業務プロセスを可視化する

  目次 プロセスとは 可視化を助けるドキュメント ドキュメントのアップデート 関連資料   1. プロセスとは   プロセスとは、業務のやり方や成果を創出するための工程のことです。   デスクワーク中心の仕事の現場では、「業務のやり方」が属人化していることが多くあります。 属人化とは、仕事の内容がチームのとある人の頭の中だけにあり、必要に応じて口頭でのみ伝える というような状態です。 このような場合では、業務は何とか進めることができていても、いくつかの問題が発生してしまいます。   プロセスが整理されていない（もしくは属人化している）場合の問題点 新しくチームメンバーが加入した時、その人が業務を理解し習得するのに時間がかかったり、担当者が急にいなくなってしまった際に、やり方が分からず大きな支障がでてしまったりします。 ある特定の人しかできない仕事は、その人がやることが当たり前の仕事になってしまい、 　　　特定の人が休めずストレスを蓄積してしまうケースがあります。 現在のやり方の問題点が分からないため、チーム全体となって改善を進めることが難しくなります。   これらの問題が発生しないように、業務のやり方（プロセス）を標準化し、チームが共通認識を持って仕事を進められるようにしましょう。       2. 可視化を助けるドキュメント   プロセスを可視化するために必要なドキュメントは複数ありますが、まずは業務一覧と課題管理表を作成しましょう。 その後に完成した業務一覧を参考にマニュアル・フロー・チェックリストなどがあるかどうかをチェックし、 何から着手するか優先度を定めていきます。     チーム発足時に業務一覧を作成するとき、何を軸にして一覧化するかを迷った場合は、 一度思い出せる限り書き出し、社内関係者のレビューでブラッシュアップしましょう。   以下進め方を参照ください。   業務一覧作成のステップ 類似業務の情報を経験者からヒアリングを行い、必要な作業をすべてリストアップする  作業の性質や関連性を考慮して項目をグループ化する  　例)定常/非定常、設計/構築、担当別　など 業務を作業単位に詳細化する 納期や頻度を記載する 想定工数を算出する 品質基準を満たすために、タスクとして抜け漏れや無理が無いかを確認する         3. ドキュメントのアップデート   ドキュメントアップデートにおける二つのポイント   Point① プロジェクトの進捗に合わせて、ドキュメントをアップデートする   チーム発足時は、まだ情報が確定していないことも多く仮説を元にして作成されているケースが多いです。   関係者とWBSなどが当初に合意できている場合でも、プロジェクトが進むにつれて、 設計した工程に過不足が見えてきます。   やってみて分かったことを都度アップデートしない場合、 当初のやるべき範囲・稼働予測と実績の間に大きな差が出てしまいます。 それを防ぐために、実際に推進している人にしか分からない情報を、関係者と情報共有しながらアップデートしていきましょう。   Point② 情報が古くならないように、定期的にアップデートを行う   業務プロセスを可視化したドキュメントについて、最新の状態に更新していない場合は役に立ちません。 場合によっては認識の齟齬を発生させてしまいます。 業務プロセスが変更となった場合や課題を解決した場合は、必ず関連ドキュメントを更新しましょう。   業務の標準化は、ドキュメントの更新を通じて業務のアップデート情報を チーム内の特定の人に閉じず、関連する全員が分かるようにする必要があります。   定期的に得られた知見や変化した情報をまとめて振り返り、ドキュメントへ更新する機会を設けることが大切です。   情報のアップデートは、量が多い場合、更新が間に合わない場合もあるかと思います。   アップデートの優先順位は、業務一覧を元に確認します。 業務一覧は全体を俯瞰してみれるので、アップデートを忘れているドキュメントに気づけることも多いです。   期の変わり目などに、改めてドキュメントを見直しする際は、 重要度と緊急度で優先順位を決めて、次の3か月や半年の間に取り組むべきことを決めていくと良いです。         4. 関連資料   ▶▶【📅資料】業務一覧WBS.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら ▶▶【📅資料】週次タスク管理表.xlsx はこちら ▶▶【📅資料】進捗管理表.xlsx はこちら  

