ファシリテーションを上達させるコツ

  みなさんは、「会議のファシリテーションがなかなかうまくできない」といった経験はありませんか？   元々当社入社前の前職ではたらいていた時、ファシリテーションに強い苦手意識を持っていた　”てぃーさん”　は、 当社に入社してから、様々な取り組みを行う中で ファシリテーションの上達へ自信をつけることができました。   このコンテンツでは、そんなてぃーさんに、 「ファシリテーションを上達させる方法」について聞いてみました。     〈目次〉 登場人物紹介 ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 取り組みの概要 振り返りと分析 情報収集と検討 実践 まとめ 関連資料         1. 登場人物紹介   　     　 　話すことと食べることが好きな人。 　MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）   　社会人歴　8年 　経歴　　1社目：個別指導塾の教室運営    　　　　一人で働くことがメインだったので    　　　　ファシリテーション経験ゼロ　　2社目：建築系コンサルティング企業で本社勤務　　 　　　初めてチームで働き、    　    　　ファシリテーションに苦手意識を持つ　　3社目：当社     このコンテンツでは、私がファシリテーション克服のために、どんな取り組みをしたのかご紹介します。       2. ファシリテーションが苦手だった私の意識変化     今までは、ファシリテーションは向いていない・・・と諦めていたけれど、 練習や準備をすれば、上達ができること、 さらに、うまく進行できると、チームとしても仕事が進めやすくなることを実感できるようになりました！           それでは、どんな練習・準備を繰り返してきたのか、お伝えします！         3. 取り組みの概要     ここからは、私が行った取り組みのステップをお伝えします。   「振り返りと分析」　自分がなぜファシリテーションを苦手と感じているのか原因を考えました 「情報収集と検討」　ファシリテーションのコツを収集しました 「実践」　　　　　　学んだコツを、段階的に実践していきました   　その結果、苦手意識を克服することができました。                 4. 振り返りと分析   なぜ苦手意識を持ち始めたのか、まずは前職での失敗談から振り返りを行いました。    前職での失敗談  　 　私と同僚は上司からとある指示を受けた際に、上司からの指示内容について、 　同僚とのミーティングを設定し話し合うことになりましたが、 　その時、決めなければいけない事柄について、同僚からの意見がなかなか出ず、 　”私ばかり 意見を出し、自分だけで話しを進めてしまう・・・”　という状態になってしまいました。 　結局ミーティング内で決めるべき内容がしっかり話し合いできないまま終了し、　 　その後ミーティングの中で決まった内容を、上司に提案しましたが、 　上司から「考えが浅い」と指摘を受けてしまい、やり直しになってしまいました・・・。     　     　この時の経験から、   　「なぜ上手くミーティングを回せなかったのか」 　その要因を考えるために、 　マインド・ミーティング前・ミーティング中の三つに分けて振り返ってみました。     振り返ってみると以下のことに気づきました。   　マインド（自身の気持ちの持ち方）は、 　　　　　参加者から発言があるのが当たり前だと思っていた 　 　ミーティング前は、 　　　　　事前準備が足りなかった 　　 　ミーティング中は、 　　　　　進め方のコントロールができていなかったこと   これらのことを克服するための情報収集と、どのようにすれば良いのかを検討しました。       　     　           5. 情報収集と検討   ここからは、どんな情報収集を行い、ファシリテーションの苦手克服のための検討を行ったかをお伝えしていきます。     マインド 編   ファシリテーションが得意な人がどのように実践しているか聞いてみたり、 インターネットでファシリテーションについて調べたりしたところ、   　私はファシリテーションの役割について、   　サポート役に回ること 　意見を述べてくれた方に対して感謝を伝えること   　これらが有意義な意見交換のために必須であることを学びました。     　           ミーティング前　編   ミーティング前は、ゴール設定と、事前準備が大切なことを学びました。   ゴール設定ミーティングを何のために開催するのかその日のミーティングで決めなければいけないことはなにかを、明らかにすることが大切です。ここで決めたゴールは、ミーティングの冒頭で必ず確認するようにしました。   事前準備その日のミーティングで決めなければいけないことに対して、どのようなアジェンダが必要かを決めて書き出します。 　　　そして各アジェンダに対しての時間を決めます。ここで、無理のない、現実的な時間設定にすることが大切です。       　           ミーティング中　編   ミーティング中は、時間管理と質問の仕方と話の粒度を意識することが大切なことだと学びました。   時間管理を行う　ミーティング前に決めた時間どおりに進んでいるかを確認します。 質問方法の工夫する　参加者からの意見が出ないからと言って、意見がないとは限りません。　どの点に対して意見を言えば良いのか困っている可能性もあります。 　　　　そんなときは参加者に「あなたはどう思いますか？」と聞くのではなく、 　　　「この点についてはどう思いますか？」と、聞きたい範囲を限定して質問することで、 　　　　相手も考えやすくなるため、意見を言いやすくなります。   話の粒度を意識する 　　　ミーティングで議論が盛り上がった時、気づいたら話が逸れていて、 　　　その日決めるべきことよりも、細かい内容ばかりを話してしまう・・・といったことはありませんか？ 　　　そうならないために、実施前に決めたゴールを達成するために必要な議論となっているか、 　　　話の粒度は適切かどうかを考えるようにしましょう。 　　　もし話が逸れてしまっていたら、理由を説明した上で、適切な粒度に修正することが大切です。           たくさんの情報を見聞きしましたが、自分の課題に対応する対策を選び、取り組みました。         6. 実践   どれだけ何を対策するか考えていたとしても、一度にすべてを挑戦していくのは簡単ではありませんよね？ そのため、私は実践の場を三段階に分けて設定し、実践していきました。   社内の定例ミーティングで時間管理のみを行う 社内の上司に報告する際などのミーティングでゴール設定・質問の工夫を行う参加者とゴールをすり合わせすることや、 前述の「ミーティング中」で記載したとおり、参加者に対しての質問の仕方を変えること、そして議論の粒度を意識した進行を実践しました。 社外のミーティングで全体的なファシリテーションを行う最後に1,2を踏まえて、社外の方々と緊張する場面であってもファシリテーションが行えるようになりました。   各段階で実践と振り返りを行い、次回に向けて気を付けることを決めることで、 自分の中の目標を明確にし、ステップアップをしていくことができました。     　             7. まとめ   このように振り返りと分析を行い、それに対する対策を知り実践したことで 上手にミーティングを回せるようになり、成長実感を得ることができました。   最後に、このコンテンツで伝えたいことは、   私は今まで、ミーティングの参加者は「自発的に意見を言ってくれる」 「ミーティングのゴールを理解してくれている」と思い込んでいましたが、 ミーティング参加者の意見は、”ファシリテーターである自分が引き出すもの”　だと考えが変わりました。 また、苦手なものをそのままにせずに挑戦してみたことで、成功体験を積むことができました。   この経験が少しでもみなさまの参考になれば嬉しいです。             8. 関連資料     ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら   ▶▶【📝記事】議事録作成のコツ はこちら

