業務の悩みや課題を解決するヒントを見つける！COROPS診断

    あなたの気になる悩みを解消するヒントや、おすすめのコンテンツを見つけてみませんか？   仕事を進めるうえで、より良い方法やアイデアを探している方へ。 業務の悩みや課題を解決する情報がここにあります！   この診断では、悩みや課題を解決する方法と、 COROPS WEBの中からあなたにぴったりのおすすめコンテンツをご紹介します！       Q1   はい　 → Q2へ__   いいえ → Q3へ__     Q2   はい　 → Aタイプ   いいえ → Q4へ__     Q3   はい　 → Bタイプ   いいえ → Cタイプ     Q4   はい　 → Q5へ__   いいえ → Q6へ__     Q5   はい　 → Dタイプ   いいえ → Q6へ__     Q6   はい　 → Eタイプ   いいえ → Q7へ__     Q7   はい　 → Q8へ__   いいえ → Bタイプ     Q8   はい　 → Cタイプ   いいえ → Bタイプ  

【12月特集】大掃除！今年中に業務を整頓するコツ

  12月といえば、年末に向けて大掃除をする時期ですね。 今年は家庭だけではなく、仕事も整理整頓しませんか？   今回は、「すっきりと新年を迎えるためにやるべきこと」をご紹介します！     目次 なぜこの時期に業務整理をするのか？ 整理するべきこと ①課題管理 ②計画 関連資料     1. なぜこの時期に業務整理をするのか？   皆さんは新年の仕事始めに、次のような困りごとはありませんか？ 「年末バタバタして仕事が片付かないまま長期休暇に入り、なんとなく心が落ち着かないまま休みを過ごす」 「年明けは“まず何からやるか”を考えるところから始まり、仕事のエンジンがかかるまでに時間がかかる」     今年こそは、すっきりとした気分で年末年始の休暇を満喫し、 年明けからもスムーズに効率良く仕事を始めたいですよね！ この時期の業務整理は、そのための準備です。   それではここからは、どんな項目を整理すれば良いかを考えていきましょう。     2. 整理するべきこと   年末までに見直すことは、課題管理と計画です。 課題が放置されていると、計画がうまく進まず機能しなくなります。セットで見直しましょう。   　　　　　       ①課題管理   　年を越すと“何がどこまで進んでいたか” “どこに詰まっていたのか”が曖昧になりがちです。 　今のうちに以下3点を見直ししてみましょう！   　期限が近い課題から確認する   　優先順位は「締切日の近いもの」から、担当者に進捗状況を確認しましょう。 　最低限、放置されている課題がないかを確認するだけでも、 　年明けの想定外のトラブルを防ぐことができます。   　完了できるものはメンバーの了承を得て閉じる   　完了しているかどうかの認識が人によって異なる可能性があります。 　チームミーティングなど全員が確認できる場で、「完了して良いか」確認してから閉じることで 　認識のズレを防ぐことができます。   　年明け「最初の一手」を決めておく   　年明けに慌てそうな課題を特定し、最初に何をするかだけ決めておきましょう。 　これだけでも年明けの動き方がスムーズになります。   ▼慌てそうな課題 の例 年明けにすぐ期限が来る、または現時点で遅れているもの 関係者に依存している課題で、チーム内でコントロールしにくいもの リスクが高いが、対応方針が曖昧なもの     　　   ▶▶【📅フォーマット】課題管理ダウンロード はこちら       ②計画   課題管理が終わったら、チーム全体の計画に反映させましょう。 年末のうちに、当初の計画と現状を照らし合わせて振り返り、必要に応じて軌道修正しておきましょう！   　計画通りに進んでいるか確認する 　 　予定していた計画から想定通り進んでいるか、計画と現状のギャップを確認します。 　過程も振り返った上でギャップの要因「なぜその結果・予実差になったのか」を深掘りすると、 　翌年の活動計画により反映しやすくなります。       　必要に応じて計画を修正する   　計画の進捗や、計画と現状のギャップの理由が分かったら、必要に応じて計画を見直しましょう。   ▼ギャップの理由　例　過程と結果　　製品リリース準備の工程で1か月の遅れが発生 　要因　　増員時に新メンバーの育成を実施したが、習熟期間を考慮できずテスト工程の着手が遅れた   ▼計画修正　例 マイルストーンの見直し　リリース日の遅れに合わせ、テストやレビューの日程を再設定　習熟期間を考慮したスケジュールに組み替える 依存関係の調整　遅延の影響を受けないものは、並行したり先に進めるなど調整することで　全体の流れをスムーズにする     ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら   ▶▶【🎥解説動画】計画フォーマット はこちら ▶▶【📅フォーマット】マスタースケジュール.pptx はこちら     最後に   12月は、普段後回しになりがちな業務を棚卸しする絶好のタイミングです。 年末のうちに業務をすっきりと整理整頓し、新年をスムーズにスタートさせましょう。   COROPS WEBでは、有益なコンテンツを無料で発信しています。 周りに仕事の進め方にお困りな方がいらっしゃいましたら、ぜひCOROPS WEBをご紹介ください。   それでは、次回の特集記事でお会いしましょう！     3. 関連資料   ▶▶【🎥動画】長期休暇後のエンジンのかけ方 はこちら     ▶▶【🎥解説動画】タスク管理表 はこちら ▶▶【📅フォーマット】週次タスク管理表.xlsx はこちら

【特集記事】COROPS編集メンバーの「推しコンテンツ」紹介

