値を発揮しよう！ 「背景・施策・成果」「目標・方針」を整理して伝えることで、チームの成果を最大限にアピールでき、 次のステップへ自信を持って進むための準備を整えることができます。 また、成果はチームや関係者の協力によって生まれます。 報告時に感謝や協力への呼びかけを含めることも心がけると信頼とモチベーションが高めることができます。 例：「〇〇様からのアドバイスが突破口になりました」「△△部との連携が成果につながりました」 「次期も引き続きご協力をお願いします」「この目標達成には皆さんの力が必要です」等 ▶▶【📅ファイル】成果報告書ダウンロードはこちら ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら

一方的に顧客やチームの上位組織から目標が通知される場合にすり合わせるポイント

目標の決定プロセスは様々あります。「チームで話し合って決める」という以外にも、一方的に顧客や上位組織から目標が通知される（降りてくる）ことも多くありますが、ただ目標が通知されるのを待っているのは良くありません。 目標が決定するまでの過程で、自チームから関係者に対して能動的に提案をしていくことが大事です。 これまでの自分たちの活動の振り返りを元に現状を分析し、関係者の今後目指すことに対して、目標案を提示しましょう。 関係者との意向と異なる場合、相違点や相違の背景を対話により明らかにしていけば、折衷案を出すこと等も可能です。 何よりチーム自身で検討することで、顧客や業務への理解が深まり、結果、主体的に業務に関わっていくことができます。 そして、最終的には目標を関係者としっかり合意しましょう。実は、目標をたてることと同じくらい合意することは大切です。期初やチームを始める最初の段階で、ゴールとなる目標を双方で確認、そして合意ができると良いでしょう。 合意した内容は資料や会議議事録などによって書面に残し、できる限り目標は数値化(KPI化)しておくことで、その後の認識齟齬や「言った、言わない」を防ぐことになり、円滑に仕事を進めることができます。