会議の生産性を高めるには

  目次 有意義な会議を行うために 会議前に確認するべき点 会議アジェンダの例 関連資料   1. 有意義な会議を行うために   会議は、コミュニケーションの仕組み化・情報共有・意思決定・課題解決・チームの連携強化のために実施しましょう。 全員の意見を集め、目標に向けた具体的な行動を決める場として活用します。   決めるべきことを決定し、無駄のない会議にするためには、内容に合わせて適切な頻度を検討することが必要です。 変動性が高い業務内容であれば、頻度を高くして認識を合わせる必要があります。   一般的な会議の例、頻度については以下を参考にしてください。   会議名 内容 キックオフ 特定のテーマに対して参集された関係者が初回の認識合わせを行う会 日次定例会 前日、当日、翌日の業務状況/予定および課題共有の実施のため、チーム全体や、一部のメンバー間にて少なくとも日に1回は開催する会議。実施形態としては、朝会、夕会などが多く見られる 週次定例会 関係者、チームから代表が参加し、週次の業務状況報告、および課題の共有などについて目線合わせ、意見交換を行う 月次定例会 関係者、チームから代表が参加し、月次の業務状況報告、および課題の共有と次月の方針/目標/活動内容などについて目線合わせ、意見交換を行う 四半期 半期の定例会 四半期もしくは半期に1度、チームの目標、アクションプランの進捗状況や実績、および課題/施策などの報告、関係者との意見のすり合わせ、今後のニーズすり合わせなどを行う     2. 会議前に確認するべき点   会議自体の生産性を上げるには、事前の準備をいかに進められるかが重要です。 例えば、会議で議論すべきことを事前に整理しアジェンダを関係者に展開しておくとミーティングは効率的に進みます。 また、以下表の確認点を見直すことで、生産性を高めることもできます。   確認点 確認内容・理由 出席メンバー間で 会議の目的とゴールを共有できているか 会議の目的やゴールのイメージが参加者内でズレてしまっていると、会議がうまく進まなくなることが多いです。 できる限り、会議の目的やゴールは事前に認識をすり合わせるようにしましょう。 アジェンダは提出済みか アジェンダは会議前に提出しましょう。 アジェンダの時間設定は、普段から相手の反応や言動を観察し、 どのアジェンダで意見交換の時間を多めに取るかなど、 時間配分を考慮できているとより良いです。 全員出席が必要か 全員で意見交換する場は必要ですが、 すべての会議で全メンバーを出席することにした場合、その分工数確保が必要になります。 会議の出席者は、関係者図を参考にして、目的と内容に合わせて決定するようにしましょう。   また、大きな意思決定を行う会議の場合は、決裁者や自チームの管理者も出席できるように調整します。 メールや電話、チャットでは代替えできない内容か 情報共有のみが目的の会議であれば、あえて参加者の時間を取らず チャットやメールで共有で終わる可能性もあります。 適宜、会議を行う必要があるかどうかも検討しましょう。   3. 会議のアジェンダ例   会議の生産性を高めるために、当日のアジェンダ(議題とタイムライン)を共有しておくと会話がスムーズに進みます。また議事内容はメモ書き程度でも残しておくと、欠席者への情報共有ができ、次回会議の進め方に活かすことができます。   アジェンダの例は以下の表を参考にしてください。   No アジェンダ 概要 時間 発表者 備考 1 目標進捗 KPI達成状況と今後のアクション確認 10分 リーダー   2 課題確認 課題管理表に記載の課題とアクションの確認 20分 全員   3 共有、相談事項 気になっていること、困っていることの共有と相談 10分 全員   4 ナレッジ・スキルシェア 今週の気づき、有効な対応の共有 10分 Aさん 毎週持ち回り 5 周知・共有事項 顧客とのミーティング、上位組織の会議体からの フィードバック事項 10分 リーダー   合計時間 60分           4. 関連資料 ▶▶【📝記事】コミュニケーションの仕組み化 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら   ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら  

生産性向上に紐づく問題解決とは

  問題の種類は2種類あります。   設定型の問題目の前では起きていない問題。1か月、半年、1年後という未来のあるべきをチームや顧客と設定し、そこから解決すべきことを考える 発生型の問題目の前で起きている問題。トラブルやミスなどが発生し、現況へ回復し元に戻すた目に解決すべきことを考える   生産性が向上していくということは、設定型の問題を解決しているということです。   設定型の問題解決は、期初、棚卸し、見直しのタイミングで考えることが多く、まずゴールのイメージから考え、現状を把握し、問題を設定していきます。 どうしても当初計画は粗くなりますが、これを踏まえた上で、直近のスケジュールから詳細化して進めていく事が重要です。   しかし、詳細化を行わないまま進めてしまっているケースは少なくありません。 例えば、1か月単位ではやることは分かっていても、そこから、1週間、日々と計画を立てられていないことは多いです。 期間を長く設定しているために、アクションがなかったとしても、明日、来週にリカバリーが出来ると思ってしまいがちです。 このままズルズルと1週間、1か月と経過し、いざ進捗を見ると全く進んでいない。そんな経験はないでしょうか。 少しでも前に進めていくためには、最低でも直近の1週間は何をすべきか、そこから一日の動き方を決めていくことが必要です。     ▶▶【📅ファイル】問題解決力向上コンテンツのダウンロード はこちら  

