〈目次〉
1. ニーズの変化を確認する方法
関係者のニーズをしっかり把握したつもりでいても、変化したことに気づかないまま仕事を進めていると
関係者間で認識ズレが起き、せっかく対応したこともやり直しが発生するなど、時間を浪費する可能性があります。
そのため、ニーズの変化をできるだけ早く察知することが大切です。
以下の３点を意識しておきましょう。
ニーズの変化をキャッチアップするために意識すること
常に相手の発言や依頼に対して、背景や真意を問うように癖づける
報告や依頼内容に変化があった際は、なぜ変更になったのか？変化の目的は何か？ を確認するようにしましょう。
日々の行動の変化に注意を払う
顧客の定例会への参加率が低下している、定例会での発言量が減少しているなど
日々の変化については、新たな関心や困りごとの可能性が考えられます。
顧客やエンドユーザーから寄せられた意見(VOC)や、満足度調査の結果を確認する
定期的に意見を確認しておくことで、ニーズの変化にも気づきやすくなります。
これらは特に個人の感度に左右されるため、個人で気づいた変化や、違和感を
日報やチームミーティングなどでチームへ共有できるようにしておくと良いでしょう。
2. 期の変わり目にやるべきこと
ビジネスシーンおける期の変わり目は、変化が起こりやすい時期です。
変化を見逃さないように情報を収集をし、来期注力するべきことを検討していきましょう。
ニーズ変化確認のための情報収集と情報整理
■情報収集する
関係者が感じているチームに対する満足度を確認するには、直接ヒアリングすることが望ましいですが、
直接の会話の機会を設定しにくい場合は、アンケート調査を行いましょう。
顧客組織の異動や組織変化に関する情報は、普段から関係性を構築している場合、期の節目に情報を取得しやすくなります。
■収集したニーズをもとに来期に向けて注力すべきことを整理する
期の変わり目には顧客側でも、方針や目標が定まっていないことが珍しくないため、
まずは期が始まるタイミングまでに収集できた情報をもとに、注力ポイントを整理し仮の目標を立てておきます。
そこから必要に応じて目標を修正するという心持ちで、情報整理や準備を進めましょう。
情報整理した内容は、チームで話し合い共有し、認識を合わせておきましょう。
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また、会社の方針や世の中のトレンドにより、関係者のニーズも変わことがあるため
外部環境に変化がないかも、定期的に確認しましょう。
以下は、外部環境の変化によって顧客ニーズが変化する一例です。
（参考情報）外部環境変化の一例
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3. 関連資料
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QCDSのそれぞれの関係性
QCDSは互いに影響し合う関係にあるため、調整を行う際は、関係性を考慮しながらトレードオフをし調整を行っていきます。 影響範囲と、その調整方法をいくつかの例を用いてお伝えします。 例 とある企業の情報システム部門で、社内で使用する業務システムの開発と運用を行っています。 いくつかの部門向けに新たな業務システムの開発を行っていたところ、以下ケース①②のような状況があり、調整を行いました。 ケース① 要望：経営層から業務システムの利用範囲を従来のいくつかの部門から、社内の全ての部門に変更して欲しいという要請がありました。 理由：社内の全部門で利用することで、部門間の連携がスムーズになり大きく生産性が上がるためです。 対応：全部門で使うためには再度機能の見直し等が必要となるため、まずは全部門共通の最低限の機能のみで利用を開始し 後々機能をアップデートしていくことを提案し、その内容で進めることになりました。 このケースは対象の部門、つまり範囲(S)に関する要請に対して調整を行った例です。 どうにか要請に応えるために、予定の機能=品質(Q)を調整し、要請に応えることが出来ました。 コスト(C)の追加、納期(D)の延長で対応することもできますが、ここではコストと納期を守ることを優先しています。 ケース② 要望：開発を進めていた業務システムについて、当初予定の機能だけでなく、追加の機能も入れて欲しいという要望がありました。 