成長を促すアサインの仕方とフォローの仕組み

人材育成において、70%は「経験」からの学びが成長に影響すると言われています。 特に、メンバーがこれまで経験したことのない領域や、少し高いハードルに挑戦する 「チャレンジングなアサイン」は、成長を加速させる大きな機会です。 この機会を通じて、メンバーは新たなスキルや視点、自己効力感を獲得し、 その結果、チーム全体の価値向上にもつながります。 この記事では、チャレンジングなアサインの定義とその具体例を紹介した上で、 それを成功させるための「配属」と「フォロー」のポイント、さらにそれを支えるチーム体制設計について解説します。 目次 チャレンジングなアサインとは？ アサインを行う際の配属のポイント アサインを行う際、管理者のフォローポイント チーム体制の作り方 まとめ 関連資料 1. チャレンジングなアサインとは？ チャレンジングなアサインとは、メンバーがこれまで経験したことのない領域や、 少し高いハードルに挑戦する機会を与えることです。 これにより、メンバーは新たなスキルや知識を獲得し、成長することができます。 例 初めての顧客対応やプレゼンテーション 新規プロジェクトの立ち上げやリーダー役 他部署との連携業務や外部との交渉 業務改善や仕組みづくりなど、抽象度の高い課題への取り組み アサインの効果 チャレンジングな経験は、個人の成長を促すだけでなく、以下のような効果をもたらします。 自己効力感の向上：挑戦を達成することで、自信を得ることができる。 チーム全体のパフォーマンス向上：個々の成長がチームの価値を底上げする。 新しい視点や能力の獲得：未経験領域への挑戦が、新しい視点を生み出す。 注意点 チャレンジングと無理の違い 「チャレンジング」であることが「無理をさせること」とイコールではありません。 適切な配属やフォローがなければ、メンバーが過剰なストレスを抱えたり、挫折してしまうリスクがあります。 チャレンジングなアサインを成功させるためには、「成長機会」と「心理的安全性」の両方を意識することが重要です。 2. アサインを行う際の配属のポイント チャレンジングなアサインを成功させるためには、適切な配属が重要です。 メンバーの成長と業務成果を両立させるために、以下の要点を押さえることが必要です。 ①ゴール着地のイメージを持つ 配属元が「完了状態」を明確に描けていない場合、アサインは失敗しやすくなります。 着地イメージがないままの配属は“無茶振り”となり、適切な人選やフォローが困難になります。 ②志向性とのマッチング メンバーの志向性とアサイン内容が一致しているかを確認しましょう。 完全一致でなくても、チャレンジによって得られる成長やスキルを具体的に伝えることで、 納得感を高めることができます。 志向性と異なる場合は、正直に理由を説明し、合意形成を図ることが大切です。 3. アサインを行う際、管理者のフォローポイント 未経験の業務やチャレンジングなアサインでは、メンバーが安心して取り組めるようなフォロー体制が欠かせません。 心理的安全性を保ちながら成果を最大化するために、以下のポイントを意識しましょう。 ①丸投げしない 未経験領域では仮説の精度が粗く、軌道修正が頻発します。 心理的安全性を保つために、定期的な相談時間（例：15分/日、1時間/週）を事前に設定しましょう。 ②細かいチェックをしすぎない 細部まで過干渉してしまうと「任せられたはずでは？」という不信感につながります。 管理者はP/L（損益計算書）や稼働管理表、タスク一覧などを活用し、状況を可視化することで、報告・相談の効率を高め、メンバーに任せられるようにしましょう。 ③相談の基準を明確にする チャレンジングな業務では、相談のタイミングが分かりづらくなります。 「30分考えても糸口が見えない場合は相談する」など、時間を基準にしたトリガーを設定することで、 メンバーに心理的負担を与えずにスピード感を保ちながら前進できます。 4. チーム体制の作り方 チャレンジングなアサインを行う場合、業務量の偏りや負担が大きくなると、チーム全体のパフォーマンスが低下しかねません。 これを防ぐために、以下のポイントを意識した体制設計を行いましょう。 ①常に余力を持つ 業務量に対してギリギリの人員配置は、残業の常態化や改善余力の欠如を招きます。 業務改善・自己研鑽・緊急対応のバッファを含めた余力設計が重要です。 ②マネジメント工数を確保する 管理者がプレイングに偏ると、メンバーの育成や状況把握が疎かになります。 一時的な対応であっても、根本的な体制見直しの計画をステークホルダーと共有しておきましょう。 ③チーム内の協力体制をつくる 効果的な協力体制を築くためには、メンバー同士が状況を共有しやすい環境を整えることが大切です。 共有された情報を活用し、チーム全体で支援し合える仕組みを作ることで、相乗効果を最大化することが可能です。 Point メンバーのミッション・進捗・工数負荷・困りごとを共有する 状況が分かれば、自然とフォローし合える関係が生まれる チームは単なる労働力の総和ではなく、相乗効果を生む場である まとめ チャレンジングなアサインは、メンバーの成長とチームの価値向上に直結します。 その成功には、配属の設計、フォローの仕組み、そして無理なく支える体制づくりが不可欠です。 チーム全体で支え合いながら、挑戦を成長につなげる環境を整えていきましょう。 関連資料 ▶▶【📅資料】メンバー稼働管理表.xlsx はこちら

