4月は異動などで新メンバーの加入が多くなる時期ですね。

新メンバーがスムーズにチームに馴染み、なるべく早く活躍できる環境を整えておきたいですが、

具体的に何をやっておけば良いか迷ってしまうことはありませんか・・・？

 

今回は、「新メンバーを受け入れるチーム必見！～押さえておきたい受け入れ時のポイント～

」をご紹介します！

 

 

〈目次〉   受け入れ側が準備するべきこと  ① 自己紹介、1on1 ② 情報整理 受け入れが得意な社員に聞いてみた ① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる ② 受け入れる側から相談する ③ 気がかりなミーティングには自分も参加する 関連資料

 

 

 

1. 受け入れる側が準備するべきこと

 

新しいメンバーが直面しがちな”困ることあるある”の対策を予めとっておけると安心です。

ここでは、よくある困りごとを見ていきましょう。

 

よくある困りごと

 

　①人と馴染めない、誰に聞けば良いか分からない

　②どこに何があるか分からず、業務の進め方が分からない

 

それでは、ここからは①②について、どのような準備をすれば良いかご紹介します。

 

 

①自己紹介・1on1

 

新しいメンバーが最初に感じる不安の一つは「チームの人達と馴染めるだろうか？」ということ。

このため自己紹介の場を関係性構築の第一歩として、新メンバーが「話してもいいんだ」と感じられる雰囲気を意識しましょう。

また、定期的に対話をする場を設けておくことは非常に大切です。

 

 

コンテンツ紹介	リンク  ※イラストをクリックすると該当記事に遷移します
自己紹介 プロフィールシート  　　このコンテンツでは、プロフィールシートシートのフォーマットを用意して 　　います。   　💡Point 　　メンバー同士の理解を深めるためには、最初の自己紹介が肝心です。 　　できる範囲で自己開示し、自分とどのように接してほしいかを予め伝えて 　　おくことで心理的安全性を高め、チームの関係性向上に繋がります。
1on1  　　このコンテンツでは、1on1をする側が心得るべきポイントや、どのようにすれば　　 　　メンバーの悩みを引き出し、解決に導きやすくなるかを解説しています。   　💡Point 　　1on1では、メンバーを部下という見方ではなく、同じ目標を志す「仲間」として 　　接し、メンバーの状況を聞き、課題があれば一緒に解決策を考えましょう 　　1onの時間を通じて、より良い関係性構築に繋がります。

 

 

 

 

②情報整理で「探しやすさ」を整える

 

情報の整理は、新メンバーがすぐに業務に取り組めるかどうかに大きく関わります。

情報が整理されていることで「どこに何があるのか」を直感的に理解でき、作業がスムーズになります。

ここではチャットルームと、フォルダ整理の方法をご紹介します。

 

チャット ルーム

ルールの例	ルーム分けイメージ
✓ 業務内容に応じて部屋を予め分けておくと 　後から探しやすく、使いやすいチャットになります。	📝 一般（下記に当てはまらないもの） 📋 レビュー依頼（対応依頼やレビューなど見落とさずに対応したいもの） 💬 雑談ルーム（気軽なコミュニケーション用） 💡 アイデア（企画や改善案の共有、発散の場） 🛠️ 緊急対応（システム障害など緊急連絡用） 🗂️ ナレッジ共有（テンプレートやナレッジや学びを共有）

 

 

 

フォルダ整理

	ルールの例	ルールのイメージ
①フォルダルールを統一	✓ 「関係者」 　 「目的（案件名・業務種別など）」 　 「利用期間」など、 　　階層ごとに統一したルールを決めて整理	📂_チーム 　┣ 📂_案件管理 　┃　┣ 📂_提案資料 　┃　┣ 📂_見積書 　┃　┗ 📂_契約書 　┣ 📂_運用管理 　┃　┣ 📂_資産管理 　┃　┗ 📂_勤怠管理 　┃　┗ 📂_データ分析 　┃　　　┣ 📂_2024年度 　┃　　　┗ 📂_2025年度 　┗ 📂_ナレッジ共有 📂_個人 　┣ 📂_ToDoリスト 　┣ 📂_作業用フォルダ 　┗ 📂_学習メモ
②ファイル名を統一	✓「用途」「対象者」「期間」「バージョン」など、 　一目で分かりやすい情報を決めて明記
③不要なファイルの整理	✓「1年以上使っていないファイル」 は 　「アーカイブ」フォルダへ移行   ✓「アーカイブ」フォルダには「削除予定日」を 　明記し、その日付が来たらすぐに 　削除できるようにしておく

