相互理解を向上させるには？

   〈目次〉 相互理解の必要性 プロフィールシートの作成 キックオフミーティング・役割期待の共有 関連資料     1. 相互理解の必要性   一人ひとりではたらいている時よりも、より大きな成果を生み出すために、チームで協力関係を築いていきましょう。 協力関係を築くには、チームメンバー同士、お互いを知ることがとても大切です。   自分自身のこれまでの経験や持っているスキルを相互に伝えておくと、何か困った時にお互い手助けしやすくなります。 また、制約事項（家庭の事情で就業時間に制限がある など）を、チームメンバーに自身のことを知っておいてもらうことで、 安心して仕事に臨むことができます。   さらにはお互いの考え方や価値観などの内面的なことも知っておくと、 どんな時・誰に相談すれば良いか分かりやすくなり、仕事の連携もスムーズに行きやすくなります。   特にチーム発足時、あるいは新たなメンバーの加入時には、 互いのことを理解する絶好のチャンスです。都度以下のような機会を設けましょう。   プロフィールシートの作成 キックオフミーティングの実施・チームミーティングで役割期待の共有   この後の項目で1つずつ解説していきます。         2. プロフィールシートの作成   お互いを理解するために、まずは自己開示（自分の情報を伝えること）を行うことを心掛けましょう。 自分自身のパーソナリティを簡潔に相手へ伝えられる様に、プロフィートシートを作成して伝えるべき事を整理しておくと良いでしょう。   　Point　 　プロフィールシートは、志向性・スキル／経験・制約といった 　情報を整理し相手に伝えるだけでなく、   　少しプライベートな内容を記載することで話題のきっかけ作りとなり、　 　コミュニケーションを円滑になりやすいです。     　Point　 　プロフィールシートの作成は、自分自身の棚卸の効果もあるため、 　定期的に整理することで自分自身の変化に気付けるようになります。 　見直しした際に、キャリア志向性がアップデートした場合は 　チームメンバーに共有しましょう。       　Point　 　もう一歩踏み込んで仕事の価値観や、どんなことを言われると嫌か、何に感動するか などを 　伝えることで自己開示（自分を理解してもらう）に繋がります。 　例えば、自分がどんな時に「うれしい」または「不快」と感じることを伝え、あらかじめチームに知っておいていただくことも有効です。     ▼どんな時に「うれしい」「不快」と感じるかの例   　　　 　           3. キックオフミーティング・役割期待の共有   キックオフミーティングはチームの発足時や、期の変わり目に行いましょう。以下はキックオフのアジェンダの例です。   キックオフのアジェンダ例 チームの目標の共有 活動計画、体制などの共有 お互いを知るコンテンツ（自己紹介や相互理解のためのワーク等）     人は、自身に何が期待されているかを認識することで、やりがいをもって仕事に臨むことができます。 そのため、チームへの加入時、あるいは期の初めの役割の再設計時には、相手へ期待している内容をしっかりと伝えることが大切です。 また、役割を設定する際には、本人自身が何を望んでいるか、志向性を把握した上で極力それにマッチするよう検討しましょう。     　     　Point　 　チームの立ち上げ時や、新たなチームメンバーの参画時には、 　上司の方は必ずチームの目的・目標・課題背景を伝えた上で、 　「なぜこの役割を〇〇さんにお願いするのか」という 　相手に対しての役割期待を伝えるようにしてください。   　その際に、これまでに把握していた該当のメンバーの志向性と、 　今後依頼する役割がどのように関連してくるのか、 　つまり、この役割・経験が将来的に目指している仕事にどう繋がるか　を 　共有しましょう。 　 　そうすることでメンバーのモチベーションを高め、 　さらなる成果に繋がりやすくなります。     また、チームの発足時には、先述のような上司から部下の期待だけでなく、 相互理解した内容に基づいて、お互いに期待することも対話しておくと良いでしょう。   例　佐藤さんは、資料作成が得意だから困った時は助けて欲しい 　　鈴木さんは、システム関係が得意だからフィードバックをしてくれるとありがたい など 　　伝え合っておくのも良いでしょう。     　       　Tips　　　期待を伝えるコツ メンバーの意欲を高めるために、期待を伝える時は時間軸を意識しましょう。 ＜ポイント＞ 過去（メンバーが以前に話していたこと） 現在（直面している状況と、対象メンバーにお願いしている理由） 将来（メンバーにとって想定されるメリット） ＜例：具体的な伝え方＞ 「Aさんは以前、●●がやってみたいと言っていたよね。（過去）今このプロジェクトで▲▲に取り組んでもらいたい理由は、Aさんの強みである□□が活かせると思うからなんだ。（現在）この経験を通じて、●●に繋がるスキルがさらに磨けると思うよ。（将来）」             4. 関連資料     ▶▶【🎥解説動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら    