目標を設定するコツ

目次 目標を設定する理由とは？ 目標設定を行うには 目標設定のポイント 目標を達成するためのポイント 関連資料 1. 目標を設定する理由とは？ 目標設定とは、目的達成のために必要なプロセスや指針を明確にすることです。 新しい期の始まりに設定する会社が多いですが、苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか？ 明確な目標があると、具体的なアクションや優先順位を設定する助けとなり、仕事の効率と効果を高めることができ、チームの目標があることで全員が同じ方向を向き、進捗を把握しやすくなります。 一方、目標が曖昧だと効率が低下し、達成が難しくなってしまいます。 また、個人で明確な目標を設定することで、達成感や成長の実感を得られ、 次の目標への意欲や自信につながるため、モチベーションの向上も期待できます。 これらのことから、目標設定をするようにしていきましょう。 2. 目標設定を行うには 目標は、論理的に構造化し作成することで設定しやすくなります。 まずは目的を達成させるために、現状と比較するとどんなギャップがあるか洗い出してみましょう。 例 目的 成し遂げようと目指す事柄 サービスサイトの利用満足度を向上させ、 リピート率を高めること 問題 現状と目的のギャップ 現在は利用満足度が35%と低く、 リピート率が10％に留まっている 課題 問題を解決するために必要な事柄 ユーザーからのフィードバックを収集・分析し、サービスサイトの改善につなげる仕組みを整えること 目標 課題解決し目的が実現された状態を具体的に表したもの 来期までに利用満足度を70％以上に向上させ、リピート率を30％以上にする 3. 目標設定のポイント 先述した通り、目標は明確にすることが重要です。 ここからは、目標を設定する時のポイントをご紹介します。 Point 目標の中間地点も決めておく 目標が決まったら、そこに行くまでの中間地点と必要な要素は何か？ということも洗い出しておくことが重要です。 最終的な目標は立ててあるが、中間目標がないという状態だと、 順調に目標に向かっているかどうか分からず、期間におけるチームの活動が正しいかどうかも分かりません。 ＜例＞ 目標「３年後に自社スマートフォンの利用者数を現状の倍の100 万人にする」 1年後 利用者60万人。注力することは見た目を改修する 2年後は・・・ というように、最終目標からの単純な期間按分だけでなく、その期間の中で中間指標以外に何を達成するのか？ 最終ゴールにたどり着くために必要な要素は何か？ということも洗い出して注力することを決めていきましょう。 Point KPIを設定する KPI（重要業績評価指標）とは、目標達成に向けた進捗状況や成果を測るための具体的な指標のことです。 設定したKPIを定量的に管理することで、目標にどれだけ近づいているかを把握しやすくなり、 今後必要な改善や行動を明確にすることができます。 KPIは顧客から求められる場合もありますが、ここでは求められるKPIが無い場合は、 「行動」と「状態」を可視化することで設定できます。 ＜例＞ ある営業組織で1000万の売上金額、月10件の受注という目標を掲げている場合 １. 状態の可視化 「1000万円の売上」を「月10件の受注」で達成する 1件あたりの平均販売価格は100万円である必要がある 受注件数が順調でも、販売価格が低ければ目標は達成できない⇒大型案件と小型案件の商談比率を考慮して適切なKPIを設定します。 ２. 行動の可視化 営業チームが「月10件の受注」を目指す 受注数が見積もり提出数の1/3と見込まれる場合、見積提出件数は30件必要 見積提出には100件の商談が必要⇒既存顧客のリピート率も考慮すると、さらに具体的な行動計画が立てられます。 このようにKPIを適切に設定することで、具体的な行動計画を立てやすくなり、効果的に目標を達成することが可能となります。 4. 目標を達成するためのポイント Point 目標設定はチームを巻き込みましょう 目標設定のプロセスにはチームメンバーを巻き込み、全員でアクションプランを検討することが大切です。 これにより、メンバー全体で目標の背景への理解が深まり、より一人ひとりが主体的に取り組めるようになります。 たとえ組織から目標が示されていて、チームで決められない場合でも、 達成方法や計画はチームで話し合い決めていきましょう。 現状の課題を分析し関係者と対話を重ねることで、最適な目標を設定しチーム全体の主体性と理解を高めることができます。 また、目標はチームで話し合い、少しでも達成を楽しみにできるもの・ワクワクできるものを選びましょう。 ワクワク感がある場合、チームのモチベーションとコミットメントを高め、良い活動に繋がります。 Point 目標の実現性をより高めるために 目標を明確にし、実現可能にしていくために「SMART」というフレームワークを活用し、目標に抜け漏れが無いかチェックしましょう。 意味 内容 Specific 具体的である 誰が読んでも分かるように具体的な表現や言葉で書き表す Measurable 達成できたかを計測できる 目標の達成度合いが本人も、チームや上司に報告する時も分かりやすくなるよう内容を定量化して、進捗管理しやすくする Achievable 十分に達成可能である 希望や願望だけでなく、現実的に達成できる内容かどうかを確認する Relevant 関連性の高いものである 設定した目標が組織やチーム全体の目標とも関連しているか確認する Time-bound 期限が定められている いつまでに目標達成するのか、その期限が設定されているかを確認する 5. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法 はこちら ▶▶【📝記事】ミッションの策定方法 はこちら