目標振り返り

  目標に対する振り返りは、結果だけでなく活動中の出来事も併せて振り返る事で、効果的な振り返りが出来ます。 例えば日報や議事録などを振り返ると、途中のプロセスや、そのときに考えていた事を思い出す事ができます。 結果だけでなく、プロセスも改めて見返してみると、新たな発見があることが良くあります。   また振り返りをする際によく忘れがちなのは、目的達成のために目標そのものが効果的だったかどうかです。 目的を達成するためにもっとよい他のアプローチはないのか？を検討することで、新しい別の施策や、追うべき指標が見えてきます。 目標が先行指標であればあるほど、遅行指標を達成するための様々なアプローチがあるはずですので、この振り返りは効果が高いです。   また、目標そのものの難易度は適切だったのかも振り返りましょう。 達成率が高くても、実際は対象者やチームにとっては易しい設定だったのかもしれません。 目安としては、達成率が150%を超えるときは大概外的要因か目標自体が緩いかの可能性が高いです。 その場合、高い成果は生まれたかもしれませんが、個人やチームの成長には繋がっていません。 努力してギリギリ達成できる、ストレッチゴールを設定することが、個人やチームの成長に繋がります。   更に、達成している場合でも、その成功要因を振り返ることは重要です。 個人やチームがどのような努力をした結果達成しているのか。どんな困難があり、どう乗り越えてきたのか、実際は何かを犠牲にしていないか？このような事を振り返ることで、達成した要因を把握し、次へ活かすことが可能になります。 また、振り返った結果、外的要因で達成している場合もあります。そもそも自分たちでコントロール出来ないことに起因しているのであれば、自分たちがどれだけやっても達成していなかった可能性もあるため、目標設定に誤りがあったということです。このような場合も、次の目標を立てる際に必要な情報となりますので、達成している際も、振り返りをすることを忘れないようにしましょう。

魅せて 伝える 資料作成講座　～第1回 きれいな資料を作るべき理由～

資料作成はビジネスシーンにおいて非常に重要なスキルです。相手に伝えたい情報を効果的に伝えるためには、ただ単に情報を詰め込むだけではなく、論理的に整理された美しい資料が欠かせません。この講座では、3回に分けて、魅せて伝える資料作成のコツを具体的に解説していきます。   目次 資料を作る目的 訴求力を高める資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう ・ドキュメンテーションスキルとは？ ・ドキュメンテーションがあるとどういいの？ まとめ   ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成をする前に必ずすべきことや、伝えたいことを簡潔に伝えるための構造化の方法をご紹介しています。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 視覚で伝えるための図解や、テキストに強調をつけるテクニックをご紹介しています。       1.資料を作る目的   皆さんは資料作成時、「どうすれば相手にしっかり伝わる資料になるだろうか？」と悩むことはありませんか？   例えば…   資料を作る目的は、多くの場合、相手に理解してもらい、行動を促すことです。しかし、情報が過多であったり、伝えたいポイントが散乱している資料だと相手の理解を得ることは難しいです。 ではどのようなことに気を付ければ伝わる資料が作れるようになるのでしょうか？       2.伝わる資料を作るには「ドキュメンテーションスキル」を身につけよう   ドキュメンテーションスキルとは？ ドキュメンテーションスキルとは、情報を整理し、わかりやすく文書化するスキルのことを指します。このスキルはわかりやすい文章を作成するだけでなく、情報収集や要約、資料の構成や視覚的な表現も含まれます。   ドキュメンテーションスキルがあるとどういいの？ ドキュメンテーションスキルがあると、以下のようなメリットがあります。 情報が正確に伝わる：相手に必要な情報を正確に伝えることができ、誤解のないコミュニケーションができる。 説得力が向上する：情報を視覚的に整理して魅力的に表現することで相手の関心を引き、理解・納得させることができる。 効率的なコミュニケーションがとれる：伝えたいことが明確な資料は会議やプレゼンで重要なポイントに集中することができる。   例えば、以下の2つの資料を比較して、どちらの資料のほうが情報を得やすいと思いますか？   ■1つ目の資料           ■2つ目の資料           多くの方が、2つ目の資料のほうが理解しやすいと思うのではないでしょうか。 このようにドキュメンテーションスキルがあると右側の資料のような情報が整理された資料を作成することができます。       3.まとめ   相手に理解してもらい行動を促すためには、ドキュメンテーションスキルが重要ということを理解できましたか？ 次回の講座「魅せて 伝える 資料作成講座 ～第2回 資料を作る前にやるべきこと～ 」では、実際に資料作成に取り組む前にどのような準備をしておくべきかについて詳しく解説します。資料をさらに効果的に魅せるためのステップをご紹介しますので、お楽しみに！     ▶▶第2回 資料を作る前にやるべきこと はこちら 資料作成において、資料の内容やデザインはもちろん重要ですが、実は資料を作り始める前に行うべき準備も大切です。しっかりとした準備をすることで、資料作成がスムーズに進み、より効果的なプレゼンテーションが可能になります。   ▶▶第3回 魅せるコツ はこちら 資料を魅力的で効果的に伝えるためには、視覚的な工夫が欠かせません。特に情報を視覚的にわかりやすくするための図解や、テキストに強調をつけるテクニックは、プレゼンテーションの成功に大きく影響します。