    今回の特集記事では、COROPS編集メンバー それぞれの「推しコンテンツ」を紹介します。    私たちがチーム運営の考え方やポイントに関して、大きな学びになっているものや、 日頃感じている困りごとを解消するために、役に立っているコロウェブコンテンツを厳選しました。   みなさんの仕事の進め方のヒントを見つけてみてください。     COROPS グループ よっしー           この記事の筆者である私の推しコンテンツは「ヘルプシーキング」です。   普段、COROPS グループのメンバーとしてチームワークについて発信していく中で、 チームで"相談しやすい環境をつくる"ことの重要性を強く感じています。   このコンテンツは、組織開発の有識者である沢渡あまねさんから、 ヘルプシーキングのコツを聞いています。 助ける側・助けてもらう側両者のやるべきことが具体的で分かりやすいので ぜひ聞いてみてください。   ヘルプシーキングとは何か       それでは、ここからは、COROPS編集メンバーの推しコンテンツを紹介します。       COROPS WEB デザイン担当 ふみふみ （※1,2 の記事 筆者）    私は、「ファシリテーション苦手克服までの体験記」が推しです。 克服までの過程が丁寧に書かれていて、とても参考になります。 実は「ファシリテーションが上手な人にコツを聞く」という行動は、 しもしもさんへのインタビューにもつながっています。   ファシリテーション苦手克服までの体験記         OROPS WEB デザイン担当 しもしも 私の推しは、以前 推進力に関してインタビューしていただいた記事です。 インタビュワーである ふみふみさんの「まずやってみる」という姿勢がとても素敵で、 読んでいて前向きな気持ちになります。 チャレンジすることの大切さを改めて感じられるコンテンツです。   推進力が高い社員に聞く！プロジェクトを円滑に進めるために実践していることとは？ (※1)         COROPS WEB デザイン担当 えみさん    三者三様の切り口でオンオフの切り替え方法が紹介されており、 内容も実践的で今日から試せる内容だったのがよかったです！   オンオフの切り替え方法         COROPS グループ ちっひー   私の推しは「計画フォーマット」です！ もう何回ダウンロードしたかわかりません（笑） パターンも豊富で、計画を作るときはまずこれを使っています。   らくらく計画フォーマット         COROPS グループ みおっち  課題管理表としてだけでなく、FMTを加工してさまざまな管理に応用できる点が魅力です。 実際の現場でも、掲載されているフォーマットに近い形で課題管理表が使われており、 この形式の需要は高いのだと感じています。 「まずはこれをベースに使ってみる」という入り口として、とても使いやすいコンテンツです。   課題管理表         COROPS グループ さとうD   資料を作るとき、「どの図形を使うか」「どの色にするか」に意識が向きがちですが、 それ以上に大切なのは、 「伝えたいことは何か」「必要な情報は何か」を整理することだと気づかされました。 資料作成の本質を考えさせられるコンテンツだと思います。 魅せて 伝える 資料作成講座 （※2）             以上 COROPS WEB編集メンバーのおすすめコンテンツ紹介は、いかがでしたか？   チームワークやファシリテーション、計画づくりに資料作成まで 編集メンバーそれぞれの「推しコンテンツ」には、 日々の仕事の進め方をもっとよくしたいという想いが詰まっています。   気になるコンテンツがあれば、ぜひのぞいてみてください。 きっと、明日からの仕事のヒントが見つかるはずです。 今後もコロウェブでは、みなさんの仕事に役立つコンテンツを発信していきます。 お楽しみに！

【特集記事】私が「どっちでも大丈夫です」を卒業した理由～主体性・生産性が上がった話～

  はじめに         私は「どっちでも良い」と思ってしまう思考の癖を減らしたことで、 主体性と生産性の面において自身の変化を感じることができました。   こんな方におすすめです。 部下の主体性育成に悩んでいる管理職の方 自分の意見を持ちたいと思っている方 このコンテンツでは、なぜ私が「どっちでも良い」を減らせたのか、振り返って分かったことを紹介します。       目次 なぜ「どっちでも良い」が多かったのか 「どっちでも良い」で進めて、痛い目を見てきた 「どっちでも良い」の仕事は、誰にも届かない 伝えたい想いは、生成AIで整理する 「どっちが良いか」選ぶと、仕事は圧倒的に楽しい おわりに 関連資料       １．なぜ「どっちでも良い」が多かったのか               私は少し前まで、お客様や上司に、 「Aで進めてたけど、Bに変えても良い？」 「この方向に変えても良い？」 と聞かれると、「どちらの進め方でも大丈夫ですよ！」と答えていました。   私としては、”あなたの判断を尊重していますよ””柔軟に対応できるので、任せてください！” そんなアピールのつもりでした。         ２．「どっちでも良い」で進めて、痛い目を見てきた   Point 相手の要望に合わせて、自分の意見がないまま進めてしまうと・・・ 考えるべき要素が抜けて手戻りが起きる 後から「やっぱりこうしたい」とまた変更されてしまう               「どっちでも大丈夫」と言いつつ、心のどこかで感じていた疑問や違和感を放置していたと思います。 その結果「どっちでも良い」で進めたものは、だいたい、あとで自分に返ってきました。 大事故にはならないけど、時間が余計にかかるせいで、地味に痛いの連続でした。 結局「どっちでも良くない」ことの方が多かったです。       ３．「どっちでも良い」の仕事は、誰にも届かない           自分が「どっちでも良い」と少しでも思ってしまった仕事は、せっかく良かれと思ってやったことも、相手に届かないという経験をしてきました。言い換えると、心からこだわったポイントでないと、受け手に響かないと思います。 私は普段、研修講師としての仕事もしているので、特に感じることが多いですが、 これはどの仕事でも通じる部分はあると思っていて、 相手に伝わる/伝わらないは、スキルも大事ですがまずは"こだわり"があるかどうか、だと感じています。         ４．伝えたい想いは、生成AIで整理する "こだわり”がないと相手に伝わらないとは言ったものの、一方で、熱量だけで進めると納得感を持ってもらえなかったり、相手が理解するのに無駄な労力をかけさせてしまいます。   