ニーズを把握し提案するコツ

目次 ニーズを把握して深堀する 相手のニーズが変化した際に期待値を調整する 提案する時のコツ 関連資料 1. ニーズを把握して深堀する チームの目標を立てるためには、誰のどんな問題を解決するべきなのか、相手のニーズをより深く理解することが大切です。ここでは、ニーズをどのように把握・深堀し、どんな提案をしていくと目標が達成でき、より高い成果につなげられるのかを考えます。 ここからは、ニーズの把握・深堀を３ステップでお伝えします。 Step① 言葉にしてくれたニーズを拾う ニーズには、相手から伝えられた「顕在ニーズ」と相手も整理できていない「潜在ニーズ」があります。 まずは相手が、言葉にして伝えてくれた「顕在ニーズ」を捉えましょう。 Step② 顧客以外の関係者からもニーズを引き出す ニーズは顧客だけでなく、関係者全体から確認しておくと、あとで大幅な進め方変更が起こりづらくなります。 Step③ ニーズを確認と深堀 特に潜在ニーズについては、把握が難しいですが、以下のような方法で洗い出していくことができます。 ニーズ把握のやり方 ねらい 顧客ニーズをチーム内で仮説を立てて話し合う 普段の顧客との会話を元に、 「どんなことを求められているのか」 「どんな提案できると良いのか」 ニーズを仮説で考えてみます 顧客ニーズについて、チームメンバーがお互いどのような 認識を持っているか話し合うことで、新しい発見が生まれたり、 チーム内で認識をすり合わせる機会になります。 顧客とのニーズ会話用のミーティングを設定する 顧客との会議にあえて意見交換の時間を組み込みましょう。 アジェンダ例： (変更前)来期方針について (変更後)来期方針についてのディスカッション 今までの会話では話されていなかったことや、 新しく気づいたことなど 積極的に意見をいただける可能性が高まります。 また、課題に目を向け、改善について 意識を向けることができます。 複数の階層でニーズの相違点を押さえる 顧客の担当者・決裁者など、それぞれのニーズに 相違点があるかを考えてみます。 立場・役割・責任の違いによって視野に差があるため、 できる限り複数の階層からのニーズを把握することで、 ニーズをズレて捉えたまま業務を進めてしまうことを防げます。 2. 相手のニーズが変化した際に期待値を調整する ニーズが変化した際は、相手への期待値も変化することがあるため、相手の期待値とギャップがないかを確認し、期待値を調整してください。 期待値の変化例 前の依頼では完成度は80%で良かったが、今回は事情(背景)が変わったので、完成度100%を求められた 相手から異なる視座や視点が求められ、期待値ギャップも発生した Tips 期待値の変化を把握した際に対応すること 視座・視点の違いから生じる現状認識の違いがニーズと期待値ギャップの要因の場合は、お互いに現状と期待値を対話によってすり合わせること 必要に応じて当初の計画を柔軟に変更して期待値と調整を図ること⇒お互いに困っていることは可能な限り協力し合い乗り越えることで、その後の関係性を強める効果も期待できる 3. 提案する時のコツ 顧客の要件事項が断片的で全体が分からない時は、仮説を立てて確認する方法も有効です。 最初は精度が低くても、小さいことから仮説を立てて提案し、相手からの反応を見て、少しずつ考え直していくことで、 ニーズの深堀について精度を上げることができます。 Tips 情報が断片的なときは仮説で相手に聞く 以下、聞き方の例 「これまでのお話から、新商品の開発はターゲット顧客のニーズをより詳細に把握することが課題であると考えましたが、こちらは正しい理解でしょうか？」 「もし正しいようであれば、私たちがご提案できるのは、市場調査を通じたターゲット顧客の行動分析や、新商品のフィードバック収集です。この内容は、お求めのサポートに近いでしょうか？」 ニーズの把握・深堀ができたら、次はニーズを叶えるための提案を行います。きれいな提案資料を用意できても、伝わらなければ意味がありません。伝わる提案をするために、大切になるのは「骨子」です。4つのポイントを押さえ、相手にわかりやすく提案できるように以下を活用ください。 4つのポイント 提案する内容 何を決めたいか 決議事項 なぜそうしたいのか 関連する規定・ルール・条件 そこにいたるまでの経緯 背景 関連するアジェンダ・できごと 今回の提案で実現したいこと 目的 目標 提案詳細 詳細内容 スケジュール 金額 課題・リスク 得られる効果 備考 4. 関連資料 ▶▶【📅資料】提案書.pptx はこちら ▶▶【📝記事】ニーズの変化を確認するコツ はこちら ▶▶【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ はこちら

