目標を達成するためにコントロールするべきQCDSとは？

  〈目次〉   QCDSとは QCDSの設定 QCDSの調整 関連資料       １. QCDSとは   QCDSとは、目標を実現する上での前提条件のような性質を持つものであり、 目標を達成するためにチームでコントロールすべき重要な指標です。 ここでは、QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方などQCDSの基礎を説明します。QCDSは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえ、高い解像度の目標地点を定めて具体的な計画を作成していきましょう。       ┃　Q　Quality　品質基準   Qはクオリティー、品質の基準のことです。     　     　品質基準の設定には二つパターンがあります。   　パターン① 　目標とは別の品質的な付帯要件がある場合は、それを設定するパターンです。   　例： 　　業務の処理件数が月に1000件目標で、品質基準が処理の不備率は5%以下に抑えることという場合、 　　「不備率5%  未満」というのが、仕事の質に対する付帯要件です。 　　不備率が多いことは仕事の質が低いことになるので、あらかじめ要件として設定されていることがあります。       Point   　質に対する期待は、顧客の頭の中には当然のこととして存在し、あえて言葉で伝えられない場合もあります。 　そのため「何かしらの条件はありますか？」とこちらから　確認するようにしましょう。   　パターン② 　目標や、KPIをそのままQ（クオリティー）として設定するパターンです。 　特に、質に対しての追加要件が無い場合は、目標やKPIをそのまま「Q」として設定しても構いません。       ┃　C　Cost　予算/コスト   　Cはコスト、予算のことです。     　　　       　予算は絶対に変えられない場合もあれば、状況によって変更が認められる場合もあります。 　チームの取り巻く環境において、どの程度変更の余地があるのかを確認しておきましょう。     Point   　また自チームが活動する工数も、人件費というコストであり、管理されなければいけないものです。   　納期が遅れる場合は、その分の人件費がかかることが多いです。 　自チームが主導となって、コストをコントロールできるかどうかは別としても、工数はコストである、という認識をもつことが大切です。       ┃　D　Delivery　期日/納期   　Dはデリバリー、期日、納期のことです。   　 　　     　　納期は以下二つのパターンがあります。   　　パターン① 　　サイトリニューアルのような、いつまでに完了するか全体のスケジュール期日   　　パターン② 　　「PC交換対応」のような、何年かに一回定期的に繰り返し対応が必要な時の 1回１回の完了締め切り       ┃　S　Scope　業務範囲   　Sはスコープ、業務範囲のことです。     　     　業務の対象範囲については、コストや納期に比べて曖昧になることが多いですが、曖昧であるがゆえに、 　あとから想定外に工数が増えるといったこともあるので、しっかり確認する必要があります。   　例① 　サイトリニューアルの場合は、追加機能の範囲などがスコープにあたります。   　例② 　「PCの交換対応」のような業務の場合は、「交換対象は3年以上利用が条件」といった、条件がスコープにあたります。     Point   　特に例②のような、長年継続している業務の場合は、少しずつ範囲が広がっていき、 　知らないうちに工数が膨れ上がっているということもあります。 　その場合は、業務はどこまでを対象とするか、改めて明確にすることが大切です。   　チームの業務範囲（やるべきこと）を洗い出すためには「業務一覧」や「WBS」を活用しましょう。         2. QCDSの設定   全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。
   「例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明」といった一部条件は決まっているが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。
 その場合は、自分たちで変更可能な条件下で実現可能なプランを検討し、提案をしていきましょう。   もしすべての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番でQCDSを設定します。      実施順  項目  内容 1 Quality  目標を仮決めする 2 Scope  やるべきことに対する想定作業量を見積もる 3 Delivery  想定スケジュールに落とし込む 4 Cost  概算工数、想定人員数、ファシリティ費用などを見積もる 5 Quality  目標、KPIを満たすために十分であるかを確認する       3.QCDSの調整   Q、C、D、Sは、互いにトレードオフの関係にあります。 ・品質を高めようと思えば、コストが上がる ・コストを下げるためには、品質を低くするか、範囲を狭める ・今のままだと品質目標基準に到達できないが、納期を遅らせることで到達可能となる　などです。   全ての要件が達成できればそれに越したことはありませんが、現実的には想定通りに物事が進まず、 QCDSいずれかの条件が満たせなくなる場合も多くあります。 そのような場合に備え、何が優先されるかをあらかじめ確認していくことが重要になります。   優先順位は、組織や状況によって異なります。 予算は絶対に変更できない、という場合もあれば、株式上場や企業合併など、 対外的にも重要なイベントに関係する場合は納期が絶対となります。   この優先順位はその時の責任者の意向によって異なることもありますので、顧客のニーズや意向を踏まえて必ず事前に確認しておきましょう。     トレードオフスライダー   関係者間で、何を優先させるのかを定めておきます。 チームで業務を遂行する際の重要項目に優先順位をつけ、何を守り、何を捨てるかを、見える化したものです。 あらかじめ、どれを最優先とするのか、すり合わせをしておきましょう     　         4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら   ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら   ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら

ワーク（業務）フロー図を作成して属人化を解消したい

ワークフロー図は、「仕事の内容や手順を図で表したもの」です。業務を視覚化することで、文章で手順を読むよりもわかりやすく、全体像を掴みやすいというメリットがあります。業務フロー作成の以下目的を理解したうえで、第3者視点を意識してわかりやすいフロー図の作成を心掛けてください。 ・業務の視覚化、標準化 ・業務の問題の発見 ・担当者および他部署間の業務の把握、相互理解 ・業務の保守性、拡張性の向上 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。

議事録作成のコツ

  〈目次〉 議事録作成のポイント 議事録を展開する時の確認事項 関連資料       1. 議事録作成のポイント 会議を円滑に進め、次のアクションに向けて生産性を高めるには、 分かりやすい議事録の作成が必要です。   記載時のポイントと、要約ができているかどうかを意識しましょう。   記載時のポイント   主語を明確にすること 指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、〇〇システムなど、固有名詞を使うこと 口語体は、文語体に修正をすること　口語体の例：〇〇を検討しましょう　文語体の例：〇〇の検討を実施 略語は、正式名称へ修正すること　例：略語 MGR/LDR → 正式名称 マネージャー/リーダー     要約のポイント   結論が分かるように、要約すること 誰が・誰に・いつまでに・何を・どうするのかを記載する 決議事項、宿題を明確にする       Point  　会議中にメモを取る   ミーティングでの決議したいことを予め把握しておくと、内容をある程度想定でき議事録も取りやすくなります。 最初は、すべてメモを取るのは難しいので、内容を理解しながらキーワードを残すことを意識しましょう。   議事録フォーマットの例   議事録は以下の型を参考に作成ください。   件名 〇〇案件の△△に向けたお打ち合わせ 日時 20yy年 mm月 dd日 場所 〇〇オフィス 出席者 〇〇社〇〇様 〇〇 〇〇 目的・ゴール 何のための会議かを記載 この会議のゴールを記載 アジェンダ １　スケジュール・進捗の確認 ２　課題の再確認 ３　〇〇に向けたディスカッション ※以下は、ミーティング終了後に記入する サマリ 何を話したのか、第三者が見ても理解できるよう簡潔に記載する 決定事項 決まったことを箇条書きで記入 持ち帰り事項 宿題及びご依頼事項を含め、誰がいつまでにやるのかを記載する       2. 議事録を展開する時の確認事項   議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。     ミーティング参加者内のみに展開する場合備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 ミーティング参加者を含む多くの関係者に展開する場合　要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。
 　 　　　例えば管理者 ミーティングの内容をチーム全体へ展開する際は、結論だけでなく議論の経緯も重要です。　
　  大切なことは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。           3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら

会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)

普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 　why　　 会議の目的・ゴール 　　　　　　　　メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 　what　　会議の目的に沿った資料 　　　　　　　　現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 　who　　 参加者 　　　　　　　　その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 　how　　対面、オンライン、チャット等 　where　場所 　When　 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。