ファシリテーションを上達させるコツ

  みなさんは、「会議のファシリテーションがなかなかうまくできない」といった経験はありませんか？   元々当社入社前の前職ではたらいていた時、ファシリテーションに強い苦手意識を持っていた　”てぃーさん”　は、当社に入社してから、様々な取り組みを行う中で ファシリテーションの上達へ自信をつけることができました。   このコンテンツでは、そんなてぃーさんに、 「ファシリテーションを上達させる方法」について聞いてみました。     〈目次〉 登場人物紹介 ファシリテーションが苦手だった私の意識変化 取り組みの概要 振り返りと分析 情報収集と検討 実践 まとめ 関連資料         1. 登場人物紹介   　     　 　話すことと食べることが好きな人。 　MBTIは、INTJ（建築家）か ISTP（巨匠）   　社会人歴　8年 　経歴　　1社目：個別指導塾の教室運営    　　　　一人で働くことがメインだったので    　　　　ファシリテーション経験ゼロ　　2社目：建築系コンサルティング企業で本社勤務　　 　　　初めてチームで働き、    　    　　ファシリテーションに苦手意識を持つ　　3社目：当社     このコンテンツでは、私がファシリテーション克服のために、どんな取り組みをしたのかご紹介します。       2. ファシリテーションが苦手だった私の意識変化     今までは、ファシリテーションは向いていない・・・と諦めていたけれど、 練習や準備をすれば、上達ができること、 さらに、うまく進行できると、チームとしても仕事が進めやすくなることを実感できるようになりました！           それでは、どんな練習・準備を繰り返してきたのか、お伝えします！         3. 取り組みの概要     ここからは、私が行った取り組みのステップをお伝えします。   「振り返りと分析」　自分がなぜファシリテーションを苦手と感じているのか原因を考えました 「情報収集と検討」　ファシリテーションのコツを収集しました 「実践」　　　　　　学んだコツを、段階的に実践していきました   その結果、苦手意識を克服することができました。                 4. 振り返りと分析   なぜ苦手意識を持ち始めたのか、まずは前職での失敗談から振り返りを行いました。    前職での失敗談  　 　私と同僚は上司からとある指示を受けた際に、上司からの指示内容について、 　同僚とのミーティングを設定し話し合うことになりましたが、 　その時、決めなければいけない事柄について、同僚からの意見がなかなか出ず、 　”私ばかり 意見を出し、自分だけで話しを進めてしまう・・・”　という状態になってしまいました。 　結局ミーティング内で決めるべき内容がしっかり話し合いできないまま終了し、　 　その後ミーティングの中で決まった内容を、上司に提案しましたが、 　上司から「考えが浅い」と指摘を受けてしまい、やり直しになってしまいました・・・。     　     　この時の経験から、   　「なぜ上手くミーティングを回せなかったのか」 　その要因を考えるために、 　マインド・ミーティング前・ミーティング中の三つに分けて振り返ってみました。     振り返ってみると以下のことに気づきました。   　マインド（自身の気持ちの持ち方）は、 　　　　　参加者から発言があるのが当たり前だと思っていた 　 　ミーティング前は、 　　　　　事前準備が足りなかった 　　 　ミーティング中は、 　　　　　進め方のコントロールができていなかったこと   これらのことを克服するための情報収集と、どのようにすれば良いのかを検討しました。       　     　           5. 情報収集と検討   ここからは、どんな情報収集を行い、ファシリテーションの苦手克服のための検討を行ったかをお伝えしていきます。     