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1on1 相手の悩みを引き出せない
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チーム内のコミュニケーション設計
チームメンバー同士がコミュニケーションを取る機会は、必ず設定しましょう。 大きく分けて2つのミーティングを設定しておくと良いです。 ①1on1 メンバーの状況の把握、相談事や悩みを聞く場、互いの理解のために、 管理者と1対1で会話する機会です。 特徴的な点は、通常のミーティングや会議とは異なり、1on1は相手となる部下１人のためだけに確保された時間であるという点です。 多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1実施時のポイント 実施時のポイントは3つあります。 1 定期的な時間を確保すること 2 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) 3 スタンスは部下のため ②チームミーティング チーム内における情報共有、目標管理、課題(問題)の検討などを行う機会です。 開催頻度は業務の変動性によって日々共有を行うべきもの、 月1回など頻度を調整します。 当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有がしやすいです。
コミュニケーションの仕組み化
〈目次〉 コミュニケーションの仕組み化 関係性を深めるために必要なこと 関連資料 1. コミュニケーションの仕組み化 コミュニケーションを仕組み化するために、”コミュニケーションプラン”を作成していきましょう。 コミュニケーションプランとは、仕事をスムーズに進めるために、対話の機会をあらかじめ計画し確保しておくことですので、 対話の内容により頻度や手法が変わってきます。 コミュニケーションプランを作成するために、「目的(内容)」「頻度」「手法」の3 つの事柄に分けて考えましょう。 コミュニケーションプラン作成のために 考えるべきこと 目的(内容) 何を会話したいか？ 「意見交換、相談、連絡、報告、承認」 頻度 どれくらい会話したいか？ 「定期、不定期」 手法 どのように行いたいか？ 「メール、チャット、対面、会議体」 コミュニケーションプラン作成時に注意すべきこと チームの組成時やプロジェクトの発足時には、関係者間で勘違いや認識ズレが発生しやすい時期ですので決定的なすれ違いによるリスクを低減するためにも、日次でのミーティングを設定しましょう。 決裁者など活動のカギを握る主要な関係者が参加される会議については、あらかじめ数ヵ月先まで定期的な接点を確保しましょう。これは何かが起こってから、急に予定を確保しようとすると調整が難しいことが多いので、情報交換や意思決定の遅れによるリスクを低減するためです。（何か問題や会話したいことが発生した場合に、急にスケジュールを空けていただくよう調整するよりあらかじめ予定を確保し不要な場合にキャンセルする方が、相手への負担が少なく親切です。）予定をキャンセルする際には、「今週の会議で課題は解決したため来週までに追加のアジェンダがなければ次週定例はキャンセルします」など 理由をお伝えし、適宜関係者に連携を行いましょう。 2. 関係性を深めるために効果的なこと 人との関係性はコミュニケーションの量に比例すると言われています。 チームの組成時やプロジェクト発足時などでは、関係性を深めるために頻度を高く対話することを意識しましょう。 また話し下手の方であっても、会う回数や相手の視界に入るだけ関係性を深める効果があります。 Tips ザイアンスの法則 人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく 実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい 加えて、日常的な接点だけではなく、より深い関係性を構築するためには普段とは別の交流の場を設けるとより効果的です。 交流会の例 仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 新たなお付き合いを始める際の「交流会」 昨今は、対面での宴会を控える風潮もありますので、その場合はランチ会や業務時間内での振り返り会などを企画してみましょう。 3. 関連資料 ▶▶【🎥動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら 【📝記事】会議の生産性を高めるには はこちら
期の変わり目にニーズに関する情報収集をする方法
期の変わり目は、組織自体に様々な変更があるため、ニーズや背景も変わりやすい時期です。 必ず何かしらの変化があるものと考え、その変更を確認しにいきましょう。 特にチームの目標設定などは期ごとに行うものなので、そのタイミングで必ず、特に顧客のニーズは改めて確認しましょう。 情報収集のポイント ① 顧客やエンドユーザーのニーズ 「顧客やエンドユーザーから寄せられたご意見(VOC)」の収集や、「満足度調査」を定期的に行っている場合は、１つの参考情報として活用します。 また、顧客やエンドユーザーとの接点がある業務であれば、そこから得られる満足度の変化、要望やニーズの変化を改めて整理します。 ② 関係者のニーズ 関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、直接の会話の機会が持ちにくい場合はアンケート調査を行います。
期の変わり目のコミュニーケーションプランの更新方法
期の変わり目は、関係者と交流を深めるための機会を計画しやすい時期です。 次期の活動に必要となる定例会や関係者との交流の機会を計画しましょう。 より深い関係性を構築するための企画例： ・仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 ・関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 ・新たなお付き合いを始める際の「交流会」 ・ランチ会 ・業務時間内での振り返り会
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