ショート3Sー
COROPSのフレームワーク「3S」について、1分で解説しています。 3S(Setup/Sprint/Stock)とは、活動内容の異なる局面で分類したものです。 Setupは、立ち上げの局面で、チームが活動するために最低限必要なことを準備します。 Sprintは、成果を生み出す局面で、観察→対話→企画→実行を小さく繰り返すことで、変化に柔軟に対応できるようにします。 Stockでは、定期的な棚卸の局面で、日々の活動を振り返り、次期計画に備えます。
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プロジェクトチームの実態を把握したい
課題管理表を策定する前工程では、実際の現場で様々なデータからの分析や、階層ごとのヒアリングが正確な状況把握のためには必要です。Issuelistは課題管理表を作る前に、事象のカテゴライズ、抽象化をする際に洗い出し用として有効です。環境によってはGoogleフォームやその他部門内で活用可能なアンケートツールを利用してもOKです。ヒアリングする際は、きちんと目的と収集したデータがどのように活用されるのか、説明を行ってください。
手順書、マニュアルを作成したい
対象業務、ドキュメントを確認する対象者をよくイメージし、第3者でもわかる内容での記載を心掛けてください。各社、各部門ごとに基本の型がある場合がありますので、まずは現環境でのFMTがないか関係者に確認いただくと手戻りがないため、お勧めいたします。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
Issueリスト 収集した意見をアクション化する
Issueリストというのは、チームの問題点、改善を進めていくための事実を収集した宝の山です。 収集しただけでは、解決へは進みません。 次のステップでは、この収集したことを、解決に進めていくために、アクションを定めていきます。 押さえるポイントは以下です ・記載内容をカテゴリに分ける。 一例としてはcoropsのフレームワークを使い、4Mで分類するのが良いでしょう。 詳細は、sprintで抑えるべき変化を参照ください。 Mission:顧客との関係性の変化、ニーズの変化、チームに対する期待値の変化、事故やヒヤリハットetc Mesurement:目標、指標、進捗状況や具体的なアクションへに対する感じること Method:フローやナレッジなど、共通化できる点、etc Member:稼働状況、高いパフォーマンスなどのコツ、育成の状況、就業上のローカルルールetc カテゴリに分けると、意見が集中しているところがどこか?ということがわかります。 あまり意見が出ていないカテゴリは、一見問題が発生しておらず意見が出ていないと思いがちですが、 そもそも普段からその視点に向いておらず意見が出ていない可能性もあります。 このような場合は、インタビューなどを行い、収集に努めて下さい。 ・チーム内で意見交換をする。 カテゴリ分類した後は、意見が多いカテゴリから始めます。ここで会話することは、事象/原因についてです。 何が起きているのか。意見交換を通じて、認識をすり合わせましょう。 次に、解決している状態についてすり合わせて下さい。 この解決している状態とはどういう状態か。 例えば、安定したものが崩れてしまい、「元に戻す」のであれば、 皆が満足する状態というのは、共有認識で持てているため、どんな状態なのかの言語化は容易です。 未知の問題に対しては、解決している状態をすり合わせるには、 改めて、チームのミッション、今期のゴールはなんだったか、ヒントになる情報を抑えなければいけません。 この意見のすり合わせは必ずするようにしてください。 最後にアクションについて意見交換をします。 解決している状態がすり合ったら、何をすればよいかを考えます。この段階で、どれだけ詳細化出来るかで、 解決までのイメージをすり合わせることに繋がります。 誰が何をいつまでにやるのか、 具体的なアクションをすり合わせることで、更に解決までのスピードも上がっていきます。 WBS化することが望ましいですが、時間のない中では、アクションは箇条書き程度になることも多々あります。 完全に詳細化しないと前に進めてはいけないわけではありません、進めながら詳細化させるケースもありますので、臨機応変に対応を進めてください。
インシデントの定義
インシデントの定義は、提供するサービスの品質低下、もしくは低下させる恐れのある事象を指します。 更に業務上で発生するものとチーム運営に関するものとに分けて考えることができます。 <業務上のインシデント> 業務上のインシデントとは、チームでの業務の中で発生するものを指します。 一例 ・対象外(何を対象外とするかを定める必要がある)の対応 ・オペレーションミス ・マニュアルや資料の誤表記 ・システム停止 etc <チーム運営に関するインシデント> チーム運営に関するインシデントとは、提供するサービスの品質に影響を与えるものを指します。 一例 ・セキュリティインシデント(IDカード紛失、メール/FAX誤送信) ・マニュアル、ツール類(データ)の破損 ・お客様貸与品(PC、機器)の紛失、破損 etc これらが代表的なインシデントにあたります。 チーム運営に関するインシデントは、多くのチームで共通することですが、業務上のインシデントについてはチーム独自の事例が出てきますので、 自分たちのチームでは何があるか?更に、発生した際に、どのような対処を必要とするか、を検討して下さい。
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