対応：この要望に応えるためには、開発人員の追加と利用開始日の後ろ倒しが必要ということを説明した結果、 当初予定どおりの機能で進めることになりました。 このケースは品質(Q)に関する要請に対して、コスト(C)の増加と納期(D)の延長で実現することが出来る状態でしたが、 コストと納期の優先度が高く、当初の予定のとおりに進めることになったという例です。 今回は分かりやすく追加の要請というケースという例ですが、それ以外の理由でもQCDSのいずれかに変更が発生する場合は、必ず他の項目にも影響が出ます。 どの項目を調整すれば変更に対応できるのか、QCDSのどの項目の優先度が高いのかを考えながら、トレードフしていくことが調整の重要なポイントです。
QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方
QCDSは、全ての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番で設定します。 1. Quality まずは計画の仮決めから。何をどの程度実現したいかを仮設定します。 2.Scope チームの業務範囲と対象を洗い出します。対象については1で定めた目標の対象が何か？を考えましょう。 3. Delivery 業務の洗い出しとほぼ同時に、その実行スケジュールを決めます。全体でいつまでに業務が完了するかを見積もりましょう。 4.Cost それらの業務を実行するために必要なコスト（例えば備品の購入や交通費など）、そして業務にかかる時間を洗い出します。 特に、時間の精査が大切で、想定されている体制で実現可能かどうかの目途を立てることにも繋がります。 5. Quality 最後に、洗い出して、見積もった工数・スケジュールで、目標や付帯要件を実現可能か検証します。あとは、この繰り返しです。 次に必要なことは、QCDSの優先順位をすり合わせることです。 目標の提案と同様にQCDSも関係者とすり合わせをし、その中で確認していきましょう。 この際、大切なポイントは、優先度が高いもの(譲れないもの)だけでなく、優先度が低い(譲って良いもの)も確認することです。 譲れないものは明確にできないが、譲って良いものは分かっている、などという場合も多くあります。 関係者の中で優先順位が明確になっていない場合は、 この場合はどうか？こうなった場合は？と仮説のシナリオを提示しながら確認することで、優先順位が明らかになることもあります。 それでも明らかにならない場合は、実行中の定期的な進捗と予測のレポートを通じて、認識を合わせていくようにします。
面談や1on1を管理したい
プロジェクト、チームの生産性向上、ミッションビジョンバリューの伝達のためのコミュニケーション機会として、1on1や面談は定期的（最低隔週に1回30分程度）に実施してください。会話ではなく、対話・傾聴を意識しておこなってください。管理表はFMTを参考とされてください。日常の声かけなどでコミュニケーション量も担保することも十分に意識ください。 ※ブラウザでのExcelファイルのプレビューは仕様上1シートのみ表示となります。ダウンロードして確認ください。
要因分析方法
立てた目標や施策は、進捗状況が予定通りであるか実績の状況を把握すると良いです。 上手く進んでいる場合は、成功要因について分析し、より計画を前倒しで進める方法を考え、 進みが悪い場合は、原因を見つけて施策を見直します。この様な状況を把握は、1～2週間に1回など適切な頻度で確認する事が大切です。 根本的な要因分析がうまくいかない場合は、以下も留意すると良いでしょう。 ①対象になる問題は特定され、何が問題なのかを具体的にしているか？ ②個人的な感情や思い込みで分析していないか？ ③複数人で分析する等、客観的な視点や多面的な考え方を取り入れているか ④個人理由ではなく、作業環境や運用方法など組織的な問題に目を向けられているか 特定した成功要因は、再現性を持たせるためにチーム全体で共有し、チームのパフォーマンスを更に高めるために活用します。 また特定した問題点は、解消させるためにチーム内でアクションプランを検討し改善する際に活用します。 また、場合によってはアクションの変更だけでなく、目標そのものの見直しや、それに付帯する各要件(品質、コスト、期日、スコープ)の調整が必要な場合もあります。