ナレッジの蓄積について

事例、ナレッジ、ノウハウの違いは何か、を正しく理解するところから始めます。 事例とは、具体的な経験のことです。 ナレッジとは、その経験から、汎用化した学びのことです。 ノウハウは、ナレッジを実践するための、コツのことです。 例でいえば、ある提案資料があります。この提案書は非常に見やすく、顧客にも刺さりやすい資料でした(事例)。これを他の顧客にも活用できるように、AGENDAを整理して、ブランクのFMTを作りました(ナレッジ)。しかし、そのようなFMTがあっても、どういうinputが必要か、inputをどう解釈して整理すればよいのか、そういった活用の手順、具体的なコツが必要になります(ノウハウ)。 よくある失敗は、事例とナレッジを混同して会話していることです。 事例だけでなく、そこから得た学び(ナレッジ)は何なのかが重要なのです。 事例を共有するだけで満足しているケースが多くみられますが、この点を意識することが、ナレッジを蓄積していく「ナレッジ」です。 では、このナレッジのコツ(ノウハウ)ですが、汎用化するということは、他のパターンにも当てはめられるようにするということです。 つまり、抽象化を行います。 実際の事例を眺めて、ようするにどういうことなのかを考えて、具体的にはどういうことかと考えてまた戻す。 この具体と抽象を繰り返しを行い、汎用的な学びを見つけていきます。 別の切り口としては、事例を無理やりでもいいから「○○の時は△△すべし」「〇〇は△△である」と言い切り系で書き出してみてください。 そうすると、ナレッジが抽出しやすくなります。