稼働状況の把握の仕方

稼働状況を把握するには、当然ですが実績だけでなく、もともと想定していた予定工数との比較が重要です。 当初計画した工数に対して、実際にどれくらいの工数がかかっているかをチェックし、 どれくらい計画から乖離しているか？ 実績ではメンバーが一定期間(日、週など)にどれくらいの時間仕事をしているか？ それらを定期的にしっかり見るようにしましょう。 一般的に日本人の気質はとかく悪い状態を自ら報告することが少なく、問われても「まだ大丈夫です」と報告する傾向にありますので、事実としてのデータを押さえることが大切です。できれば毎日、少なくとも数日に１度は、チームメンバーの１日の総勤務時間を把握することが基本です。 以下ポイントを4つお伝えします。 ・工数の入力 工数管理表、ないしは勤怠システムなどを使い、日々の工数をメンバー各々が入力する。 ・稼働実績の確認 実際の工数と計画がどれくらい乖離しているか確認する。また、業務負荷が高く、残業が多いメンバーも確認する。 ・残業が増加している理由を確認 具体的に困っていることを確認する。 ・周囲との連携を検討する 困っていることに対してアドバイスできることはないか。一部業務をチーム内で再配分するなど助けられることはないかを確認する

受け手がすぐに動いてくれるメールのチェック項目

メールは、全ての方が毎日利用する連絡手段です。 COROPSでは、セキュリティ観点でのチェック項目はありますが、このコンテンツでは受け手の時間効率を意識したチェック項目を紹介します。 ポイントは、受け手にとって読みやすく、次の行動に移りやすいメールであるかどうか？です。 文章を作成しているときは、自分が伝えたいことに集中するため、受け手側の視点が抜けがちになります。 作り終わって、即送信するのではなく、一度以下のポイントを参考にチェックをしてみてください。 ポイントは9点あります。 ▼件名 　①メールの内容を要約している件名になっているか 　　×　「先日はありがとうございました。」、「〇〇の件で相談があります」など、 挨拶だけや、端的に書かれておらず、タイトルからメールの内容が推測できない。 　　○　●月度月次MTGの日程調整について　/　■■施策推進の臨時体制案について ▼本文 　構成 　　②「1メール＝1用件」が守られているか 　　　×　「ある施策についての相談事項＋来月の休暇調整」。 　　　　　2つ以上の用件が書かれている。 　　　〇　用件ごとに分けてメールをするようにしましょう。 　　③結論、要約、主要メッセージが冒頭に示せているか 　　　×　「まず1つ目は〇〇です。次に、、、最後に」 　　　　　このように書かれると、受け手は最後まで読まないと全容を掴めません。 　　　○　「■■施策推進の臨時体制案についての相談となります。確認事項は○点です。」　 　　　　　最初に用件が書かれていると読みやすくなります。今回の例では、3点に対して返信すればよいとわかります。 　文章 　　④複数の要件がある場合は、箇条書きで分かりやすく記載されているか 　　　×　「明日の12時のMTGまでに、アンケートの集計をお願い致します。資料は5部印刷をしておいてください。 会議室の予約もお願い致します。」 　　　　　依頼事項が文章になっていると、かなり読みづらいです。 　　　○　「明日の12時のMTGまでに、以下3点をお願い致します。 　　　　　 　　　　　　▼お願い事項 　　　　　　　1　アンケートの集計 　　　　　　　2　資料の印刷(5部) 　　　　　　　3　会議室の予約　　　」 　　　　　このように箇条書きにすることで、相手側も理解しやすくなります。 　　⑤「相手が行動しやすい」ように具体的な内容を書いているか 　　　×　「意見交換の準備をしておいてください。」 　　　　　これだけの内容では、曖昧な表現で、受け手側は何をすればよいかが分かりません。 　　　〇　「■■に対するあなたの評価(良い点、改善すべき点)を、事前にそれぞれ1つずつお考えをまとめておいて下さい」 　　　　　具体的な行動を記載することで、受け手にやって頂きたいことを正しく伝えることが出来ます。 　　　×　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。よろしくお願い致します。」 　　　　　意思を伝えることは大切です。 　　　　　しかしこれだけの内容では、次は日程はいつにするか？と相手に考えさせることになり、返信がしづらくなります。 　　　〇　「一度議論をする場を設けさせていただけませんでしょうか。 　 　　　　　　日程候補日 　　　　　　　●月●日(●)　●時 　　　　　　　■月■日(■)　■時　」 　　　　　このように一歩踏み込み候補日を記載すると、相手側にも「この人は議論をしたいんだな」ということが伝わります。 　　　　　更に、具体的な日程があることで、「この日は空いている」「別日程がよい」など、相手側もレスポンスをしやすくなります。 　　　×　「チラシの草案をお送りします。ご確認お願い致します。気になる点がありましたら、ご連絡お願い致します。」 　　　　　この草案に対して何を確認すればよいのか？相手に考えさせてしまうと、それだけ時間をロスすることに繋がります。 　　　〇　「チラシの草案をお送りします。以下の点をご確認頂き、修正点があれば、お知らせください。 　　　　　　確認事項 　　　　　　　1　商品名 　　　　　　　2　価格 　　　　　　　3　カラー　　　」 　　　　　具体的に見て頂きたい点を記載することで、相手も何をすればよいのかわかりやすくなります。 　　⑥端的な文章になっているか。意味が分かる文章で書かれているか 　　　×　複数の文章を「・・で」、「ですが、」などで繋ぎ、1文章が長くなっている。 　　　　　「OJT研修資料のレビューをして頂き、具体的な例えが少ないことが分かったので、 受け手の理解を深めるために具体的な事例を書いていこうと思ったのですが、体験した経験がなく悩んでいます。」 　　　〇　「OJT研修資料に記載したい具体的な事例を考えられず、悩んでいます。 　　　　　　先日、資料のレビューをして頂きました。結果、定義の解説が多く、具体的な例えが少ないことが分かりました。 　　　　　　受け手の理解を深めるために、具体的な事例を加筆したいのですが、自分が体験した経験がなく、困っています。」 　　⑦具体的な期日を書いているか 　　　×　いつまでにレスポンスが欲しいのか、具体的な日時を記載がないことが多いです。 　　　〇　いつまでに、ということを明確に記載をしましょう。 　　　　　一方で、明日中にやってほしいことなどを、突然メールで一方的に連絡しても、相手も急すぎる依頼には動けません。 　　　　　電話の一報を入れたり、チャットツールなどを使うなど、メール以外のフォローをするようにして下さい。 　　⑧定量的な表現を使えているか、同じ意味の固有名詞は1つに統一されているか 　　　×　「多い」「少ない」「少し」など曖昧な表現が使われる。 「MGR」「マネージャー」「マネジャー」、「ミーティング」「MT」「MTG」など。 　　　○　定量的にわかりやすく表す、表記は統一させることで、文章全体が読みやすくなります。 　　⑨誤字、脱字はないか 　　　×　「てにをは」の使い方の誤り、「部長様などの二重敬称」、間違えやすい苗字など 　　　○　敬称については、「様」で統一すると、誤って役職を誤る心配もなくなります。 　　　　　 苗字については、サイトウさん、タカヤマさんという表記は、「齋藤、斎藤、齊藤、斉藤」、「高山、髙山」といくつかあります。 　　　　　 当たり前ですが、大変失礼に当たりますので、間違えないように署名などから、コピペすることをおススメします。 この9つのポイントで、送信する前に、一度見直しをしてみてください。 以下、補足として、依頼を受けるときに気を付けるポイント、送信後の対応について大切なポイントです。 ▼その他 　レスポンスのスピード(依頼を受けるとき) 　　顧客、協力会社、同僚、上司などから同じように相談/依頼を受ける際は、 レスポンスの時間を短くするようにし、特に顧客とのやり取りは、早めのレスポンスを意識してください。 　　全て1時間以内に即レスする必要はありません。慌てて即レスすることで、間違った判断をしてしまうこともあります。 　　最低でも同じ営業日の中でのレスポンスを心がけましょう。 　リマインド(送信後の対応) 　　大勢に依頼をしているようなケースでは、件名に【リマインド】等を付与して、分かりやすくする工夫を行います。 　　少数に依頼しているようなケースでは、個別にリマインドを送った方が確実です。 　　さらにこの場合は、いつまでに返信が欲しい、というわかりきったことを書くべきではありません。 　　相手が行動に移しやすいように、具体的な内容を記載しましょう。 　　　・不明点、分からない点などがあれば遠慮なく連絡してほしい 　　　・メールでの返信が難しければ、別の方法でもよい(電話/チャットなど) 　　このようにフォローをすることで、受け手側も次の行動に移しやすくなります。

ナレッジの蓄積について

事例、ナレッジ、ノウハウの違いは何か、を正しく理解するところから始めます。 事例とは、具体的な経験のことです。 ナレッジとは、その経験から、汎用化した学びのことです。 ノウハウは、ナレッジを実践するための、コツのことです。 例でいえば、ある提案資料があります。この提案書は非常に見やすく、顧客にも刺さりやすい資料でした(事例)。これを他の顧客にも活用できるように、AGENDAを整理して、ブランクのFMTを作りました(ナレッジ)。しかし、そのようなFMTがあっても、どういうinputが必要か、inputをどう解釈して整理すればよいのか、そういった活用の手順、具体的なコツが必要になります(ノウハウ)。 よくある失敗は、事例とナレッジを混同して会話していることです。 事例だけでなく、そこから得た学び(ナレッジ)は何なのかが重要なのです。 事例を共有するだけで満足しているケースが多くみられますが、この点を意識することが、ナレッジを蓄積していく「ナレッジ」です。 では、このナレッジのコツ(ノウハウ)ですが、汎用化するということは、他のパターンにも当てはめられるようにするということです。 つまり、抽象化を行います。 実際の事例を眺めて、ようするにどういうことなのかを考えて、具体的にはどういうことかと考えてまた戻す。 この具体と抽象を繰り返しを行い、汎用的な学びを見つけていきます。 別の切り口としては、事例を無理やりでもいいから「○○の時は△△すべし」「〇〇は△△である」と言い切り系で書き出してみてください。 そうすると、ナレッジが抽出しやすくなります。