Tips   論理性は、生成AIで壁打ちすると整理しやすくなります。   ■ 生成AIとの役割分担 自分 → こだわり・懸念部分を出す 生成AI → 論理・構造・抜け漏れを補う     ■イメージ 　　                 主導権はあくまでも自分。 生成AIは"答え"にはしないように気を付けています。   思考整理や論理構造の壁打ち相手として、かなり役立っています。           ５.「どっちが良いか」選ぶと、仕事は圧倒的に楽しい   「どっちが良いか」を選ぶようになってから、一番変わったのは 仕事が圧倒的に楽しくなったことです。 Point   自分で「どっちが良いか」を選ぶようになってから、 こんな変化を実感しています。① 内面：自分の意思でアウトプットを作っている感覚が持てる② 発信：「なぜこれにしたか」を自分の言葉で説明できる ③ 成果：自分の発言・行動で、仕事が前に進むシーンが増える   ”言われたからやる仕事”から”自分の仕事”に変わり、やりがいを感じやすくなりました。               ６.おわりに                正直に言うと、以前の私は「決める」「選ぶ」をすると "自分の責任や仕事が増えそうだな…"と感じて、避けていました。 でも実際は、自分の意見が入っていない仕事は面白くないし、 意思が無いせいで、全然進まないことも多かったです。   だったら、最初から「どっちが良いか」を選んだ方が 結局は早いし、 自分ごと化されて生産性も上がる。 これが私の体験談です。私が選ぶ時に意識しているのは、    □ なんで相手はそっちがやりたいのか？  □ 選ぶことのメリットとデメリットは？ □ 今やるべきことか？ こんなことを少しでも考えてみると、 「どっちでも大丈夫です」が 「私はこう思います」に変わっていくと思います。   この記事が、あなたの主体性・生産性向上に 少しでも繋がったら嬉しいです。         ７.関連資料   ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら        

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（前編）

    ▶▶課題管理のコツ 前編（本記事） 課題管理をするにあたり、前提 として意識していただきたいことをお伝えします。   ▶▶課題管理のコツ 後編 課題管理を運用する際の、こまかな テクニック をお伝えしています。           みなさんは課題管理のお悩みはありますか？ 正直に白状すると、私は、課題管理が好きではありませんでした😇   管理表をつくる　⇒　「みんな、更新してくださいね」とお願いする。 でも、更新してもらえない。続かない。   気づけば進捗が止まっていて、「これ、どうなってましたっけ？」と聞いてまわる。そして返ってくるのは「まだ終わってないです」の一言。 ・・・全然進まないじゃん。どうすれば💦💦と、 毎週の定例ミーティングが、かなり苦痛でした。   でもきっと、定例会で「まだ終わってないです」と報告しないといけない方も、 同じくらい苦痛だったと思います。   この記事は、そんな経験をしてきた私が、 今では「課題管理、すごく上手ですよね」と言ってもらえるようになったので、 いったい何をやっているのかを言語化してみたものです✍️     こんな方におすすめです🙋✨   課題管理に苦手意識がある 管理表を作っても、更新が続かない 課題管理が一人の担当者任せになっている 定例会で「進捗報告を聞くだけ」の人に意識を変えてほしい チーム内で課題管理のやり方を揃えたい       目次   はじめに 大前提 課題管理を嫌な時間にしない なぜ 課題管理が上手くいかないのか その他 関連資料         はじめに💡   細かいテクニックはこの後に書きますが、先に結論です。   あの苦痛だった頃と今とで、何が変わったのか。 振り返ってみると、管理表の項目は一切変えていないです。 変えたのは作り方ではなく、「ついでに目に入る動線にした」と「意見交換しやすいようにした」ことです。   気づいたときに、すぐ書ける ✏️ 書いたまま忘れず、定例会で必ず目に入る 👀 聞いているだけにならず、みんながその場に参加できる 🙋 この3つができるとあんなに嫌だった課題管理も、急に回るようになりました。   Point   　きれいにMECEな表を作ることより、 　普段の仕事の流れの中に、書く・見る・話すのタイミングを埋め込むこと。 　これが、いちばんのコツだと思っています。         大前提｜課題管理を嫌な時間にしない   やり方のコツの前に、まずは、大前提として課題管理表のスタンスについて、 意識していることを共有します。            残念ながら、使われない課題管理表は無駄になるだけ💦 です。   だからこそ大前提として、まずは「使われる課題管理表にすること」が大切です。   参加者が、嫌な気分になる課題管理は、使われなくなるので、粗探しにならないように 意識しています。   私が以前苦痛だった理由は、まさにここでした。     ”できていないこと”ばかりを確認していると、 課題管理は「宿題をやっていない人を探す時間」🔍になってしまいます。     そうなると、進捗が遅れている人は責められている気がするし、 そもそも課題を起票すること自体が嫌になってきます。   管理表オーナー側であった私も、「進捗がない」を毎週確認するのは、とても気まずかったです・・・🫠   つまり、そんな時間は誰も得しません。   本来の課題管理は、 止まっていること や、困っている人 に気づいて、   「今どこで止まっている？」「何に困ってる？」 「誰か手伝える？」「次どうすれば効率的？」を話し合うことで、   次の一手を決めて、前に進むためのもの　でありたいと思っています。       Point   課題管理の目的   　”できていない”こと・人を「見つける」ためではなく、チームが前に「進む」ために使いましょう。 　この大前提を、課題管理を実施する前に、チーム全員で意識合わせしておくと良いです。         なぜ、課題管理が上手くいかないのか 🤔   ここからは課題管理が、なぜ上手く行かないのかを考えてみます。 理由はいろいろあると思いますが、私の経験だと、つまずくのはだいたい次の3か所でした。         上手く行かない課題管理の三大あるある     ① 起票されていない 　困りごとはあるのに、チャットや口頭でやりとりするだけで、表に書かれていない課題はありませんか？　みんなが見やすいツールにまとめて管理しておかないと、　どうしても記憶に残らず、そのまま忘れられてしまいます。    ② 更新されていない 　最初は書くだけ書いて、その後、更新していない課題はありませんか？　担当者本人の中では進んでいても、その進捗が表に反映されないため、　まわりからは、今どこまで進んでいるのかが分かりません。 　そうして現在地が掴めない状態が続くと、次第に「見ても分からない表」になり、　そのまま誰も見ない課題管理表になってしまいます。     ③ 完了しているのか不明   　担当者本人は終わったつもりでも、　チーム間で 「結論どうなった？」「残タスクはないの？」という認識が　揃っていないままクローズしていませんか？ 　認識が揃わないままだと、完了したはずの課題が実は終わっていなかったり、　後から手戻りが発生したりします。　　加えて言うと、どう解決したのかが曖昧なまま閉じてしまうと、　ノウハウとして次に残せないところも痛いです。     これらはすべて、一人ではどうしようもないことです。 チームでやり方を見直しましょう。     起票・更新・完了 のやり方を変える      Point   チームで進める意識に変える   　・起票は、一人で抱えず、みんなで出す 　・更新は、担当者任せにせず、定例会の中で、みんなでアイデアを出す 　・完了は、自己判断で閉じず、関係者で認識を合わせてからクローズする   　オーナーの仕事は、全部の課題管理を巻き取ることではないです。　みんなが参加できる場と、管理しやすい動線を作りましょう。                 👉 後編では、具体的なコツをお伝えします！     ここまでお伝えしたことを、実際の運用の中でどう実践していくのか、 起票・更新・完了のそれぞれの場面で使える、こまかなテクニックを、 後編でたっぷりご紹介しています✍️✨   「課題管理のスタンスは理解したけど、実際どうやるの？」の答えは、 ぜひ後編で見つけてください！         ▶▶ 課題管理のコツ 後編 はこちら  課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。           その他 関連資料     ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【3月特集】「この1年、何してたっけ？」を解消！～1年の振り返り方法～

  年度末を迎え、この1年を振り返ることもあると思いますが、 忙しい日々の中でさまざまなことに取り組んできたはずなのに、 いざ思い出そうとすると、 「この1年、何をやってきたんだっけ？」と手が止まってしまうことはありませんか？   1年という期間は長く、 出来事を一つずつ思い出そうとすると、 どこから手をつければいいのか分からなくなりがちです。 その結果、振り返りが億劫になり、結局やらないまま終わってしまうことも少なくありません。   1年間の取り組みを整理しないままでは、 積み重ねてきた工夫や経験が、来年度の計画や改善に活かされません。   そこで、この記事では、 頭の中だけで振り返ろうとするのではなく、 1年間の出来事を可視化するフォーマットを使って、無理なく振り返りを進める方法を紹介します。   個人で整理することも、チームで一緒に振り返ることもできるので、 この1年を振り返り、次につなげるきっかけとして参考にしてみてください。     目次 振り返りを始めるときの2つのフォーマット（使い方のポイント） 1年間の振り返りで得られた3つの効果 まとめ 関連資料       1. 振り返りを始めるときの2つのフォーマット （使い方のポイント）   1年分を一気に振り返ろうとすると手が止まりがちですが、 思い出すための“軸”があるだけで、振り返りは進めやすくなります。   出来事を順番に整理できる“軸”として、 COROPS WEBでは用途に応じて使い分けられる 「月次版」と「四半期版」の2つの振り返りフォーマットを用意しています。 ここでは、それぞれのポイントを紹介します。   年末や年度初め、体制変更のタイミングなど、 まずは個人で整理したいときにも、チームで一緒に振り返りたいときにも、 使いやすい方を選んで振り返りをしてみてください。     ▶▶【📅ファイル】1年間振り返りシートダウンロードはこちら     月次版（12カ月）～出来事を細かく整理するフォーマット～     月次版は、1年分の出来事を「月ごと」に区切って整理するためのフォーマットです。   このフォーマットでは、全体の流れを見るというより、 「この1年、どんな出来事があったのか」を一つひとつ思い出すことに向いています。   出来事を1カ月単位で区切ることで、 忙しかった時期の業務や、そのとき自然に行っていた対応を、 順番に振り返りやすくなります。   「この月は何があったっけ？」と一つずつ整理していくことで、 日々の業務の中で当たり前になっていた行動や工夫が可視化されていきます。   ＜特徴＞ その月ごとの出来事を、思い出しながら丁寧に書き出せる 「忙しかった／余裕があった」など、活動量や密度の違いが見えてくる その場では当たり前だった小さな対応や工夫にも、気づきやすい   ＜向いている用途＞ まずは、この1年を思い出すところから始めたいとき 日々の業務や対応を、できるだけ漏れなく振り返りたいとき チームで共有する前に、個人で整理しておきたいとき     四半期版（3カ月）～流れ・テーマをつかむフォーマット～     四半期版は、1年分の出来事を「3カ月単位」でまとめ、 仕事の流れや取り組みの傾向を整理するためのフォーマットです。   このフォーマットでは、個々の出来事を細かく拾うというより、 「この期間、どんなテーマで動いていたのか」 「どんな流れで業務に取り組んできたのか」を捉えることができ、 チームで共有することにも向いています。   出来事を期間にわけて整理することで、 その時期に何に力を注いでいたのかや、業務の切り替わりのタイミングが見えやすくなります。   期間全体を俯瞰して眺めることで、 仕事の進め方の変化や、チームとして力を入れてきたポイントの整理に役立ちます。   ＜特徴＞ 3カ月ごとの動きを並べて見ることで、年間の流れが整理できる 忙しかった時期や落ち着いていた時期などの“山場・谷”が把握しやすい 出来事を整理した状態でまとめられるため、共有資料として使いやすい   ＜向いている用途＞ チーム全体として、この1年をどう過ごしてきたのかを整理したいとき 他者に活動の流れを分かりやすく説明したいとき 来年度の方針や重点テーマを検討する材料として使いたいとき       Point 「どのフォーマットから使えばいいか迷う」という方は、 以下の表を参考にフォーマットの使い分けをしてみてください。 おすすめのフォーマット 目的例 月次版 ・まずは思い出し作業から始めたい ・個人の棚卸（キャリア・行動）をしたい ・出来事をできるだけ漏れなく拾いたい 四半期版 ・チームで振り返りをしたい ・他者に共有したい ・年間の傾向・流れを把握したい 月次版→四半期版 ・改善のテーマや構造的な課題を見つけたい ・成果・失敗の要因を整理したい ・次の方針・重点的なテーマを決めたい         2. 1年間の振り返りで得られた3つの効果   1年間の振り返りを行うことで、 単に出来事を整理するだけでなく、業務やチームの状態を捉え直すきっかけにもなります。   ここでは、実際にチームで振り返りを行ってみて感じた、 特に大きかった3つの効果を紹介します。   これらをあらかじめ知っておくことで、 振り返りを進める際のイメージも持ちやすくなります。     ①忘れていた出来事を整理できる   小さな改善や、日々の業務の中で自然に行っていた取り組みは、 1年単位で振り返ろうとすると、意外と思い出せないものです。   月次や四半期といった軸で出来事を整理していくことで、 「あ、これもやっていた」「この時期はこんな課題があった」 と、記憶に埋もれていた出来事が可視化されていきます。   出来事を整理できるようになると、 自分やチームがどのように動いてきたのかを、 客観的に捉えられるようになります。     ②チームで“認識合わせ”ができる   個人で振り返った内容と、チーム全体の認識は、 実はズレていることも少なくありません。   個人で整理した内容を持ち寄り、チームで一緒に振り返ることで、   実は○○さんが支えていた業務 誰がどの時期に負荷が高かったか チームの成長ポイント   がクリアになり、個人では見えなかった情報が共有されることで、 「この1年、チームに何が起きていたのか」を共通認識として捉えることができます。     ③来年の計画が“根拠ある計画”になる   1年間の出来事を整理していくと、   何月が忙しいのか どの時期に改善が進むのか チームの山場・谷がどこなのか   といった流れが、可視化により見えてきます。   振り返りの結果をもとにすることで、 翌年度の計画や方針を考える際の材料になり、 経験に基づいた、根拠のある検討につなげることができます。       3. まとめ   1年を振り返ってみると、想像以上に多くの出来事があります。 日々の業務に追われる中で見過ごしてしまいがちな出来事も、「可視化して整理する」ことで、 自分やチームがどのように動いてきたのかを改めて捉え直すことができます。   さらに可視化した内容を「チームで共有する」ことで、 仕事の進め方を改善するきっかけになったり、チームの理解を深めることにもつながります。     振り返りを後回しにしてしまう背景には、 他にやるべきことがあり、振り返りの優先度が下がってしまうことがあります。   振り返りに時間をつくるのは少し手間に感じるかもしれませんが、 一度やってみると「忘れていた価値」や「当たり前になっていた工夫」が 想像以上に多いことに気づきます。   実際にチームで1年間の振り返りを行った際にも、 忙しい日々の中で見落としていた出来事がいくつも見えてきました。   1年間の振り返りには、こうした気づきを含めた3つの効果があり、 来年も取り組みたいと感じるほど、得られるものがありました。   振り返りそのものが、自分自身やチームの成長実感につながる そんな体験を、この振り返りシートが後押しできたらうれしいです。       4. 関連資料   ▶▶【📅ファイル】1年間振り返りシートダウンロードはこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【特集記事】課題管理のコツ！COROPSメンバーの奮闘記（後編）

      ▶▶課題管理のコツ 前編 課題管理をするにあたり、前提として何を意識していただきたいかをお伝えしています。   ▶▶課題管理のコツ 後編 (本記事) 課題管理を運用する際の、こまかなテクニックをお伝えしています。        上手な進め方のコツ📅   ここからは、全編でお伝えした起票・更新・完了について、 ぞれぞれ進め方のコツを詳しくご紹介していきます。   区分 No. 準備/ MTG やること 担当 起票 A-1 事前準備 フォーマットと記載例を用意する オーナー A-2 事前準備 課題を洗い出す チーム全員 A-3 事前準備 管理表を整理する オーナー 更新 B-1 MTG 起票者に内容を確認する チーム全員 B-2 事前準備 MTGで確認する内容を決める オーナー B-3 MTG 進捗を確認・更新する チーム全員 完了 C-1 MTG 合意したうえで完了にする チーム全員   ※青字は該当箇所のリンクになっています。       起票｜課題を「チームで扱える状態」にする 🌱     A-1｜フォーマットと記入例を用意する   最初にオーナーがフォーマットを作ります。 フォーマットは こちらからダウンロードできます。     