 

 

 

 

 2. 受け入れが得意な社員に聞いてみた！
～新メンバーをスムーズに受け入れる工夫とは？～

 

 

 

新しいメンバーを迎えたとき、すぐに馴染んでもらえるようにするにはどうしたらいいのでしょうか？
今回は新メンバーの受け入れ上手な吉田さんに、普段どんな工夫をしているのか聞いてみました！

 

 

① 会議では「全員が話す」仕組みをつくる

「まずは発言しやすい場づくりが大事！」　

新メンバーには、まず「意見を自由に言っていい場なんだ」と感じてもらうことを大切にしています。

具体的には、会議の際に「〇〇さんはどう思いましたか？」と必ずチームメンバー全員に話を振るようにしています。
既存のメンバーが当たり前に発言している様子を見てもらうことも、

「何でも言って良いんだな」と感じてもらいやすくする効果があります。

 

さらに意識していることは、どんな意見でも「話してくれてありがとう！」と感謝を伝えることがポイントにしています。
誰もが発言しやすい雰囲気をつくることで、新メンバーを含めたチーム全体のコミュニケーションがスムーズになります！

 

 

② 受け入れる側から相談する

「相談しやすい雰囲気を意図的に作る！」

「困ったことがあったら聞いてね」と言われても、新メンバーは何をどう相談したらいいか分からず躊躇してしまう事もあります。

だからこそ、私は受け入れる側の自分からこまめに相談するようにしています。

 

たとえば、
　「前職のご経験から、どっちが良いと思いますか？」
　「こんなこと前のプロジェクトでもありましたか？その時どうしていましたか？」など、

 

この様に、具体的で答えやすい質問を積み重ねていくと、やりとりの回数が自然と増えますし

会話のやり取りが増えるにつれて、新メンバーも相談しやすくなります。

また、受け入れる側の私たちが新メンバーの意見を聞く回数が増えることで、

新メンバーの得意なことや、人となりの理解に繋がり、その後の業務の割り振りがスムーズになる効果も得られます。

 

 

③ 気がかりなミーティングには自分も参加

「”仲良くなるまで”をフォローするのも大事！」

新メンバーが一番悩みやすいのが「人間関係」だと感じています。
例えば、少し癖が強い他部署の方や、口調が強めなお客様とのやりとりは、苦労する場面も多いのではないでしょうか。

 

私の過去の経験では、「あのお客様は、話してみると良い人だから、頑張って早く仲良くなってきてね！」なんて言われて

そのまま送り出されてしまい困った事が多かったので、

この様なシーンではできる限り、関係性が築けるまで一緒にフォローしてあげると良いと思っています。

 

たとえば、新メンバーが少し気を付けた方が良い相手とミーティングをするときは、極力自分も同席します。

やりとりをサポートしてあげることで、新メンバーも安心してステークホルダーとの関係を築けるようになります。

 

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小さな配慮が、新メンバーの安心感につながる！

 

今回ご紹介したことは、どれも実践しやすいものばかりです。

少し配慮を加えるだけで、新メンバーの馴染むスピードはぐんと上がります。

また、新メンバーが「このチームなら大丈夫！」と感じることができれば、

早く戦力化し、チーム全体の生産性も向上します。

 

ぜひ、できることから試してみてください！ 

 

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３. 関連資料

 

このコンテンツでは、「推進力」が優れた社員へインタビューを行い、

日々実践している具体的な取り組みを詳しく紹介しています。

チームの関係性構築についての実践的なアドバイスもたくさん書かれていますので、ぜひ合わせてお読みください。

 

▶▶【📝記事】推進力が高い社員に聞く！実践のコツ はこちら

 

 

 

 

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