マインド 編   ファシリテーションが得意な人がどのように実践しているか聞いてみたり、 インターネットでファシリテーションについて調べたりしたところ、   私はファシリテーションの役割について、   サポート役に回ること 意見を述べてくれた方に対して感謝を伝えること   これらが有意義な意見交換のために必須であることを学びました。     　           ミーティング前　編   ミーティング前は、ゴール設定と、事前準備が大切なことを学びました。   ゴール設定ミーティングを何のために開催するのかその日のミーティングで決めなければいけないことはなにかを、明らかにすることが大切です。ここで決めたゴールは、ミーティングの冒頭で必ず確認するようにしました。   事前準備その日のミーティングで決めなければいけないことに対して、どのようなアジェンダが必要かを決めて書き出します。そして各アジェンダに対しての時間を決めます。ここで、無理のない、現実的な時間設定にすることが大切です。       　           ミーティング中　編   ミーティング中は、時間管理と質問の仕方と話の粒度を意識することが大切なことだと学びました。   時間管理を行うミーティング前に決めた時間どおりに進んでいるかを確認します。 質問方法の工夫する参加者からの意見が出ないからと言って、意見がないとは限りません。どの点に対して意見を言えば良いのか困っている可能性もあります。そんなときは参加者に「あなたはどう思いますか？」と聞くのではなく、「この点についてはどう思いますか？」と、聞きたい範囲を限定して質問することで、相手も考えやすくなるため、意見を言いやすくなります。   話の粒度を意識するミーティングで議論が盛り上がった時、気づいたら話が逸れていて、その日決めるべきことよりも、細かい内容ばかりを話してしまう・・・といったことはありませんか？そうならないために、実施前に決めたゴールを達成するために必要な議論となっているか、話の粒度は適切かどうかを考えるようにしましょう。もし話が逸れてしまっていたら、理由を説明した上で、適切な粒度に修正することが大切です。           たくさんの情報を見聞きしましたが、自分の課題に対応する対策を選び、取り組みました。         6. 実践   どれだけ何を対策するか考えていたとしても、一度にすべてを挑戦していくのは簡単ではありませんよね？ そのため、私は実践の場を三段階に分けて設定し、実践していきました。   社内の定例ミーティングで時間管理のみを行う 社内の上司に報告する際などのミーティングでゴール設定・質問の工夫を行う参加者とゴールをすり合わせすることや、 前述の「ミーティング中」で記載したとおり、参加者に対しての質問の仕方を変えること、そして議論の粒度を意識した進行を実践しました。 社外のミーティングで全体的なファシリテーションを行う最後に1,2を踏まえて、社外の方々と緊張する場面であってもファシリテーションが行えるようになりました。   各段階で実践と振り返りを行い、次回に向けて気を付けることを決めることで、 自分の中の目標を明確にし、ステップアップをしていくことができました。     　             7. まとめ   このように振り返りと分析を行い、それに対する対策を知り実践したことで 上手にミーティングを回せるようになり、成長実感を得ることができました。   最後に、このコンテンツで伝えたいことは、   私は今まで、ミーティングの参加者は「自発的に意見を言ってくれる」 「ミーティングのゴールを理解してくれている」と思い込んでいましたが、 ミーティング参加者の意見は、”ファシリテーターである自分が引き出すもの”　だと考えが変わりました。 また、苦手なものをそのままにせずに挑戦してみたことで、成功体験を積むことができました。   この経験が少しでもみなさまの参考になれば嬉しいです。             8. 関連資料     ▶▶【🎥動画】ファシリテーション～苦手克服までの体験記 はこちら   ▶▶【🎥動画】らくらく議事録フォーマット はこちら   ▶▶【📝記事】議事録作成のコツ はこちら

目標を達成するためにコントロールするべきQCDSとは？

  目次 QCDSとは QCDSの設定 QCDSの調整 関連資料     １. QCDSとは   QCDSとは、目標を実現する上での前提条件のような性質を持つものであり、 目標を達成するためにチームでコントロールすべき重要な指標です。 ここでは、QCDSの整理の順番、優先順位のつけ方などQCDSの基礎を説明します。QCDSは、目標を達成する為にチームでコントロールすべき主要指標の頭文字を取った略語です。 関係者との共通認識は取るためには、QCDSの観点を踏まえ、高い解像度の目標地点を定めて具体的な計画を作成していきましょう。     Q：Quality（品質基準）   Qはクオリティー、品質の基準のことです。     　品質基準の設定には二つパターンがあります。   　パターン① 　目標とは別の品質的な付帯要件がある場合は、それを設定するパターンです。 例 業務の処理件数が月に1000件目標で、品質基準が処理の不備率は5%以下に抑えることという場合、 「不備率5%  未満」というのが、仕事の質に対する付帯要件です。 不備率が多いことは仕事の質が低いことになるので、あらかじめ要件として設定されていることがあります。   Point 質に対する期待は、顧客の頭の中には当然のこととして存在し、あえて言葉で伝えられない場合もあります。 そのため「何かしらの条件はありますか？」とこちらから　確認するようにしましょう。   　パターン② 　目標や、KPIをそのままQ（クオリティー）として設定するパターンです。 　特に、質に対しての追加要件が無い場合は、目標やKPIをそのまま「Q」として設定しても構いません。       C：Cost（予算/コスト）   　Cはコスト、予算のことです。       　予算は絶対に変えられない場合もあれば、状況によって変更が認められる場合もあります。 　チームの取り巻く環境において、どの程度変更の余地があるのかを確認しておきましょう。   Point また自チームが活動する工数も、人件費というコストであり、管理されなければいけないものです。 納期が遅れる場合は、その分の人件費がかかることが多いです。 自チームが主導となって、コストをコントロールできるかどうかは別としても、工数はコストである、という認識をもつことが大切です。     D：Delivery（期日/納期）   Dはデリバリー、期日、納期のことです。     　　納期は以下二つのパターンがあります。   　　パターン① 　　サイトリニューアルのような、いつまでに完了するか全体のスケジュール期日   　　パターン② 　　「PC交換対応」のような、何年かに一回定期的に繰り返し対応が必要な時の 1回１回の完了締め切り     S：Scope（業務範囲）   Sはスコープ、業務範囲のことです。     　業務の対象範囲については、コストや納期に比べて曖昧になることが多いですが、曖昧であるがゆえに、 　あとから想定外に工数が増えるといったこともあるので、しっかり確認する必要があります。   　例① 　サイトリニューアルの場合は、追加機能の範囲などがスコープにあたります。   　例② 　「PCの交換対応」のような業務の場合は、　「交換対象は3年以上利用が条件」といった、条件がスコープにあたります。   Point 特に例②のような、長年継続している業務の場合は、少しずつ範囲が広がっていき、 知らないうちに工数が膨れ上がっているということもあります。 その場合は、業務はどこまでを対象とするか、改めて明確にすることが大切です。   チームの業務範囲（やるべきこと）を洗い出すためには「業務一覧」や「WBS」を活用しましょう。     2. QCDSの設定   全てのQCDS条件が関係者側であらかじめ決まっている場合は、その条件を漏れなく確認するようにしましょう。 しかし多くのケースでは、一部の条件しか決まっていません。   「例えば納期、予算は明確だが、品質、範囲は不明」といった一部条件は決まっているが、その他の条件は流動的で決まっていないことも多くあります。 その場合は、自分たちで変更可能な条件下で実現可能なプランを検討し、提案をしていきましょう。   もしすべての条件を自チーム主導で決めていけるのであれば、以下の順番でQCDSを設定します。      実施順  項目  内容 1 Quality 目標を仮決めする 2 Scope やるべきことに対する想定作業量を見積もる 3 Delivery 想定スケジュールに落とし込む 4 Cost 概算工数、想定人員数、ファシリティ費用などを見積もる 5 Quality 目標、KPIを満たすために十分であるかを確認する     3.QCDSの調整   Q、C、D、Sは、互いにトレードオフの関係にあります。 ・品質を高めようと思えば、コストが上がる ・コストを下げるためには、品質を低くするか、範囲を狭める ・今のままだと品質目標基準に到達できないが、納期を遅らせることで到達可能となる　などです。   全ての要件が達成できればそれに越したことはありませんが、現実的には想定通りに物事が進まず、 QCDSいずれかの条件が満たせなくなる場合も多くあります。 そのような場合に備え、何が優先されるかをあらかじめ確認していくことが重要になります。   優先順位は、組織や状況によって異なります。 予算は絶対に変更できない、という場合もあれば、株式上場や企業合併など、 対外的にも重要なイベントに関係する場合は納期が絶対となります。   この優先順位はその時の責任者の意向によって異なることもありますので、顧客のニーズや意向を踏まえて必ず事前に確認しておきましょう。   トレードオフスライダー   関係者間で、何を優先させるのかを定めておきます。 チームで業務を遂行する際の重要項目に優先順位をつけ、何を守り、何を捨てるかを、見える化したものです。 あらかじめ、どれを最優先とするのか、すり合わせをしておきましょう       4. 関連資料   ▶▶【🎥動画】目標設定を「苦手なもの」から「働きやすくする手段」に変える方法はこちら   ▶▶【📝記事】目標設定を設定するコツ はこちら   ▶▶【📝記事】計画の見直しをするには？ はこちら

稼働不足を解消して改善を進める方法

  業務改善に向けた課題が整理され、打ち手も明確になっているにも関わらず、 「実行に移す稼働がない」という壁に直面するケースは少なくありません。   これは多くの現場で頻発する課題であり、放置すれば改善の機会を逃すだけでなく、 チームの成長も停滞しかねません。 この“稼働問題”に対する解決策は、実はシンプルです。大きく分けて、以下の2つのアプローチが有効です。   目次 スキマ時間を活用し、改善を“細切れ”で進める 一定期間、稼働調整を行い、改善のための時間を“確保”する 　関連資料     １．スキマ時間を活用し、改善を“細切れ”で進める 日々の業務が忙しく、まとまった時間を確保するのが難しい場合は、 15分・30分といった短時間で作業を進める工夫が必要です。 改善活動を「細切れ」にすることで、日常業務の合間にも着手できるようになります。   この方法を成功させる鍵は、作業の洗い出しです。 どの作業をどの単位で進めるかを明確にすることで、短時間でも着実に前進できます。 未来のために1%の時間を使うだけでも、1年後には37倍の成果につながる ──これは複利的な成長の考え方です。     ２．一定期間、稼働調整を行い、改善のための時間を“確保”する 改善活動は、そもそも時間的余裕がないからこそ必要とされるものです。 そのため、「空いた時間でやる」ではなく、「時間を作る」ことが求められます。   この場合、管理者がチーム全体の労務状況を見ながら、期間を定めて残業時間や業務調整を行い、改善活動に充てる時間を確保する必要があります。   Point   チーム内での“コミットメント” 何時間を確保するのか どの期間で進めるのか どの打ち手を優先するのか   これらを明示し、メンバーに説明した上で進めることで、 改善活動が「やれること」から「やること」へと変わります。 稼働は待っていても、絶対に確保できません。意図的に作り出すことが、改善の第一歩です。   改善は“稼働の確保”から始まります。 改善の打ち手が見えていても、実行に移す稼働がなければ成果は生まれません。 スキマ時間の活用と稼働調整という2つのアプローチを組み合わせることで、初期稼働を創出し、改善活動を持続可能なものにすることができます。     関連資料   ▶▶【📝記事】業務改善の手法「ENCRS」とは？ はこちら     ▶▶【🎥解説動画】時間の余裕がない はこちら

業務の流れを整理して効率化！業務フロー図作成のステップと注意点

  業務フロー図（ワークフロー図）は、業務の流れや手順を視覚的に整理することで、 チーム内外の理解を深め、属人化を防ぎ、業務の標準化・改善・継承を支える重要なツールです。   この記事では、業務フロー図の目的、作成手順、運用の注意点について解説します。   目次 業務フロー図の目的 業務フロー図の作成手順 作業時のポイント よくある失敗とその対策 　まとめ 　関連資料     1. 業務フロー図の目的   業務フロー図は、単なる手順の図解ではなく、以下のような目的を持って作成されます。   業務の視覚化・標準化：誰が見ても理解できる業務の共通認識をつくる 業務の問題発見：流れの中でのボトルネックや非効率を見つけやすくする 担当者と関係者の相互理解：業務の前後関係や連携ポイントを明確にする 保守性・拡張性の向上：業務変更時の影響範囲を把握しやすくする     2. 業務フロー図の作成手順   業務フロー図は、以下の流れで整理・作成すると効果的です。   ①業務の全体像と部門間のつながりを把握 自チームの業務の前後に関わるステークホルダーを洗い出す 関連するシステム（入出力が発生するもの）も併せて整理する   ②自チーム内の担当者を整理 担当が分かれている場合は、業務フロー図上で明確に区分する   ③業務タスクを洗い出す 業務一覧をベースに、実際のアクションをすべて書き出す 他部署の業務は概要レベルで十分。自チームとの接点を明示する   ④業務タスクを時系列に並べる ステークホルダーごとに、業務の流れを時系列順に整理する   ⑤業務タスクをつなげる 業務間のつながりを矢印などで示し、流れを明確にする     3. 業務フローの作成ルール   フロー図で表す場合は、一つ一つの作業を図形で示して順番を矢印で結び、業務の流れを表現します。 記号は予め作り方のルールを決めておいた方が、統一された分かりやすいフロー図が作成できます。   以下に基本的なフローチャート記号と作成イメージを示します。     Point フローの流れは上から下へ、もしくは左から右へ進むようにする 一つ一つの記号の幅や大きさをできるだけ等しくする 完了が複数ある場合は、横に並べて表示する   一つ一つのタスクに対して手順書を紐づけるとより作成漏れが減り効果的に管理できます。     4. よくある失敗とその対策   フローの更新が滞る 時間経過とともに条件や判断基準が増え、更新が面倒になり放置されがち 「エスカレーション先が多すぎる」など、仮対応が定着してしまうケースもある   フローが形骸化する 利用者が現状を理解しているため、更新の必要性を感じず優先度が下がる 人員交代により、口頭伝達が主となり、フローが活用されなくなる   対策 定期的な棚卸と更新 フロー図は「作って終わり」ではなく、「使いながら育てる」もの 定期的に見直し、現状に即した内容へアップデートすることが重要     まとめ   業務フロー図は、業務の見える化と標準化を支える強力なツールです。 属人化を防ぎ、チームの理解と連携を促進するためにも、作成だけでなく、運用・更新までを含めた仕組みとして活用しましょう。     関連資料   ▶▶【📅資料】業務フロー.xlsx はこちら   ▶▶【📅資料】業務フロー.pptx はこちら     ▶▶【🎥解説動画】ワークフロー解説＆フォーマット はこちら  