ここでのコツは、空の表を渡さないことです。   管理表の起票をお願いされた時、メンバーは 「どのくらい細かく書けばいい？」 「これは書くほどのこと？」 「何をやるべきか、まだ確定してないけど書くべき？」 と迷ってしまいます。あらかじめ、例を書いておくと良いです。   Point   最初に記載例を「1件だけ」作っておく   　自分たちの業務内容に沿ったリアルな記載例を1件だけ入れておきます。 　それが「この粒度でいいんだ」という見本になって、書き方のばらつきがぐっと減ります。       Tips   項目は「盛りすぎない」   　欄が多いほど、書くのが億劫になります。 　最初は「課題／担当／期日／状況／次のアクション」くらいで十分です。   　まずは "すぐ書ける" を優先すると良いです。     A-2｜課題は、チーム全員に「自分の手で」書いてもらう   次に、メンバー全員に今抱えている課題を出してもらいます。   ここは課題管理オーナーだけでやらない方が良いです。 オーナーやってしまうと、見えている景色が違うので、必ず抜けが出ます。 そして地味に大事なのが、ヒアリングして代筆しないことです。             課題管理のオーナーが聞いて、代筆をしてしまうと、 みんなに「課題管理は、この人がやってくれるんだ✨」と思われるので 後で苦労します😂笑   また、オーナーが先に課題を書いておいて、みんなに 「他の課題ないですか？？？」と聞く方法も、 メンバーにとっては、いつまで経っても自分ごと化しづらいため、 課題が自発的に出ない一つの要因になります。     そこで、おすすめなのがExcelの「共同編集」です。   Excelは、Web版やTeams上で開けば、複数人が同時に同じファイルへ書き込めるので、     以前のように「誰かが開いていると編集できない」ということがなく、 全員が同じ表を、その場でリアルタイムに更新できます。  （Googleだと元の機能で共同編集のスプレッドシートがありますね。）   さらに、その共同編集できるExcelをTeamsなど チャットのチャネルタブに貼っておくと、 すぐに見に行けるので動線がぐっと良くなります。   メンバーは普段からチャットを開いていることが多いので、 わざわざファイルを探しに行かなくても、 いつものチャネルからワンクリックで表を開いて、その場で書き込むことができます。   ちなみに私は、定例会の際「共同編集Excel」を使って、   「少し時間をとるので、この場で課題を書いてみてください」とお願いした時、 数分で各自から2～3件課題が出てきたので感動しました✨   「課題がメンバーから出てこない！」で悩んでいるチームも、   みんな 課題がない わけではなく、 書くきっかけがなかっただけ のことが多い気がします。       Tips   「気づいたら書いてね」では課題は集まらない   　洗い出しをお願いするときは、「◯日まで」という期限と、 　「次の定例会でみんなで見るよ」という見る場をセットで伝えましょう。       A-3｜MTG前に、課題を軽く整える   課題をみなさんに書いてもらうと、最初は   重複が発生している 粒度がズレている 担当・期日が未記入 課題なのか？実行中のアクションのなのか？が混在している   など、必ずバラけると思います。   このまま、定例会で上から一件ずつ確認していくと、 みんなで読み合わせしているだけで時間が溶けてしまいます⏱️🫠   なのでオーナーの方は、ちょっとお手数ではありますが、 事前に、以下をやっておきましょう。   Tips   オーナーが会議前に整理すること   重複を統合 粒度をそろえる 空欄箇所を中心に「ここは起票者に確認したい」という部分をチェック           Point   整えるけど、書き換えない   　分からない部分を、オーナーの想像で勝手に直さないこと。 　不明点は、書いた本人に聞きましょう。 　 　ここでの目的は 表を完璧にする ことではなく、 　ミーティングの時間内にみんなで認識を合わせられるように、少し整えておく　ことです。          更新｜必ず「前に進む」設計にする 🔄       B-1｜課題の内容は、チーム全体で認識を合わせる   オーナーが整えた課題は、チーム全員がいる場で確認します。 目的は、チーム全体で目線をそろえることです。   本人にとっては当たり前に感じていることでも、 他の人にはその背景まで見えていないことは多いものです。 だからこそ、課題そのものだけでなく、背景まで含めてチームで目線を合わせておきましょう。   背景まで共有できると、本人が一人で悩んでいたことに、 他の誰かが、あっさり解決策を思い付く💡なんてことも起こります。     Tips   改善アイデアもチームから募集する   　意見出しやアイデアの記入列をあらかじめ用意しておき、 　ミーティング中に、共同編集機能を使って、思いついたことをその場で書き込んでもらいます。   これにより、 ミーティングに参加していても、”聞いているだけの人”を減らせます。 「あの人にもう少し改善アイデア聞いてみたい」と、次の対話につながりやすくなります。       Point   報告で終わらせず、次の一手まで決める   　チーム全員がいる場は、みんなの知恵を借りる絶好のチャンスです。 　「共有して終わり」ではなく、 　できるだけ「じゃあ次はこうしよう」まで、その場で決めてしまいましょう。   　ここが、一人で管理するのと決定的に違うところです。       B-2｜「今日はどこまで決めるか」を先に考える   課題が増えると、全部を毎回見るのは無理があります。   上から、全件読み上げるだけの時間になると、 自分に関係ない話だと、みんな聞き流しモードに入ってしまいます。   だからオーナーは事前に、「今日の定例会で見る課題とゴール」を決めておきます。   Tips   定例会で見る課題と、どこまで決めるかは当たりを付けておきましょう   　「ステータスが止まっているもの」 　「期日が近いもの」 　「次の一手が見えないもの」   　を優先して確認しましょう。         