関係者と認識ズレを防ぐ方法

  〈目次〉 認識ズレが起きる理由 認識ズレを防ぐには 関連資料     1. 認識ズレが起きる理由   仕事をする中で、様々な方と関わると認識ズレが発生してしまうことは日常茶飯事かと思います。 みなさんご存じのことかと思いますが、関係者間での認識ズレを防ぐことで仕事は進めやすくなります。   ここでは、どんなことを意識すると認識ズレが起きないのか考えてみましょう。   以下の3点を前提に考えておくと、認識ズレを防ぎやすくなります。   　Point①　　職位階層によって視点は異なる 立場の違いにより視点は異なるため、同じ事象を対応していても重要だと思うポイントが異なります。 そのため、普段やりとりしている関係者と、意思決定する関係者とが異なる場合は、 意思決定する関係者の意向や考えを押さえに行く必要があります。   しかし、やりとりしている方が担当者であるのに、急に部長に連絡を取るなどの階層を飛ばしたコミュニケーションは 相手の方にとって心象が良くないことが多くあるため、 意思決定する関係者と連携を取る場合は、意識的に注意して接点を持つようにしましょう。   　Point②　　　相手が必ずしも本音を言っているとは限らない   様々な理由から、会議などの場で全員が本音を言っているわけではないかもしれません。また、会議で発言をしていないから（反対意見を言わなかったから）といって、意見に賛成しているとは限りません。 そのため、会議などオフィシャルな場での発言内容だけでなく、必要であれば別の場で「実際のところ…」と確認をすることや、 会議の場でもあえて「◎◎さん、いかがですか」と振ってみるなど、考えを引き出す工夫をしましょう。   　Point③　　みんなが同じ考えとは思わない、一人の意見を鵜呑みにしない ミーティングなどでは発言者の視点や利害に基づいて意見を言う場合も多いため、会議で発言されることだけが正しいとは限りません。できるだけ耳にした一次情報について、他の人などにも確認するようにしましょう。 全ての一次情報を確認することは現実的に不可能だとしても、「もしかしたら違うかも…」という視点を持っておくことが大切です。   また、外から見ると部門内で認識が統一されているものと思い込みがちですが、実際には、部門内は必ずしも一枚岩とは限らないもので、部内でも情報が共有されていないことが多々あります。 誰か特定の人物が発言したことが、その部門全体の共通見解とは思わないように、できるだけ関係者全体の意見を把握を意識しましょう。       2. 認識ズレを防ぐには   ここからはどんなことを意識すると認識ズレが起きにくいのかをお伝えします。   　Point①　　小さな変化を察知し、背景を理解する 関係者の変化の背景にはニーズの変化など重要な事柄が含まれる可能性があるため、 より早くキャッチアップすることでチームの仕事をより良い方向に軌道修正することができます。   ニーズの変化を察知するポイントは 以下のような違和感を察知した場合、ニーズに変化が出ている可能性があります 定例会の参加率が減ったり、メールの返信がなかなか来なくなるなど、忙しそうな様子 急に具体的な指示が出るようになった、発言の内容が以前と変わるなど     相手の違和感を察知した場合は、いきなりずけずけと聞かず、定期的なコミュニケーションの中で「自分はこう感じているが、合っているか？」と確認し、 合っていればその理由を確認しましょう。     　       　Point②　　信頼関係を築く   認識ズレを防ぐコミュニケーションの第一歩は能動的に相手に投げかけることです。   例え少しずつであっても相手の期待していること以上の成果を出し、スピーディーに応えることを続けると 徐々にこちらを信頼してもらえ、より重要な依頼や本音を開示してくれるようになります。     　             3. 関連資料   【📝記事】関係者の洗い出しとキーパーソン特定のコツ　はこちら  

議事録作成のコツ

  〈目次〉 議事録作成のポイント 議事録を展開する時の確認事項 関連資料       1. 議事録作成のポイント 会議を円滑に進め、次のアクションに向けて生産性を高めるには、 分かりやすい議事録の作成が必要です。   記載時のポイントと、要約ができているかどうかを意識しましょう。   記載時のポイント   主語を明確にすること 指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、〇〇システムなど、固有名詞を使うこと 口語体は、文語体に修正をすること　口語体の例：〇〇を検討しましょう　文語体の例：〇〇の検討を実施 略語は、正式名称へ修正すること　例：略語 MGR/LDR → 正式名称 マネージャー/リーダー     要約のポイント   結論が分かるように、要約すること 誰が・誰に・いつまでに・何を・どうするのかを記載する 決議事項、宿題を明確にする       Point  　会議中にメモを取る   ミーティングでの決議したいことを予め把握しておくと、内容をある程度想定でき議事録も取りやすくなります。 最初は、すべてメモを取るのは難しいので、内容を理解しながらキーワードを残すことを意識しましょう。   議事録フォーマットの例   議事録は以下の型を参考に作成ください。   件名 〇〇案件の△△に向けたお打ち合わせ 日時 20yy年 mm月 dd日 場所 〇〇オフィス 出席者 〇〇社〇〇様 〇〇 〇〇 目的・ゴール 何のための会議かを記載 この会議のゴールを記載 アジェンダ １　スケジュール・進捗の確認 ２　課題の再確認 ３　〇〇に向けたディスカッション ※以下は、ミーティング終了後に記入する サマリ 何を話したのか、第三者が見ても理解できるよう簡潔に記載する 決定事項 決まったことを箇条書きで記入 持ち帰り事項 宿題及びご依頼事項を含め、誰がいつまでにやるのかを記載する       2. 議事録を展開する時の確認事項   議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。     ミーティング参加者内のみに展開する場合備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 ミーティング参加者を含む多くの関係者に展開する場合　要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。
 　 　　　例えば管理者 ミーティングの内容をチーム全体へ展開する際は、結論だけでなく議論の経緯も重要です。　
　  大切なことは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。           3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら