制約事項とは何か

制約とは、やってはいけないこと超えてはいけないこと、遵守すべきことを指します。 目的の達成ためには何をやってもよいわけではなく、ものごとには必ず前提条件があります。 タスクを遂行するために使ってよい予算なども制約の1つです。 これらの守るべき制約を超えてしまうと、とても大きな問題になります。 法令違反は、操業停止など実際的な損害につながることもあれば、風評被害のような目に見えない損害にもつながります。 情報漏洩も同様に、事故が起きれば、そのための対応に膨大な時間を要し、本来の業務どころではなくなります。 日常業務においても、予算や納期、使ってよいリソースなど、ミッション達成に付随する様々な条件があり、 それらを超えてしまったら目的を達成したとはいえなくなってしまうものもあります。 大きな損害を避けるため、あるいは目標を達成するためには、制約を正確にとらえて、 リスクマネジメントを行うことが大切です。 制約の種類 制約は、大きく「ルール」と「条件」の2つに分かれます。 「ルール」には一般制約と固有制約があり、 法律や規則などの遵守しなければいけないものです。 世間一般の法令遵守は、企業全体として情報システム、人事、法務部門など主管部門が管理しているケースがほとんどですが、 その上で、一部に自チームで把握する必要があるものがあります。 「条件」には業務制約があります。その業務に関連する付帯要件のようなものです。 目標達成の条件として設定されていますが、状況によってはトレードオフされることもあり、 自チームが責任をもってコントロールしなければならないものです。

目標振り返り

目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。 また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。 また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。 更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。

関係者の変化を察知するポイント

関係者の変化の背景には、ニーズの変化など重要な事柄が含まれる可能性があるため、 より早くキャッチアップすることでチームの仕事をより良い方向に軌道修正することができます。 関係者の変化を察知する時のポイント 　・いつもより表情がすぐれない、気持ちにゆとりがないように感じる 　・定例会の参加率が減った、メールの返信がなかなか来なくなった 上記の様な違和感の確認をする際は、 いきなり「何がありましたか？」とずけずけと聞かず、定期的なコミュニケーションの場で「自分はこう感じているが、合っているか？」と確認し、 あっていればその理由を確認しましょう。

コミュニケーションの仕組み化

  〈目次〉 コミュニケーションの仕組み化 関係性を深めるために必要なこと 関連資料     1. コミュニケーションの仕組み化   コミュニケーションを仕組み化するために、”コミュニケーションプラン”を作成していきましょう。   コミュニケーションプランとは、仕事をスムーズに進めるために、対話の機会をあらかじめ計画し確保しておくことですので、 対話の内容により頻度や手法が変わってきます。 コミュニケーションプランを作成するために、「目的(内容)」「頻度」「手法」の3 つの事柄に分けて考えましょう。   コミュニケーションプラン作成のために 考えるべきこと   目的(内容)  何を会話したいか？　      「意見交換、相談、連絡、報告、承認」  頻度 　　  どれくらい会話したいか？ 「定期、不定期」 手法          どのように行いたいか？   「メール、チャット、対面、会議体」     コミュニケーションプラン作成時に注意すべきこと    チームの組成時やプロジェクトの発足時には、関係者間で勘違いや認識ズレが発生しやすい時期ですので決定的なすれ違いによるリスクを低減するためにも、日次でのミーティングを設定しましょう。 決裁者など活動のカギを握る主要な関係者が参加される会議については、あらかじめ数ヵ月先まで定期的な接点を確保しましょう。これは何かが起こってから、急に予定を確保しようとすると調整が難しいことが多いので、情報交換や意思決定の遅れによるリスクを低減するためです。（何か問題や会話したいことが発生した場合に、急にスケジュールを空けていただくよう調整するよりあらかじめ予定を確保し不要な場合にキャンセルする方が、相手への負担が少なく親切です。）予定をキャンセルする際には、「今週の会議で課題は解決したため来週までに追加のアジェンダがなければ次週定例はキャンセルします」など 　　　理由をお伝えし、適宜関係者に連携を行いましょう。     2. 関係性を深めるために効果的なこと   人との関係性はコミュニケーションの量に比例すると言われています。 チームの組成時やプロジェクト発足時などでは、関係性を深めるために頻度を高く対話することを意識しましょう。   また話し下手の方であっても、会う回数や相手の視界に入るだけ関係性を深める効果があります。     Tips  　ザイアンスの法則   人が人に好感を持ち始める時は、話す内容や時間の長さは関係なく 実際に会う回数が多い人物であればあるほど好感を持ちやすい         加えて、日常的な接点だけではなく、より深い関係性を構築するためには普段とは別の交流の場を設けるとより効果的です。    交流会の例   仕事が一段落したタイミングでの「慰労会(打ち上げ)」 関係者の入れ替わりが発生したタイミングでの「歓送迎会」 新たなお付き合いを始める際の「交流会」　     昨今は、対面での宴会を控える風潮もありますので、その場合はランチ会や業務時間内での振り返り会などを企画してみましょう。     　           3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】コミュニケーションプランフォーマット はこちら   【📝記事】会議の生産性を高めるには　はこちら