Point   ゴールは具体的に決めておく   　「今日は担当と期日だけ決める」 　「今日は企画フェーズの、ネクストアクションまで決める」のように、 　 　"今日どこまで決めれば終わりか" を、ミーティングの冒頭に、言葉にして伝えておくと、 　話が脱線しにくくなり、時間内に収まりやすくなります。         B-3｜進捗は、定例会の中で確認しその場で直す     課題管理のオーナーが、「更新内容を個別に担当者に確認して、課題管理表に集約する」   ——このやり方を続けると、 せっかく管理をしてくれているオーナーも消耗し、いずれ管理が破綻します。   しかも、このやり方だと、メンバーはずっと受け身のままです。   だからこそ、定例会の時間内に、その場で更新してしまう方が効率的です。   さらに共同編集なら、オーナーが代表して打ち込まなくても、各自が自分の担当行を同時に直せます。 これを定例会で習慣にすることで、「後で集約する作業」も「リマインド」も減らせます。     Tips   進捗確認の仕方   　進捗を聞くときは、「なぜまだ終わってないんですか？」と責めた聞き方ではなく、   　「今どこかで詰まっていますか？」 　「誰かにフォローしてもらったら進みそうですか？」 　「次は何をする予定か具体的に決まってましたっけ？」   　というように、定例の場で 　みんなで一緒に次の一手を考えられる聞き方を意識します。       Point   "詰める・責める"は、絶対にNG。みんなで、"考える"スタンスで   　遅れていることだけの確認で終わったら、意味がありませんので、 　定例会は、進めるための相談の場にしていきしょう。   　その結果をその場でExcelに反映すれば、 　ただの管理表ではなく、改善をするための ツール になります。             完了｜「私は終わりました」で閉じない ✅       C-1｜完了は、チームで合意してから   最後は完了編です。 ここは本人だけの判断では閉じずに、定例会で確認してから完了ステータスに変えましょう。   本人が作業レベルでは、終わっているつもりでも、 「後続の作業はない？」 「関係者に共有した？」 「成果は、ナレッジとして次も使える？」   など、他にもやっておくべきことが残っているかもしれません。   だからこそ、「この課題はこのように対応しました。完了しますね」と一声かけて、 みんなからも、リアクションをもらってから、ステータスを変えましょう。     Tips   完了したら "非表示" ⇒　定期的にナレッジ化   　完了した課題は削除せず、Excelのフィルター機能で非表示にします。   　表示が多いほど、今見るべきものが埋もれてしまいます。 　表示を絞ることで、普段は ”今やるべきことだけ”に集中できます。   　そして定期的に、完了したものの中から ナレッジをまとめておくと、　より成果が出やすくなります。       Point   無理に全部を対応しない  　 　管理する課題が多いと、つい早く「完了」にして閉じたくなりますが、 　無理に全部対応する必要はありません。   　残タスクがあれば・・・ 新規で起票 　今は動けないものは ・・・ Pending（保留）にして次の期にチェック 　やらないと決めたら ・・・ やらない理由を書いてクローズ   　すべてを やり切らなければいけない わけではありません。 　関係者が「ここで閉じていい」と納得した状態 にして、　 　完了させることも、立派な管理のテクニックです。         編集後記           今回この記事を書くにあたって、改めて課題管理と向き合ってみましたが、 やっぱり奥が深いなあと感じました。       みなさんは、いかがだったでしょうか？ 「ミーティングの前にわざわざ課題を整理しておくのは、ちょっと手間かも」  と、思われた方は、いらっしゃいますか？   それは、私も痛いほど同じ気持ちです😂（今でも面倒だな・・・とは思っています笑）   ですが、ミーティング前にほんの少しだけでも整理しておくと、 要点を押さえて優先度をつけられるようになってくるので、 進行がスムーズになります。   私の経験上、整理せずに挑んだ定例会の方が、 よっぽど後で面倒なことになったので、 ぜひこの「ひと手間」を試していただけたらと思います！  （本記事のA-3とB-2をご覧ください。）       また、 「会議中に、その場で進捗をまとめるのは難しいかも」  と、思われた方は、いらっしゃいますか？   これは確かに、少しファシリテーションのスキルが必要かなと思います。 でも、コツはシンプルで、その場で完璧にまとめようとしないことです。   まずは会議中に出た言葉をそのまま書いてみる（きれいに要約しようとしない） 迷ったときは「次に何をする？」の一行だけはその場で決める 書ききれなかったら、「補足あれば追記お願いします」と担当者に委ねる 最低限、次何やるべきか分かっていれば前に進みます。 このくらいの気持ちでOKです。   会議中にまとめるのはスキルが要りそう💦・・・と思う気持ちはとても理解できるのですが、 「会議中にできることは、その場でやっちゃおう！」という意識で進めた方が、 あとから一人で進捗を聞いて回ったり、代筆したりするより、 圧倒的にラクになるのでおすすめです。       まずは、できるところから少しずつ試してみてください😊   課題管理の「ここが参考になった」「ここがうまくいかなくて困っている」といった ご意見も、COROPS WEB上の相談窓口でお待ちしています。   この記事が、課題管理に苦手意識のある方にとって、 少しでもお役に立てば嬉しいです。       その他 関連資料     ▶▶【📅ファイル】課題管理表のダウンロード はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら  

【特集記事】そのナレッジ、まだ使えますか？ ～ナレッジの棚卸方法～

