会議の生産性を上げるコツ(準備)

チームメンバーが発言しやすい環境をつくる

チーム運営をする上で、チームメンバーが感じていることや意見を言える状態にあることはとても大切です。 チームの状況に何らか発生している異変の察知、あるいは問題を解決するためのアイデアや、 メンバーが気づいたことや考えたことをチームに共有することで、チームは状況に対して迅速に対応することができます。 ところが、「チームにとって良くない状況を報告したら否定されるのでは？」など、 無用なプレッシャーや不安に晒されている場合、これらを速やかにチームに共有することがためらわれてしまいます。 そのため、気づいたことや考えたことを発言することそのものに対して、「発言してよいのだ」と感じられる雰囲気を作るように心がけましょう。 具体的には、どのような報告に対しても、まずは「報告したこと」に対してお礼を伝えるなど、 発言することをメンバーがポジティブに捉えられるような工夫や仕組みの構築が大事です。

チーム内のコミュニケーション設計

チームメンバー同士がコミュニケーションを取る機会は、必ず設定しましょう。 大きく分けて2つのミーティングを設定しておくと良いです。 ①1on1 メンバーの状況の把握、相談事や悩みを聞く場、互いの理解のために、 管理者と1対1で会話する機会です。 特徴的な点は、通常のミーティングや会議とは異なり、1on1は相手となる部下１人のためだけに確保された時間であるという点です。 多忙なことの多い上司へ普段相談したくても相談できなかったことや、個人的に抱えている悩みを打ち明ける、自分が目指していることを聞いてもらう、知ってもらうなど様々なテーマで対話しましょう。 毎週または隔週に1度、30分程度が目安となります。 1on1実施時のポイント 実施時のポイントは3つあります。 　1 定期的な時間を確保すること 　2 継続すること(常にあることが、部下への安心感や信頼感を与える) 　3 スタンスは部下のため ②チームミーティング チーム内における情報共有、目標管理、課題(問題)の検討などを行う機会です。 開催頻度は業務の変動性によって日々共有を行うべきもの、 月1回など頻度を調整します。 当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有がしやすいです。

ナレッジを蓄積しやすい環境作り

ナレッジをチームがより継続して活用していくためには、ナレッジをシェアしやすく、探しやすい環境の構築も重要です。 ナレッジの蓄積は、時間が経過していく中で形骸化しやすいものでもあります。こういった形骸化は環境面を定期的に見直すことでも防止できます。活動を振り返りナレッジをシェアし続けるための環境面についても定期的に見直しを行いましょう。 場の創出と見直し ナレッジを蓄積、活用していくには、「場」の創出が大事といわれています。 これまでの活動を振り返りどのような「場」でナレッジの共有が盛んだったかを考え、より有効な「場」が創れないか見直します。 「場」には具体的に以下のような例があります。 １.　コミュニケーションコーナーの設置 (お菓子コーナー、ソファースペース、運動スペースなど) 　 業務時間や休憩時間での、何気ない人の出会いと知識の交流を生む「場」。 ２.　フリーアドレススペースの設置 　 「タコツボ化」を防ぎ、毎日異なる人との知識交流が生まれる「場」。 ３.　勉強会・事例発表会の実施 個人の知識やノウハウを、組織に還元する「場」。 ４.　社内SNS/グループチャット 個人の知識やノウハウを、インターネット(イントラネット)を使って共有するための「場」。 ５.　読書会/輪読会の実施 課題図書を決め、学びや意見を交換する「場」。 新たなナレッジのインプットのきっかけにもなり、個人と組織の成長を促す。 6.　社内報を活用したナレッジ共有 最近では、たとえば従来の社員食堂をオシャレな空間にデザインしなおすことで、 社員が自発的に集まりやすくし、情報交換をしやすくしている企業も出てきています。 既存の空間や仕組みも、設計次第でナレッジ交流が行われる「場」に変えることは十分可能なのです。

ナレッジの検索性向上方法

ナレッジ活用での最も大きな間違いは「ナレッジがたくさんある」ということです。 チームのためにナレッジは多くあるほど良い、たくさんあるナレッジの検索性を高めたい、と思うこと自体が間違いないのです。ナレッジは使われて初めて意味を持ちますので、ほとんど使われないナレッジを残しておく必要はありません。 こういった勘違いによるナレッジの膨張が検索性を下げ、結果ナレッジマネジメントが出来なくなるのです。 検索性を高めるための第一歩は「ナレッジを捨てる」ことです。 ▼検索性を向上させるためのアクション ①既存ナレッジを一覧化し、ナレッジの内容と利用頻度を確認します。 ②内容を精査します。 　　頻度が高いものは、拡充させます。 　　頻度が低いものは、最新情報を残し、古い情報はアーカイブしましょう。 この①と②を、定期的に行うことで、最新化され、検索性を向上させることができます。 ▼注意事項 誤って最新情報をアーカイブしてしまうことがあります。 最新情報が何なのかを知っているのは利用者です。そのため整理整頓する際は、担当を決めて進めるよりも利用者を中心に取り組む方が効率的に整理整頓を進めることが出来ます。 また、全ての情報を一覧化するには時間を要し、展開するまでに時間が掛かることがあります。 その場合は、利用頻度が特に高いナレッジから始めて、出来たものから展開するようにして下さい。