業務改善の手法「ENCRS」とは？

  目次 ENCRSの概要 ENCRSの効果・活用事例 デジタルツールでの改善 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方 関連資料   さらに詳細の概要説明・活用事例・ENCRSの進め方は、「5.関連資料」のPowerPoint資料「ENCRSで業務改善.pptx」をご覧ください。   1. ENCRSの概要   ENCRS(エンクルス)とは一般に生産現場の業務改善で広く活用されているECRS手法をベースに、 改善効果を最大化させるために必要となる N(Negotiation：交渉) を加えた当社独自の改善の考え方です。 業務改善のポイントを、以下の頭文字を取ったもので整理しています。       2. ENCRSの効果・活用事例   ENCRSは、月・年単位で工数削減できた実績が多数ありますが、ENCRSのよくある活用事例は、 「無駄なものが無いか確認して減らす」「自動化できるところがないか探して改善する」というものです。       3. デジタルツールでの改善   業務プロセスを設計・改善する際には、デジタルツールの活用も検討材料に加えると良いでしょう。   ENCRSの視点でデジタルツールが活用できないか？を考えると イメージが沸きやすくなります。   特に、Simplify（簡素化）手作業の代替できるところ、スピードの向上のために簡素化できないかを考えると分かりやすいです。   デジタルツールの活用のメリット 単純に作業効率を上げるだけでなく、以下の効果も見込めます。 業務で扱う情報がデータ化、蓄積され効果的な分析がしやすくなる 作業が自動化されることによるミスの低減   ツールを作成する際のポイントは？ 最初のポイントは以下の事柄を「整理すること」です。   なぜツールをつくるのか？（何を実現させたいのか？） 目的を実現させるために必要な機能は何か？ ツールを実行する際の最適な流れは何か？ 使用者が使いやすい画面はどういったものか？   ツール作成に至った背景・目的から必要な機能をすべて洗い出し、 機能の抜け漏れなくスムーズにコーディングを進められるようにできるようにしましょう。   VBAやRPAはあくまで手段のひとつですので、 ”ツールは作ったが、しばらく経って使わなくなる”　ということが起きないように 作成後のメンテナンスのことも考慮の上で進めてください。     4. 改善点の見つけ方、ENCRSの進め方   Point 身近なところから改善点を見つける   日頃の業務で無駄だと感じていることや、なかなかチーム内に定着しないことなどに着目するのが最初の一歩です。 チームメンバーの気持ちに寄り添い、言いやすい環境をつくりながら、積極的な意見収集を行ってみてください。   どのような観点から洗い出していけば良いか以下の管理表を参考にしてください。※「関連資料」に添付しています       Point 改善のスケジュールを習慣化する   チーム全体で改善点を洗い出し、改善策を考えるためには習慣化することが大切です。 以下を参考に、改善のスケジュールを立てましょう　※「関連資料」に添付しています     自チームだけでは改善が難しい課題もあるかと思います。 その場合には関係者の協力を得て進められるように、関係者に積極的に改善するべき内容・改善すると見込める効果を提案することが大切です。   関係者を巻き込まないと改善できない課題については、すぐに解決できないことが多いので 次期に実現できるように動いていきましょう。     5. 関連資料   ▶▶【🎥解説動画】ENCRSで業務のムダを改善する はこちら   ▶▶【📅資料】ENCRSで業務のムダを改善する.pptx はこちら