ミッションの策定方法

目次 ミッションを策定する理由 ミッションを策定する時に考えること 関連資料 1. ミッションを策定する理由 ミッションとは、自チームの存在する理由のことです。 把握したニーズをその背景まで深堀し、チームで「やるべきこと」として落とし込んで、チームの「ミッション」を作成します。 ミッションというと、会社や事業部などの大きな組織単位のものという印象があるかもしれませんが、チーム単位であってもミッションを明確にすることで、チームの意識が統一されゴール達成に近づきます。 ミッションを策定することの効果 ミッションを明確に言語化しておくことで、初心に立ち戻るための仕組みを作ることができます。 対面で人と接する仕事の場合は、相手の反応が分かりやすく目標達成の実感を得やすいため ミッションの解像度を高く保ちやすい傾向があります。 一方、多くの人が関わる複雑な工程の中で、直接的な接点が少ない役割を担う場合は、相手の解像度が不鮮明になりがちです。 その結果、目の前の作業に意識がとらわれ、徐々に本来の仕事の目的意識が薄れてしまうことがあります。 このような状況に陥った時のためにも、初心に立ち戻る仕組みとしてミッションを策定しておくことは有効です。 ミッションが明確に定められていれば、目的意識を持続しやすくなり、結果として仕事の質が向上します。 Tips ミッションは迷ったときの道標となる北極星のようなもの 北極星はほとんどその位置を変えない星のため、大昔には旅人を助ける夜空の目印とされていたそうです。 ミッションにも、この北極星と同じような役割があります。 具体的な目標の背景にある「何のためにやるのか」「何のためにチームが存在するのか」を ミッションで明文化することで、何か迷ったときに立ち返る拠り所になり、チームの結束を強めることができます。 2. ミッションを策定する時に考えること 大きな組織だけでなくチーム単位でもミッションを明確にすることで、結束が強まり効率的な目標達成が可能になります。 チームのミッションを作る際には、以下を考えましょう。 全員の納得と共感が得られるか チームメンバー全員が納得・共感できるミッションを見つけることが重要です。 これには、関係者のニーズと総合的に紐づいている必要があります。 関係者のニーズの例：顧客や組織の大方針、メンバー一人ひとりのキャリア志向やコンディション、チームの1年後のありたい姿 仕事の目的を明確にする問いに答えられるものであるか 「我々の仕事は誰のどのような問題を解決することなのか？」 「問題を解決をするために、我々は何をするべきなのか？」 上記のような「すべきこと」を明確にする問いに答えているミッションであると良いです。 シンプルで共感を得やすいか ミッションは関係者のニーズに基づいて、チームの使命や判断の軸となるものですので、 背景にある目的を明文化し、できるだけシンプルにまとめることでメンバーから共感を得やすくなります。 言語化の重要性 ミッションを言葉にすることは手間がかかりますが、チームが結束するための第一歩として非常に重要です。丁寧に言語化することで、チーム全体が同じ目標を共有し、一体感を持って行動することができるようになります。 このプロセスを丁寧に行うことで、チームのミッションが明確になり、 全員が同じ方向を向いて効率的に仕事を進めることができるようになります。 ＜ミッションの例＞ 策定したミッションは、チームに共有することで組織の一体感が生まれます。必ず共有するようにしましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら

計画の見直しをするには？

目次 振り返り用のデータを揃える 予実差を確認し要因分析を行う 振り返りを次期計画に反映させる 関連資料 計画は、期初に立てたものから予定通り行かなかったり、時間がなく立てたきり見直しを忘れてしまうことがあるかもしれません。 ここでは、期末など定期的なタイミングで行う計画の見直しについて考えていきます。 まずは今期の振り返りをし、それぞれの要因と対策を検討し、来期計画に反映させていきましょう。 1. 振り返り用のデータを揃える 振り返りをするために参照するべきデータは様々ありますので、以下を参考に必要なデータを揃えてください。 自チームに関すること チーム目標の進捗、結果 メンバーの個人目標の進捗、結果 自組織に関連すること 自社の今期目標の進捗、結果 自社の来期方針 顧客に関連すること CSアンケート(顧客満足度調査等) 顧客組織の来期方針・キックオフ資料 ※CSアンケートについて CSアンケートは、内容だけを確認するのではなく、 可能であれば、顧客に対してフィードバック・ヒアリングの機会を持つことが望ましいです。 せっかく行った施策も、相手のニーズを満たしていなかったり、 伝わっていないと意味が薄れてしまいますので、この機会にすり合わせしておくと良いでしょう。 施策が顧客のニーズに合っているか、効果が伝わっているかを確認することで、施策の精度を高めることができます。 2. 予実差を確認し要因分析を行う 振り返りを行う際は、予実差（計画（予） と 実際の結果（実） の間に生じた差）を確認します。 単純に結果を評価するだけでは、なぜその結果になったかの要因が分からないため、 過程も振り返った上で「なぜその結果・予実差になったのか」を深掘りし、原因分析を行い次期活動計画へ反映します。 過程については時間が経つにつれて思い出しづらくなってきますので、 3か月に1回の振り返りを行って、その学びを可視化しましょう。 ＜以下、イラストの予実差から見る要因分析の例＞ 過程と結果 4月 プロジェクトを進める中で、人員が足りないと判断し2名増員 6月 育成計画でトラブル発生 7月 1か月延期を決定 要因 計画当初は、作業工数を見積り通りに進められることを想定していたが、実際は想定以上に●●の作業に複雑さが増したため増員。 増員時に育成を実施したが、新メンバーに合わせた習熟期間の考慮が漏れており遅延。 分析におけるポイントは全体を俯瞰して考えることです。 例えば成果が出なかった時に「やり方が悪かった」「能力が足りない」と短絡的に捉えるだけでなく、 「そもそも成果の基準が適正でない」「目的と手段が合致していないため、モチベーションに影響を与えている」など、様々な要因を見つけるために、俯瞰的な視点で見直すことが重要です。 Tips フィッシュボーン図を活用する 要因分析の手法としてフィッシュボーン図を活用してみましょう。 これは、問題解決や、成功要因の分析時に結果がどのようにしてもたらされたかを図式化して、 成功要因や、問題点をあぶり出すのに用いられます。 また、チーム間で要因の共通認識を持ちやすくするためにも有効です。 3. 振り返りを次期計画に反映する 振り返り・分析の結果をもとに、来期計画へ具体的に反映します。 新しい計画に合わせアクションプラン調整することで、よりチームの目標達成に近づきます。 改めて設定した計画については、チーム内に共有し、顧客とのすり合わせをしておくと チームのパフォーマンス向上が期待できます。 4. 関連資料 ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら

業務の制約を理解しリスクを防ぐ方法

業務を進めるうえで、目的達成のために「何をしてもよい」わけではありません。 短期的な成果を追求するあまり、法令違反や情報漏洩のリスクを見過ごすと、重大な損害につながります。 法令や社内ルール、業務上の条件など、守るべき制約事項を正しく理解し、状況の変化に応じて見直すことが重要です。 この記事では、業務遂行にあたり認識しておきたい制約事項について解説します。 目次 制約事項とは何か？ 制約の3分類と確認ポイント 制約事項の変化を確認するタイミング 法令・規定の情報収集と対応 制約管理の目的はリスクマネジメント 関連記事 1. 制約事項とは何か？ 業務に取り組む際に、必ず守らなければならないルールや条件が「制約事項」です。 これには、法令や社内規則の遵守事項だけでなく、業務遂行に必要な条件も含まれます。 制約を守らない場合、法令違反や情報漏洩といった深刻な問題が発生し、業務の継続が困難になる可能性があります。 制約は大きく以下の2種類に分類されます。 種類 内容 管理主体 ルール 法令・社内規則などの遵守事項 主管部門（法務、人事、情報システムなど）＋自チーム 条件 業務遂行に必要な前提条件（納期、予算、成果など） 自チームが責任を持って管理 2. 制約の3分類と確認ポイント 業務を円滑に進めるためには、制約事項を適切に分類し、それぞれの特徴や管理ポイントを明確にすることが重要です。 ①一般制約（情報セキュリティ・コンプライアンスなど） 社会通念上のルールや企業全体で定められた規範 自チームに適用されるルールを確認し、特に留意すべき点を把握する 世の中の変化（法改正、社会動向）も情報収集しておく ②固有制約（業務関連法令・内部ルール・契約など） 業界特有の法令や企業独自のルール、慣習 前期の結果や事業方針により急に変更されることもある 自チームに直接関係しない事象がきっかけで変わる場合もあるため、関係者との会話で確認する ③業務制約（QCDS：成果・コスト・納期・範囲） ニーズの変化やステークホルダーの変更により制約が変化する 業務内容に変化がなくても、関係者と必ず確認する 目標に付帯する条件（例：予算、期限、成果指標など）を明確にする 3. 制約事項の変化を確認するタイミング 制約事項は固定的なものではなく、状況や環境の変化に応じて柔軟に見直す必要があります。 変化を見逃すと、業務の進行に支障をきたしたり、リスクを招く可能性があります。 事前に情報を収集し、業務への影響を早めに把握して、対策を講じましょう。 Tips 期や年度の変わり目を必ず確認するニーズとともに制約も変わりやすいため、変わり目には必ず制約内容を確認する 新しい業務や初めての領域ではルール適用をチェックする既存のルールが適用できるかを事前に確認し、必要に応じて調整を行う 他部署・他社との協業時は制約のズレに注意する文化や慣習の違いから制約が異なる場合があるため、相手側の状況を理解し調整を図る 4. 法令・規定の情報収集と対応 業務を進める上で、法令や規定の変更はチームの業務遂行に直接的な影響を与える可能性があります。 適切な対応を行うためには、最新の情報を収集し、チーム内で共有する体制を整えることが重要です。 特に、施行時期や影響範囲を把握し、業務計画に反映することで、リスクを未然に防ぐことができます。 Tips 情報収集を日常的に行う担当部門（法務部門や総務部門）と普段から接点を持ち、関係性を築いておくことで、重要な情報を早期に得られる体制を作る 影響範囲を具体的に把握する新しい法令や規定の施行時期や業務への影響内容を整理し、対応に必要な工数やリソースを事前に計画に反映させる 柔軟な対応体制を整える急な規定変更にも対応できるようチーム内で情報共有を徹底し、必要に応じて業務プロセスの見直し準備を行う 法令や規定の変更がもたらすリスクを最小限に抑えるためには、情報収集と対応計画を継続的に行うことが不可欠です。 これにより、予期せぬ問題を防ぎ、安定した業務遂行が可能になります。 5. 制約管理の目的はリスクマネジメント 制約を正しく把握し、管理することで以下のリスクを防止できます。 制約の逸脱 想定されるリスク 想定されるリスク 企業損害、操業停止、風評被害 社内ルール違反 業務停止、信頼低下 業務条件未達 ミッション未達成、成果不十分 業務制約に特化した管理が求められるチームは、QCDS（Quality, Cost, Delivery, Scope）に基づいた制約管理に注力しましょう。 6. 関連記事 ▶▶【🎥動画】類似したミスに気づけない はこちら ▶▶【📝記事】リスクを洗い出し管理する方法はこちら ▶▶【📝記事】トラブルを未然に防止するには？はこちら