  日々の業務で、「これはナレッジを見れば分かる」と思って開いたら、書かれている内容が今のやり方と違っていた。 そんな経験はありませんか？   昔、こんな経験がありました。     私が問い合わせを受けたときの話です。 問い合わせを受け、ナレッジを参照しながら回答しようとしたところ、 先輩から「そのナレッジは古いから、○○と案内して」と声をかけられました。   ナレッジ自体は存在していたのに、書かれている内容はすでに実態と違っていた。 正しい情報は、先輩や他社員の頭の中にしかなかったのです。   ナレッジは、作った時点では正しくても、ルール変更や環境の変化を重ねるうちに少しずつ実態とズレていきます。 点検・棚卸を後回しにすると、古い情報のまま放置され、いつの間にか「あるのに使えないナレッジ」になってしまいます。   この記事では、ナレッジを"作って終わり"にせず、"使える状態"で保ち続けるための棚卸の方法を、 一覧表の作り方と4つのステップに分けて紹介します。     目次 ナレッジが「使えなくなる」理由 まずは一覧化する 棚卸サイクルを回す4ステップ まとめ 関連資料       1. ナレッジが「使えなくなる」理由   ナレッジが使えなくなる原因は、内容そのものだけではありません。 「何がどこにあるか」「いつ見直すか」「誰が管理するか」が決まっていないと、 更新が「気づいた人が、気づいたときに」行われる状態になりがちです。     冒頭で紹介した、先輩の記憶がナレッジよりも新しいという状況は、典型的な例の1つです。 こうした状態を防ぐために必要なのが、定期的な棚卸です。   棚卸を続けるメリット 必要な情報を探したり、確認したりする時間が短くなる 属人化の防止につながる 新しいメンバーの立ち上がりが早くなる 引き継ぎがしやすくなる     棚卸は、情報を整えるだけでなく、必要な情報を探したり、内容が正しいかを確認したりする時間を減らすことにもつながります。 では、何から始めればよいのでしょうか。次の章から、具体的な進め方を見ていきます。       2. まずは一覧化する   棚卸を始めるときの最初のアクションは、 既存のマニュアル・手順書を一覧に書き出し、全体を見えるようにすることです。   ナレッジの更新になかなか手がつかないのは、何がどこにいくつあるのかが分かっていないことが原因です。 そのため、まずは全体像を見えるようにするところから始めましょう。   ＜アクション例＞ 対象範囲を決める（まずは自分のチームが使うマニュアル・手順書を対象にする） 見つけた資料を一覧表に書き出す 資料ごとに担当者（オーナー）を決める 一覧表の置き場所を決め、チームで共有する     Point 「次回見直し予定日」を入れておくと、 いつ・何を見直せばよいかが一目で分かり、定期的に棚卸する仕組みが作りやすくなります。   ＜見直し頻度の目安例＞ ナレッジの種類 目安 手順書（業務プロセス） 3カ月 ルール・ガバナンス 6カ月 システムの操作方法 3～6カ月 Tips 12カ月       3. 棚卸サイクルを回す4ステップ   一覧表を作っただけでは、時間が経つと再び情報が古くなってしまいます。 使える状態を保つためには、継続して見直す仕組みが必要です。 ここでは、棚卸の流れを4つのステップに分けて紹介します。   ＜棚卸サイクル＞     STEP 内容 ①点検 一覧表で最終更新日と活用状況を確認します。 定例会など、点検するタイミングを決めておくと継続しやすくなります。 ＜実施例＞ ・月初定例で確認する時間を10分設ける ・週次定例で次回見直し予定日を過ぎたものを確認する ②判定 活用状況を「活用中／要更新／未使用」に分類し、更新や廃止が必要かを判断します。 未使用のものや古くて使用できないものは、必要性を確認したうえで廃止も検討します。 ＜判定例＞ ・活用中：現在も利用されている ・要更新：ルール変更に伴い、 　　　　　現在の内容と差異がある ・未使用：3カ月以上、参照実績がない  ③更新 必要な内容を更新し、使用しないナレッジはアーカイブします。 対応後は、最終更新日・担当者・活用状況を更新します。 ※廃止する場合は削除せず、アーカイブフォルダなどへ移動しておくと、後から経緯を確認できます。 ＜更新例＞ ・手順書に新しい対応方法を反映 ・最終更新日と担当者を更新   ＜廃止例＞ ・古いマニュアルをアーカイブフォルダへ移動 ・活用状況を「廃止」に変更   ④次回予定 更新したナレッジの次回見直し予定日を設定します。予定日を一覧表に残すことで、次の点検につながります。 ＜設定例＞ ・更新した手順書の次回見直し予定日を3カ月後に設定 ・廃止したものは次回見直し予定日を空欄に変更     Point 1. 4ステップを繰り返す 　「④次回予定」で「次回見直し予定日」を設定することが、 　棚卸を一度きりで終わらせないためのポイントです。 　予定日を迎えたら再び「①点検」を行い、4ステップを繰り返すことで、 　古い情報のまま放置されることを防げます。   2. 優先順位をつけて見直す 　毎回、すべてのナレッジを見直す必要はありません。 　まずは、次のようなものから優先して確認しましょう。   使用頻度の高いもの 影響の大きい変更が発生したもの 次回見直し予定日を過ぎたもの 業務中に「古い」と気づいたもの   　業務中に気づいたものは、一覧表にフラグを付けておくと、次回の棚卸で確認しやすくなります。   3. 対象を絞ってチームで進める 　チームで棚卸を行う場合も、一度にすべてを確認しようとせず、対象を絞って進めましょう。 「今回は対応方法の手順のみ」「次回見直し予定日を過ぎたものだけ」のように 　テーマを決めると、短い時間でも確認しやすくなります。       4. まとめ   ナレッジは"作って終わり"ではなく、定期的な棚卸で"使える状態"を保つことが大切です。   冒頭でお伝えした私の経験では、ナレッジが古いままだったため、 その内容を信じていいのか不安になり、詳しい人への確認や聞き直しが必要になりました。   そのような手間を減らし、必要なときに誰もが迷わず正しい情報を確認できるよう、 まずは手元のドキュメントを一覧に書き出すところから始めてみてほしいです。       5. 関連資料   ▶▶【📅ファイル】ナレッジ管理表のダウンロードはこちら     ▶▶事例で終わらせない！"使われるナレッジ"の設計と運用法 はこちら     ▶▶【毎月の特集記事】バックナンバー はこちら