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20221025COROPS無料セミナー
仕事の進め方革命!~業務のお悩み相談~次世代のチーム強化メソッド『COROPS(コロプス)』 無料セミナーを実施した際の動画です。 【概要】 ・11時~ トークセッション ~業務のお悩み相談~ テーマ1)『業務の見える化』 テーマ2)『チーム内の無理・無駄の見つけ方』 テーマ3)『事業に貢献できる間接部門の作り方』 ・12時頃~ 質疑応答 【スペシャルゲスト】 ●組織変革Lab主宰・株式会社なないろのはな取締役 沢渡あまね氏 作家/ワークスタイル&組織開発専門家で、「COROPS」の一般公開においてアドバイザーを担当。 『職場の問題地図』や『職場の科学』などビジネス書やIT技術書など35冊を執筆するほか、ワークスタイルや組織開発を専門とする実業家。
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会議の生産性を上げるコツ(議事録)
議事録作成時の注意点は以下です。 内容の要約 結論が分かるように、要約すること 誰が、誰に、いつまでに、何を、どうするのかを記載する 決議事項、宿題 議論内容 主語述語(誰が、何をするか)を明確に書くこと 指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、●●システムなど、固有名詞を使うこと 口語体(●●を検討しましょう。)は、文語体(●●がいついつまでに●●の検討を実施)に修正をすること 略語(MGRやLDRなど)は、正式名称(マネージャー、リーダー)へ修正すること 議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。 MTG参加者内に展開するなら、備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 展開先が参加者以外にも、多くの関係者に対して展開する場合は、要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。 例えば、管理者 MTGの内容を、チーム全体へ展開する際は、結論だけでなく、議論の経緯も重要になります。 大切なことは、まずは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。 議事録の上手なメモの取り方は、 MTG前にアジェンダ/事前配布資料に目を通し、MTGでの決議したいことを予め把握しておくと準備できます。 MTGの内容をある程度想定しておくことで、議事録も取りやすくなります。
業務工数を算出したい
業務工数を算出する目的は、様々あります。 業務を定量化することで、増員に必要な適正な人数を算出したり、予測と実態のGAPを把握をする。 人別で算出し、処理量の差分から、パフォーマンス改善の打ち手に繋げることが出来ます。 目的に沿って計測すべきポイントは変わってきますので、まずは目的をハッキリさせましょう。 計測の手法ですが、1時間単位であれば、outlookのスケジュールに実績を入力したり、Excelで管理でも、実態を把握することは出来ます。 一方、分単位で細かく算出する場合は、Excel管理だと難しいです。 オペレーターの後ろでタイマーを持ち、実際の作業時間を計測、もしくは何か計測ツールを導入する必要があります。 計測する際の注意点としては、どの単位で計測しているのか?ということを理解していく事が大切です。 ある業務の単位で測定するのか、特定の作業単位/手順単位で測定するのかを最初に考えてください。 目的もハッキリしていて、ある特定の作業/手順を計測するのであれば、問題ないですが、最初から細かい単位で計測を行うと、かなりの工数がかかってしまいます。 まず、大きな単位から測定を始める様にしてください。そうすることで、最初に全体観を掴めることが出来ます。 その上で、特に細かく見たい部分はどこか?を検討した上で、細かい計測に移るようにしてください。
チームの稼働を可視化、管理したい
業務の稼働を可視化する際は、最初から一つ一つの細かな作業/手順に対して何時間かかるのか?を算出してはいけません。 まずは、全員の稼働状況を参照して、全体観を掴みましょう。 内訳は、以下を参考にして、割合を算出します。 ・業務に関すること(業務の遂行、オペレーション等) ・業務の改善活動に関すること(提案に関する時間、業務の改善に関する時間等) ・業務を管理すること(チームの状況把握、数値管理、MTG等) 業務の稼働を可視化する目的は様々ですが、この割合をまずは把握することで傾向が見えます。 例えば、チーム立ち上げ当初であれば、業務に全てのリソースを集中させていることが多く、業務に関することに比率が偏ります。 その後は、例えば業務を標準化させていくために可視化する、そのための改善時間を確保していく事が必要になります。 比率の目安は、別のコンテンツ「体制に必要な人数算出方法」にも記載していますが、全体の15%が改善に使えることが理想です。 まず稼働管理の第一歩は、このような大枠で整理をすることから始めてください。
チーム内の情報共有を円滑に行いたい
情報共有を円滑にするコツは、まずはルールを作ることです。 それぞれ知見を持った人たちが集まり、チームを形成すると、以前までのルールを踏襲したくなりますが、 チーム内で意見交換を行い、ルールを作るところから始めて下さい。 情報には以下の種類がありますので、これらに対して、どの様に連携していくかを考えます。 ①上位者からの情報 会社や組織、方針、決定事項など。今後の判断基準となり、遡って見る機会が多い情報です。 メールでの共有、理解を深めてもらえる様に、対面やzoomなど工夫が必要です。 予め、何の情報を、どのタイミングで、発信するべきかを予め設定しておいてください。 例えば、期の変わり目のキックオフ、人事情報、など、適切に発信を行ってください。 ②チーム内の情報 チーム運営に関わったり、業務に直接関連する情報。エスカレーション等。 情報の特性上、早く円滑に伝えるべきことが多く、すぐに連絡が取れるチャットツールなどを用いて、情報連携を行える工夫が必要です。 朝夕のショートMTGを設定し、そこで情報連携を取るようなケースもあります。 ③部下からの情報 普段感じているモヤモヤなど。 ポジティブな内容、ネガティブな内容とありますが、多くは不安なこと、不満に感じてること、迷っていることなど、言いにくいことが当たります。 1on1等で時間を確保して下さい。 情報を蓄積する手法としてすぐに作れるものは、エクセルで作る管理シートです。FMTも多数存在します。 最近では、社内のツールを使うことも多くなっており、slackやTeamsといったチャットツールでは、細かな単位で情報共有の場を作れる機能もあります。 運用時に注意しなければいけないのは、便利な反面、ツールやファイルが乱立してしまい、煩雑性が増してしまうことです。 利用する側にとっては、情報がどこにあるのか分からない、全て確認しないと最新情報をキャッチアップ出来ないという、不要な工数が発生してしまいます。 チャットツールでのよく起きる事例としては、チャットだけでやり取りが行われ、その中で取り決めがされた場合、後から過去に遡ってやりとりを確認しないと分からない、ということです。 そのような場合は、やり取りを一度まとめることで、後で確認する際の工数を減らせることが出来ます。
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