目標、施策の進捗確認をしよう

進捗を確認するには、チーム全体の活動をデータ化し、予定に対する実績を確認する必要があります。 この際に週単位や月単位といった累積値の推移が分かるようにすることで状況把握が行いやすくなります。 設定した目標・アクション・KPIの進捗確認をした後は、未来を予測します。 このままのペースで進めた場合に目標が達成できるかどうかを予測し、達成が難しいと思われる場合は、アクションを修正しましょう。 現在の数値を正しく把握するとともに、「このまま進めたらどうなるか」を予測することが大切です。 実績の可視化のポイント 測定手法については、何らかのシステムから日々の行動のデータを抽出し可視化できると現状把握が非常に楽になりますが、システム等でのデータ抽出ができない場合は工夫が必要です。 例えば、WBSや業務一覧から進捗を把握する場合は、それぞれのタスクの完了条件を明確にした上で、 ステータス変更をすることで、進捗率を見ることができます。 変更するルール(毎日定時時間を設けて更新する、変更する人を決めるなど)を定めておくと、現状把握を行いやすくなります。 チーム全体の進捗を見るためには、各メンバーの期間中の活動の可視化が必要な場合もあります。 各メンバーは日や週単位で自分自身のパフォーマンス入力を欠かさずに行いましょう。 例えば、管理システムや管理表などに数値などの実施結果を入力する、WBSのステータスを変更する、稼働工数を入力する、などです。 とにもかくにも、実績数値を可視化することが進捗把握の基本となります。 進捗と状況の共有のポイント 予定と実績の進捗はただ管理者が把握するだけでなく、関係者、チーム内双方に定期的に報告、共有しましょう。 これは正確な進捗管理と同じく、あるいはそれ以上に大切なことです。 関係者に定期的に報告することで、状況や背景が変化し目標そのものを変更しなければいけない場合に早期にそれをキャッチアップすることができますし、 進捗の改善に周りの協力が必要な場合などにその協力を取り付けやすくなります。 チーム内への共有も非常に大事です。どれだけ良い目標を設定し、チーム内のコミットメントを高めたとしても、その進捗が分からなければ、自分の仕事が何に繋がっているかの実感が薄くなり、コミットメントは弱まります。 それどころか、何のために仕事をしているのかが分からずモチベーションが低下してしまうことで、管理層への不信感に繋がります。 よく、「状況が悪いので共有を見送っている」「不明確な情報もあるので、共有ができない」といったシーンを見ますが、これは全く逆です。 きちんと目標設定ができていれば、悪い状況に関してもチーム全員で改善について検討し、より良い改善案を出すことができますし、「悪いことでも共有してくれた」という信頼感が更にコミットメントを高めます。 また、不明確な情報であっても「不明確である」ということをきちんと前提として伝えさえすれば、誤解などを招くことは少なく、むしろ仮説をベースに早い段階からチーム全体でアクションを考えることができます。

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。