会議の生産性を上げるコツ(準備)

ナレッジを蓄積しやすい環境作り

ナレッジをチームがより継続して活用していくためには、ナレッジをシェアしやすく、探しやすい環境の構築も重要です。 ナレッジの蓄積は、時間が経過していく中で形骸化しやすいものでもあります。こういった形骸化は環境面を定期的に見直すことでも防止できます。活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても定期的に見直しを行いましょう。 場の創出と見直し ナレッジを蓄積、活用していくには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。 「場」には具体的に以下のような例があります。 １.　コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 　 業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。 ２.　フリーアドレススペースの設置 　 「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。 ３.　勉強会・事例発表会の実施 個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。 ４.　社内SNS/グループチャット 個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。 ５.　読書会/輪読会の実施 課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。 6.　社内報を活用したナレッジ共有 最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能なのです。

会議の生産性を上げるコツ(突発的/臨時で集まるMTGの進め方)

普段の日常的な会話や、MTG中の雑談から、企画めいたアイデアが膨らんでくることはありませんか。 こんなときに、別で時間を設けて話をしよう派生したMTGが決まることはよくあります。 このような簡易的に行うMTGを上手く進めるためには、以下の様な準備をしておくと、上手く進みます。 少なくとも、why/what/whoはとても大切です。会議の前迄に、すり合わせをしておきましょう。 事前に、参加者に対しては、チャットでもメールでも構いませんので、MTG前に共有するだけで、MTGが活性化します。 　why　　 会議の目的・ゴール 　　　　　　　　メモ帳レベルでも大丈夫ですが、文字に起こしておきましょう。 　what　　会議の目的に沿った資料 　　　　　　　　現状分かる情報の整理等、共有認識を持っておくべきこと、意思決定をするためのモノなど、何を誰が用意するべきかを整理します。 　who　　 参加者 　　　　　　　　その場にいる方だけで足りるのか、他に必要な方はいないか、会議の目的から考えましょう。 　how　　対面、オンライン、チャット等 　where　場所 　When　 日程や時間 特に、MTGの肝になるwhy/what/whoを優先的に整理して下さい。

コミュニケーションプランの策定

関係者の洗い出しができたら、次はコミュニケーションプランを作り、関係者とのコミュニケーションを仕組み化していきましょう。この仕組みは、チームの発足時に最初に作ってしまうことが望ましいです。 具体的には、以下の3つに注意をします。 ・顧客の担当者とは週に一度定例会を設ける ・決裁者レベルの人とは、3ヵ月に一度進捗報告をする機会を作る ・関係部署とは月に一度共有会を設ける 会議体を設計する際は、会議の目的・頻度・手法を以下の3つの方法で設計し、関係者を合意形成を取り、進めましょう。 ・目的：意見交換/相談/連絡/報告/承認 ・頻度：定期、不定期・手法：メール・対面・オンラインツール 出席者の調整は、目的と会議の内容によって行ってください。例えば大きな意思決定を行う必要がある場合は、担当者だけではなく決裁者などへも調整を行い、自チームの管理職の方へも調整を行いましょう。 会議が設定できたら、実際に会議を行う際に効率的に対話できるように、何について議論したいのかを事前に連絡しておくことで、より会議の質も高まります。 会議は出席者と意見交換を行い、指針・方針・結論を出すことが主目的になりますので、情報を共有するだけの会議になりそうな場合は、時には会議の実施をやめ、別の方法（チャットやメール等）で共有することも検討して下さい。最後に、会議実施前の最終チェックとしては以下4つの項目をポイントとすると良いでしょう。 ・必要な出席者メンバーとなっているか ・アジェンダは提出できているか ・メールや電話では代替できない内容であるか ・会議の目的とゴールをスタート前に参加メンバーと共有できているか よくある失敗事例は、時間配分に併せて伝える内容を調整していないケースです。例えば10分枠なのに5分以上報告で使うとなると、その後に議論する時間が残っていません。このような場合は、必要な情報は何かを再整理をして時間を調整するなどの工夫が必要です。

会議の生産性を上げるコツ(議事録)

議事録作成時の注意点は以下です。 内容の要約 　結論が分かるように、要約すること 　誰が、誰に、いつまでに、何を、どうするのかを記載する 　決議事項、宿題 議論内容 　主語述語(誰が、何をするか)を明確に書くこと 　指示代名詞(これ、あれ、それ等)は使用せず、●●システムなど、固有名詞を使うこと 　口語体(●●を検討しましょう。)は、文語体(●●がいついつまでに●●の検討を実施)に修正をすること 　略語(MGRやLDRなど)は、正式名称(マネージャー、リーダー)へ修正すること 議事録の展開先について、事前に確認をしておきましょう。 MTG参加者内に展開するなら、備忘録の役目が強く、要約/ToDoがしっかり書かれているとよいです。 展開先が参加者以外にも、多くの関係者に対して展開する場合は、要約/ToDoが書かれているだけでなく、結論に至った経緯も重要です。 例えば、管理者 MTGの内容を、チーム全体へ展開する際は、結論だけでなく、議論の経緯も重要になります。 大切なことは、まずは要約をしっかりと書くことですが、展開する方々の知りたい情報に合わせるようにしましょう。 議事録の上手なメモの取り方は、 MTG前にアジェンダ/事前配布資料に目を通し、MTGでの決議したいことを予め把握しておくと準備できます。 MTGの内容をある程度想定しておくことで、議事録も取りやすくなります。